2 6
P A R T 1 • S Y S T E M S A N A L Y S I S F U N D A M E N T A L S
3 r ~ ' ~ ~ ' ~ C ~ ~~
' Em
pl oy
ee r
A n e nt it y- re
la ti
on sh
ip d ia
gr em
s h o w i n g n o n e- t o- o n e x el af io ns hi p.
., .u
.~ .~
~ -
et 0̀~ ~ ` '
is
is
E~ 'e, ~ ~ ~
~ ' ~ ~v y
li st ed
as si
An ed
~ ~ y o~
• t ~ ~ w ~ ,
fo r
to
~ ~
Ph on
e Ex te ns io n
o f t h e m o n t h , a s al
es p e r i o d , o r a m a c t u n e b r e a k d o w n . A r el
at io
ns hi
p is
t h e a ss
oc ia
ti on
t ha t
de sc
ri be
s t h e i nt er ac ti on a m o n g t h e e nt it ie s.
T h e s e a ze
m a n y d if
fe re
nt c o n v e n t i o n s f o r d r a w i n g e nt
it y- re
la ti
on sh
ip ( E - R ) d i a g r a m s ( w i t h
n a m e s l ik
e c r o w ' s f oo
t, a I I o w , o r B a c h m a n n ot
at io
n) . I n t lr is b o o k , w e u s e c r o w ' s f o o t n ot
at io
n.
F o r n o w , w e a s s u m e t ha
t a n e nt
it y is
a p la
in r ec ta ng ul az b o x .
f i g u r e 2 . 6 s h o w s a s i m p l e e nt
it y- re la ti on sh ip d i a g r a m . T w o e nt
it ie
s az
e l i n k e d t og
et he
r b y a
li ne . T n t hi
s e x a m p l e , t h e e n d o f t h e l in
e is
m a z k e d w i t h t w o s ho
rt p ar al le l m a z k s (I
I ), s ig ni fy in g
th at t hi
s re la ti on sh ip i s on e- to -o ne . T h u s , e xa
ct ly o n e e m p l o y e e i s a s s i g n e d t o o n e p h o n e e xt en -
si on
. N o o n e s ha ze s t h e s a m e p h o n e e xt en si on i n t hi
s of fi ce .
T h e r e d a r r o w s a re
n o t p ar
t o f t h e e nt
it y- re la ti on sh ip d i a g r a m . T h e y a ze
p re se nt t o d e m o n -
s t r a t e b o w t o r e a d t h e e nt
it y-
re la
ri on
sl up
d i a g r a m . T h e p h r a s e o n t h e r ig
ht s id e o f t h e l in
e is r e a d
f r o m t o p t o b o t t o m a s f ol
lo ws
: " O n e E M P L O Y E E i s as
si gn
ed t o o n e P H O N E E X T E N S I O N . "
O n t h e l ef
r si
de , a s y o u r e a d f r o m b o t t o m t o t o p , t h e a z x o w s ay
s, " O n e P H O N E E X T E N S I O N i s
li st
ed f or o n e E M P L O Y E E . "
Si mi
la rl
y, F am or e 2 . 7 s h o w s a n o t h e r r el
at io
ns hi
p. T h e c r o w ' s f o o t n ot at io n ( > - - ~ - ) ~ o b v i -
o u s o n t hi
s d i a g r a m , a n d t hi
s p a r t i c u l a z e x a m p l e i s a m a n y - t a o n e e x a m p l e . A s y o u r e a d f r o m l ef
r
to r ig ht , th
e a z r o w s i~
if ie
s, " M a n y E M P L O Y E E S a re
m e m b e r s o f a D E P A R T M E N T : ' A s y o u
r e a d f r o m r ig ht t o le ft , it i mp li es , " O n e D E P A R T M E N T c on
ta in
s m a n y E M P L O Y E E S : '
~ ~
A n e nt it y- re la ti on sl ri p d i a g a m
~ ~ ~ , ~ ~ a
s h o w i n g a m a n y - t o - o n e
~ ~ y ~ ~~
~, be
~~
'C •
re la ri on sl ri p.
ac ~ EQ P ~
is a m em be r of
De pa
rt me
nt Em
pl oy
ee co
nh in
s ~ . . ~
~ ~ t
o c ~ O ~ ~ a ~ O ~ .
c o ~ e ~ ~
E
C H A P T E R 2 • U N D E R S T A N D I N G A N D M O D E L I N G O R G A N I Z A T I O N A L S Y S T E M S
Z 7
Is a ss
ig ne
d to
Em pl
oy ee
~ - 4 p - - - ~
Of fi
ce is o cc up ie d by
. ~ ~
Ca r o
Ai rc ra ft
WW II
s er ve
g ~
is s~
e r v e d b ~
Di st
ri bu
ti on
C e.ǹ
te r
i
Sy st em s An
al ys
t '~
~s a ss
lB ne
d to
pr o e ct
z wi
ll b e de ve lo pe d b
~ i
Ma ch in e
~ ~s
un de
rg oi
ng
Sc he
du le
d ~~
is b ei ng d on
e to
Ma in te na nc e
"~ is a ss
ig ne
d to
Sa le
sp er
so n ~ - : ~ —
Cu st
om er
~~
is c al
le d on b y
~~~ s,
H o m e O ff
ic e
ha s
Em pl
oy ee
is a ss
ig ne
d to
l
Pa ss
en e
r is fl
yi ng t o
A Oe
st in
ff ii
on w
wi ll
6 e vi si te d 6y
W
N o t i c e t ha
t w h e n a m a n y - t o - o n e r el af io ns hi p is p re se nt , t h e g r a m m a z c h a n g e s f r o m " is " to
"a re ," e v e n t h o u g h t h e s in
gu la
r " i s " i s wr it te n o n t h e l in
e. T h e c r o w ' s f o o t a n d t h e s in gl e m a z k
to n o t li
te ra ll y m e a n t ha t th
is e n d o f t h e r el
at io
ns hi
p m u s t b e a m a n d a t o r y " m a n y . " I ns te ad , t h e y
in pl
y th
at t in
s e n d c o u l d b e a n y t h i n g f r o m o n e t o m a n y .
F i g u r e 2 . 8 e la
bo ra
te s o n t ku
s s c h e m e : H e r e w e h a v e l is
te d a n u m b e r o f t yp ic al e nt
it y re
la -
ti on
sh ip
s. T h e f ir st , " A n E M P L O Y E E i s as
si gn
ed t o a n O F F I C E , " i s a o n e - t o - o n e r el
at io
ns hi
p. T h e s e c o n d o n e i s a o n e-
to - m a n y r el
at io
ns hi
p: " O n e C A R G O A I I 2 C R A F ' I ' w il
l s e r v e o n e o r
m o t e D I S T R I B U T I O N C E N T E R S . " T h e t hi rd o n e i s sl ig ht ly d if
fe re
nt b e c a u s e i t h a s a c ir cl e at
o n e e n d . It
c a n b e r e a d a s " A S Y S T E M S A N A L Y S T m a y b e a ss
ig ne
d to M A N Y P R O J E C T S , "
m e a n i n g t ha
t t h e a na ly st c a n b e a ss
ig ne
d to n o p ro
je ct
s [t
ha t is
w h a t t h e c ir cl e ( 0 ) , f o r z er
o, i s
fo r] , o n e , o r m a n y p ro
je ct
s. L i k e w i s e , t h e c ir
cl e ( 0 ) in
di ca
te s th at n o n e i s po
ss ib
le i n t h e n e x t
ml af
io ns
hi p.
R e c a l l t ha
t t h e s ho
rt m a z k m e a n s o n e . T h e r e f o r e , w e c a n r e a d i t a s f o l l o w s : " A
D ' t A C I ~ I N E m a y o r m a y n o t b e u n d e r g o i n g S C I ~ D U L E D M A I N T ' E N A N C E . " N o f i c e t ha t th
e li
ne i s wr
it te
n a s " is u n d e r g o i n g ; ' b u t t h e e n d m a z k s o n t h e l in
e in di ca te t ha t ei
th er
n o m a i n t e -
na nc
e ( 0 ) o r m a i n t e n a n c e ( n i s ac
tu al
ly g o i n g o n .
T h e n e x t r el ar io ns hi p st
at es
, " O n e o r m a n y S A L E S P E O P L E (p
lu ra l o f S A L F S P E R S O I ~ a ze
yt is
i; ne
d to o u e o r m o r e C U S T O M E R S . " I t is t h e c la
ss ic
m a n y -t
o- m a n y r el
at io
ns hi
p. T h e n e x t
re la do ns lu p c a n b e r e a d a s f ol
lo ws
: " T h e H O M E O F F I C E c a n h a v e o n e o r m a n y F 1 ~ ~ L O Y E E s "
or " O n e o r m o r e E M P L O Y E E S m a y o r m a y n o t b e a s s i g n e d t o t h e H O M E O F F I C E . " O n c e
~ S ~ a , t h e I a n d O t og
et he
r i m p l y a B o o l e a n s i t u a t i o n — i n o th er w o r d s , o n e o r z er o.
T h a f in al r el at io ns hi p s h o w n h e r e c a n b e r e a d a s, " M a n y P A S S E N G E R S a ze
f ly in g to m a n y
D E S T I 1 V p ' ~ ' ~ O N s . " S o m e p e o p l e p re
fe r th
is s y m b o l [ > - - t ] t o i nd ic at e a m a n d a t o r y " m a n y "
E x a m p l e s o f di
ff er
en t t
yp es
o f
re la
ti on
sl il
ps i n E - R d ia
ga zn
s.
2 4
P A R T 1
S Y 5 7 E M 5 A N A L Y S I S F U N D A M E N T A L S
F R p h as t ak en r oo t in m a n y l az ge c o m p a n i e s a n d i s sp re ad in g to s ma ll a n d m ed iu m- si ze d
en te zp ri se s as w el l. T ha nk fu ll y, m o s t o f t he l es so ns w e a s sy st em s an al ys ts h a v e l ea zn ed a ze
tr ig Ul y ap pl ic ab le t o im pl em en ti ng e nt er pr is e sy st em s. H o w e v e r , y o u a s a n a na ly st n e e d t o re c-
o e ;, e a n d a ct o n t he s im il ar it ie s a n d d if fe re nc es b et we en i mp le me nt in g ne tw or ke d in fo rm at io n
sy st em s a n d i mp le me nt in g a n E R P .
O n e o f t he m aj or d if fe ee nc es i s th at e t h e r t ha n re de si gn in g bu si ne ss p ro ce ss es b as ed o n a
lo gi ca l an al ys is o f t ho se p ro ce ss es a n d h o w t he y su pp or t th e bu si ne ss s tr at eg y, a n d t he n ch oo s-
in g th e I T t o su pp or t th os e pr oc es se s, a l az ge i ns ta ll at io n of E R P c a n r ev er se t hi s b y r eq ui ri ng
th e im pl em en ta ti on o f n e w b us in es s pr oc es se s th at a ze e m b e d d e d i n th e te ch no lo gy p Lo vi de d.
Of re nt im es y o u w il l b e p ar t o f a n i nt er na l s
ys te ms t e a m w h o s e c kd ef j o b i s to l o o k a ft er t he in
te r-
f a c e b e t w e e n l eg ac y sy st em s a n d t he E R P b ei ng i ns ta ll ed .
En te rp ri se i mp le me nt at io ns a ze c o m p l e x a n d i nt en se e nd ea vo rs t ha t re su lt i n tr em en do us
or ga ni za fi on al c ha ng e. T h e y c a n a ff ec t ev er y as pe ct o f t he o rg an iz at io n, i nc lu di ng d es ig n o f
em pl oy ee s' w o r k , t he s ki ll s re qu it ed t o b e c o m e c om pe te nt i n on e' s jo b, a n d e ve n tt e st ra te gi c
po si ti on in g of t he c o m p a n y . W h a t is
c le ar i s th at i mp le me nt in g a n E R P h a s b e c o m e i nc re ui ng ly
co mp le x. M a n y i ss ue s pr es en t im po rt an t hu rd le s to c le ar i f t
he E R P i ns ta ll at io n is t o b e d ec la ze d
a s uc ce ss ; f
fi es e i
nc lu de u se r ac ce pt an ce , i
nt eg ra ti on w it h le ga cy s ys te ms , a n d t he s up pl y ch ai n;
up gr ad in g fu nc ti on al it y ( a n d c om pl ex it y) o f E R P m od ul es ; re or ga ni zi ng w o r k l if e o f u se rs a n d
de ci si on m ak er s; e x p a n d e d r ea ch a cr os s se ve ra l or ga ni za ti on s (a s pa rt o f fl
ee T T s up pl y ch ai n) ;
a n d s tr at eg ic r ep os it io ni ng o f t he c o m p a n y a do pt in g a n E R P .
S o m e a ze as t o ta ke p ar ti cu la r no te o f in
cl ud e lo ok in g at t he c ri ti ca l su cc es s fa ct or s ( C S F s )
a n d t he i nt er pl ay a m o n g t h e m w h e n d if fe re nt E R P i mp le me nt at io ns , up gr ad es , a n d c on ve rs io ns
az e ap pr oa ch ed I n a dd it io n, i ts g o o d t o co ns id er w h a t h eu ri st ic s or r ul es o f t h u m b h a v e b ee n
de ve lo pe d ov er t im e o n t he o rg an iz at io na l, t ea m, a n d e ve n in di vi du al l ev el s fo r h o w t o d o a s uc -
ce ss fu l E R P u p ~ a d e o r in it ia l i mp le me nt at io n.
N e w r es ea zc h ha s s h o w n t ha t wh il e E R P i mp le me nt at io ns c a n r es ul t in m a k i n g e m p l o y e e s
m o r e e ff ec ti ve a n d e ff ic ie nt t w o o r th re e ye ar s af te r t
he in
st al la ti on , i
t i s in t he p la nn in g a n d e ar ly
st ag es o f E R P t ha t a d ee p an al ys is e xa mi ne s h o w t he n e w e nt er pr is e sy st em w il l af fe ct t he d ai ly
li ve s a n d j ob s o f e m p l o y e e s i nv ol ve d in t he n e w s ys te m ( su ch a s di sc us se d in C ha pt er 1 4 o n H C l
a n d u sa bi li ty i ss ue s) . E R P s ys te ms a ze b es t co ns id er ed a s re al g a m e c ha ng er s w h e n i t c o m e s t o
th e jo b de si gn o f e m p l o y e e s ( in cl ud in g sy st em s an al ys ts ) a n d a s a m o v i n g f or ce t ha t ca n al so
ak er t he s tr at eg ic a pp ro ac he s to c h a n g e t ha t or ga ni za ti on s ta ke .
~ C ~ D 1 C t 1 I I g S ' " S t P . 1 3 1 S ~ s E " d ~ $ 1 f C a ~ 5 '
A s ys te m or s ub sy st em a s it e xi su w it hi n a c or po ra te o rg an iz at io n m a y b e g ra ph ic al ly d ep ic te d
in s ev er al w a y s . T h e v ar io us g ra pL ic al m o d e l s s h o w t he b ou nd ar ie s o f th
e sy st em a n d t he i nf or -
m a t i o n u s e d i nt he s ys te m.
~~ ~t ~; nr rm : tn n~ t r~ ec ~ 'R .~ n~ t. ~ r~ -I I. ~~ rs b i ~~ t< cs 'I l~ R* a iZ ia c~ •a .T Tn a
T h e & rs t m o d e l v s t he c on te xt -l ev el d at a f
lo w di ag ra m (a ls o ca ll ed a n e nv ir on me nt al m od el ). D a t a
fl ow d ia ga zn s fo cu s o n t he d at a fl ow in g in to a n d o ut o f th e sy st em a n d t he p ro ce ss in g of t he
da ta . T h e s e b as ic c o m p o n e n u o f ev er y co mp ut er p r o g r a m c a n b e d es cr ib ed i n de ta ff a n d u s e d m
an al yz e a s ys te m fo r ac cu ra cy a n d c om pl et en es s.
A s s h o w n i n Fi gu re 2 .4 , th e co nt ex t- le ve l da ta f lo w di ag ra m e m p l o y s o nl y th re e s y m b o l s
( 1 ) a r ec ta ng le w it h r o u n d e d c o m e r s , ( 2 ) a s qu az e wi th t w o s h a d e d e dg es , a n d ( 3 ) a n a rr ow .
Pr oc es se s tr an sf or m in co mi ng d at a in to o ut go in g in fo rm at io n, a n d t he c on te nt l ev el h as o nl y on e
pr oc es s, re
pr es en ti ng t he e nt ir e sy st em . T h e e xt er na l en ti ty t ep ie se nu a n y e nt it y th at s up pl ie s or
re ce iv es i nf or ma fi on f r o m t he s ys te m bu t is n ot a p ar t o f th
e sy st em . Th is e nf lt y m a y b e a p er so n,
a g ro up o f p eo pl e, a c or po ra te p os it io n or d ep ar tm en t or o th er s ys te ms . T h e l in es t ha t co nn ec [
th e ex te rn al en
ti ti es t o th e pr oc es s az e ca ll ed d at a fl ow s, a n d t he y re pr es en t da ta .
A n e ~c am pl e of a c on te xt -l ev el d at a fl ow d iz gc un i s f o u n d i n Fi gu re 2 .5 . Th is e xa zn pl e re p~ e-
se nt s th e m o s t ba
si c e l e m e n u o f a n a ir li ne r es er ra ti on s ys te m. T h e p as se ng er (a
n en ti ty ) i
ni ti at es ' a
tr av el re
qu es t ( da ta fl
ow ). T h e c on te nt le ve l d
ia gr am d oe sn 't s U o w e n o u g h d et ai l t o in di ca te e xa ct ly
w h a t h ap pe ns (i
t i sn 't s up po se d to ), b ut w e c an s ee t ha t t
he p as se ng er 's p re fe re nc es a n d t he a va il -
ab le f li gh u az e se nt t o th e na ve l ag en t, w h o s en ds t ic ke ti ng i nf or ma ti on b a c k t o th e pr oc es s- R
ye
ca n al so s ee t ha t t he p as se ng er re
se rv at io n i
s se nt to
t he a ir li ne . T h e c on te nt -l ev el d at a f lo w d i a ~ ~ m
se rv es u a g o o d s ta rt in g po in t f
or d ra wi ng t he u se c as e di ag ra m (d is cu ss ed la
te r i n th is c ha pt er ).
C H A P T E R 2 • U N D E R S T A N D I N G A N D M O D E L I N G O R G A N I Z A T I O N A L S Y S T E M S
2 5
CO ~~ 1G ~~ ~ . ~
T h e b as ic s ym bo ls o f a d at a fl ow
A p ro ce ss m e a n s t ha t s o m e a ct io n
~ ~ ~
or g ro up o f ac ti on s ta ke p la ce .
A n e nt it y is a p er so n, g ro up ,
de pa rt me nt , or a ny s ys te m th at
ei th er r ec ei ve s or o ri gi na te s
in fo rm at io n or d at a.
A d at a fl ow s h o w s t ha t in fo rm at io n
is b ei ng p as se d fr om o r to a
pr oc es s.
I n C ha pt er 7 w e s ee t ha t a d at a fl ow c on ta in s m u c h i nf or ma ti on . F o r e xa mp le , th e pa ss en ge r
re se rv at io n co nt ai ns t he p as se ng er 's n a m e , ai
rl in e, fl
ig ht n um be r( s) , d a t e s ) o f tr
av el , pr ic e, s ea z-
in gp re fe re nc e, a n d s o o n F o r n o w , h ow ev er , w e a ze c on ce rn ed m ai nl y wi th h o w a c on te xt l ev el
da ta f lo w di ag ra m de fi ne s th e bo un da ri es o f t he s y s t e m I n th e pr ec ed in g ex am pl e, o nl y re se rv a-
ti on s az e pa rt o f th e pr oc es s. O th er d ec is io ns t ha t th e ai rl in e w o u l d m a k e ( fo r ex am pl e, pu
rc ha s-
in g ai rp la ne s, c ha ng in g sc he du le s, p ri ci ng ) az e no t pa rt o f th is s ys te m.
T h e c on te xt -l ev el d at a fl ow d ia gr am i s o n e w a y t o s h o w t he s co pe o f t he s ys te m, o r w h a t
is t o b e i nc lu de d in t he s ys te m. T h e e xt er na l en ti ti es a ze o ut si de t he s co pe a n d s om et hi ng o ve r
w h i c h t he s ys te m ha s n o c on tr ol .
~~ ~t ea ir n~ a mr tR t ~I la ~ ~f fn i~ nt ~g >- II ~~ ~f cn ~n an aI ln ~~ T t~ to ~~ ~R
An ot he r w a y a s ys te ms a na ly st c an s h o w t he s co pe o f a s ys te m a n d d ef in e pr op er s ys te m b o u n d -
ar ie s is t o us e a n e nf it y- re la ti on sh ip m od el . T h e e l e m e n u t ha t m a k e u p a n o rg an iz at io na l sy st em
c a n b e r ef er re d to a s en ti ri es . A n e nt it y m a y b e a p u s o n , a p la ce , or a t hi ng , s uc h as a p as se ng er
o n a n a ir li ne , a d es ti na ti on , or a p la ne . Al te rn at iv el y, a n en ti ty m a y b e a n e ve nt , su ch a s th e e n d
A c on te xU le ve l da ta f lo w di ag ra m
fo r as ai
rl in e r
es er va ti on s ys te m.
P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
C H A P T E R 4 • I N F O R M A T I O N G AT HE RI NG : IN TE RA CT IV E M E T H O D S
7 0 5
St ep
s a s ys te ms a na ly st fo
ll ow s in
pl an ni ng a n in te rv ie w.
~ Y l t ~ l ' 9 1 C W 2Y l g
Be fo re y o u i nt er vi ew s o m e o n e , y o u m us
t, in
e ff ec t, i nt er vi ew y ou rs el f Y o u n ee d to
l m o w y ou r
bi as es a n d h o w t he
y wi
ll a ff ec t yo ur p er ce pt io ns . Y o u r e du ca fi on , i
nt el le ct , u
pb ri ng in g, e mo fi on s,
a n d e fl uc al f r a m e w o r k a ll s er
ve a s po we rf ul fi
ke ts
f or w h a t y o u w il
l b e h ea ri ng i n yo
ur in
te rv
ie ws
.
Y o u n e e d t o th
or ou
gh ly
t hi nk t h m u g h a n i nt er vi ew b ef or e y o u g o. V is
ua li
ze w h y y o u a ze
go in
g, w h a t y o u w il l as k, a n d w h a t w il
l m a k e i t a s uc ce ss fu l in te n' ie w in
y ou
r ey es . Y o u m u s t
an ti ci pa te h o w t o m a k e t he i nt er vi ew f ul fi ll in g f
or t he i nd iv id ua l y o u i nt er vi ew , as w el l.
A n i nf
oz ma
ti on
-g at
he ri
nS i nt er vi ew i s a d ir ec te d co nv er sa ti on w it h a s pe ci fi c pi up os e th at
us es a qu es ti on -a nd -a ns we r fo rm at . In t he i nt er vi ew , y o u w a n t t o ge t th
e op in io ns o f t he
i nt er -
vi ew ee a n d h is o r he r fe el in gs a bo ut t he c ur re nt s ta te o f th e sy st em , or ga ni za ti on al a n d p er so na l
go al s, a n d i nf
or ma
l pr oc ed ur es f or in
te ra ct in g wi th i nf
or ma
ti on
t ec hn ol og ie s.
A b o v e a ll , se ek t he o pi ni on s o f t he p er so n y o u a ze i nt er vi ew in g. O pi ni on s m a y b e m o r e
im po
rt an
t a n d m o r e r ev ea li ng t ha n fa ce . F o r e xa mp le , i ma gi ne a sk in g fl ee o w n e r o f a u zd it io na l
st or e w h o b a s r ec en fl y a d d e d a n o nl in e st or e h o w m a n y c us to me r re fu nd s sh e ty pi ca ll y gi ve s fo r
W e b t ra ns ac ti on s ea ch w e e k . S h e r ep li es , " A b o u t 2 0 t o 2 5 a w e e k . " W h e n y o u m on it or th e tr an s-
ac ti on s a n d d is
co ve
r th at t he
a ve ra ge i s on ly l O S p er w e e k , y o u m i g h t c on cl ud e th at t he
o w n e r
is o ve rs ta ti ng t he f a c e a n d t he
p ro
bl em
. o
I m a g i n e i ns te ad t ha t y o u a sk t he
o w n e r w h a t h er m aj or c on ce rn s az e a n d t ha t sh e re pl ie s, "I n
m y o pi ni on , cu st om er r et ur ns o f g o o d s p ur ch as ed o ve r th
e W e b a ze w a y t oo h ig h. " B y s ee
ki ng
op in
io ns
r at he r th an f ac ts , y o u d is
co ve
r a k e y p ro bl em t ha t th
e o w n e r w a n e a dd re ss ed .
I n a dd it io n to
o pi ni on s, y o u s ho ul d tr
y to c ap
tu re
t he
f ee li ng s o f t he
i nt er vi ew ee . R e m e m b e r
th at t he
i nt er vi ew ee l m o w s t he
o rg an iz at io n be tt er t ha n y o u d o. Y o u c an u nd er st an d th
e or ga ni -
za ti on 's c ul hs e m o r e f ul ly b y l is te ni ng t o th e fe el in gs o f th e re sp on de nt .
G o a l s a ze i mp or ta nt i nf or ma ti on t ha t c a n b e g le an ed f r o m i nt er vi ew in g. F a c u t ha
t y o u
ob ta in f r o m h az d da ta m a y e xp la in p as t pe rf or ma nc e, b ut g oa ls p ro je ct t he o rg an iz at io n' s f uh ue .
T r y t o fi nd o ut a s m a n y o f th e or ga ni za ti on 's g oa ls u p os si bl e f r o m i nt er vi ew in g. Y o u m a y n ot
b e a bl e to d et
er mi
ne g oa ls t hr
ou gh
a n y o th er d at a- ga
th er
in g me
th od
s.
T h e i nt er vi ew i s al so a v al ua bl e op po rt un it y to
e xp lo re k e y H C I ( h u m a n- c o m p u t e r i nt er ac -
ti on ) co
nc er
ns , in cl ud in g th
e er go no mi c as pe ct s, s ys te m us
ab il
it y,
b o w p le
as in
g a n d e nj oy ab le
th e sy st em i s,
a n d h o w u se fu l it is
i n su pp or ti ng i nd iv id ua l ta
sk s.
In t he i nt er vi ew , y o u a ze s et
ti ng
u p a r el at io ns hi p wi th s o m e o n e w h o i s pr ob ab ly a s tr an ge r
to y ou . Y o u n e e d t o bu il d tr us t a n d u nd
er st
an di
ng q ui ck ly , b u t a t th e s a m e t im e y o u m u s t m ai n-
ta in c on tr ol o f tL e in te rv ie w. Y o u a ls o ne ed t o se
ll t he
s ys te m b y p ro vi di ng n e e d u l i nf or ma ti on
to y ou
r in te rv ie we e. D o s o b y p la nn in g fo r th e in te rv ie w be fo re y o u g o s o t ha t co nd uc ti ng i t is
se co nd n at ur e to y ou . Fo rt un at el y, e ff ec fi ve i nt er vi ew in g c a n b e l ea rn ed . A s y o u p ra ct ic e, y ou
wi ll s ee
y ou rs el f i mp ro vi ng . La te r in t he
c ha pt er , w e d is cu ss jo
in t ap pl ic at io n de si gn ( J A D ) (p co -
n o u n c e d a s ' ja d, " r h y m e s w it h ad
cn , wl ri ch c a n s er
ve a s a n a lt er na ti ve t o on
e- on
-o ne
in te
rv ie
~. ~'
-
in g in c er ta in s it
ua ti
on s.
L' nt ~~ '
~~ ~[ ~a s
r, ~ Tl ~n t~ z ~ ~; ~ > i ~ r r ~ ~ i ~ t n ~ a s n
j
T h e f iv e m a j o r s te ps m i nt er ne es p re pa ra fi on a ze s h o w n i n Fi gu re 4 .1 . T h e s e s te ps i nc
lu de
a
ra ng e o f ac
ti vi ti es , f r o m g at
he ri
ng b as ic b ac kg ro un d ma te ri al t o de
ci di
ng w h o t o in te rv ie w.
R E A D I N G B A C K G R O U N D M A T E R I A L . I t' s im po rt an t to r ea d a n d u nd er st an d as m u c h b ac
kg ro
un d
in fo
rn oa
ti on
a bo ut t he i nt
er vi
ew ee
s a n d t he ir o rg an iz at io n as
p os si bl e. T hi
s ma te ri al c an o ft en
b e o bt ai ne d o n t he c or po ra te w eb si te , f r o m a c ur re nt a nn ua l re po rt , a c or po ra te n ew sl et te r, o ~
a n y p ub li ca ti on s se nt o ut t o ex pl ai n th
e or ga ni za ri on t o th e pu
bl ic
. C h e c k t he
I nt er ne t fo r an Y
co rp or at e in fo rm at io n, s uc h as
i nf
or ma
ti on
f r o m S t a n d u d & P oo r' s.
St ep s in
P la nn in g th e In te rv ie w
1. R e a d b ac kg ro un d
ma te ri al .
2 .
Es ta bl is h in te rv ie wi ng o bj ec ti ve s.
3 .
De ci de w h o m t o in te rv ie w.
4 . Pr ep ar e th
e in
te rv
ie we
e. 5 . De ci de o n qu es ti on t yp
es a n d s tr
uc tu
re .
A s y o u r ea d th
ro ug
h th is m at
er ia
l, b e p ar ti cu la zl y se ns it iv e to
t he l an gu ag e th
e or ga ni za -
ti on al m e m b e r s u se i n de
sc ri
bi ng
t he ms el ve s a n d t he ir o rg an iz at io n. W h a t y o u a ze t ry in g to
d o i s
bu il d u p a c o m m o n v oc ab ul ar y th
at w il l ev en tu al ly e na
bl e y o u t o ph
ra se
i nt er vi ew q ue st io ns i n a
w a y t ha t i
s un de rs ta nd ab le t o yo
ur i nt er vi ew ee . An ot he r be ne fi t o f re
se ar
ch in
g yo
ur o rg an iz ar io n
is t o m a x i m i z e t he t im
e y o u s pe nd i n in
te rv
ie ws
; wi th ou t su ch p re pa ra ti on , y o u m a y w as
te t im e
ac ld ng S ev er al b ac kg ro un d qu es ti on s.
ES TA BL IS HI NG I N T E R V I E W I N G O B I E C 7 N E 5 . U s e t he b a c k g r o u n d i nf or ma ti on y o u g at he re d as
we ll a s yo ur o w n e xp er ie nc e to e st ab li sh i nt er vi ew o bj ec ti ve s. T he
re s ho ul d b e f ou r to s ix
k e y
ar ea s co nc er ni ng H C I , in
fo rm at io n pr oc es si ng , a n d d ec is io n - m a k i n g b eh av io r ab ou t w h i c h y o u
wf fi w a n [ t o as k qu es ti on s. T h e s e a ze as i nc lu de H C I c on
ce rn
s (t he u se fu ln es s a n d u sa bi li ty o f
th e sy st em ; h o w i t fi u ph ys ic al a sp ec ts ; h o w i t su iu a u se r' s co gn it iv e ca pa bi li ti es ; wh et he r it
is e ng ag in g or
a es
th et
ic al
ly p le as in g; a n d w he th er u si ng t he s ys te m is r ew az de d wi th d es ir ed
co ns eq ue nc es ), in
fo rm af lo n so ur ce s, in
fo rm at io n fo rm at s, d ec is io n- ma lt in g - fr eq ue nc y, q ua li ti es
of in
fo rm at io n, a n d d ec is io n - ma
lt in
g st
yl e.
DE CI DI NG W H O M T O I N T E R V I E W . W h e n d ec
id in
g w h o m t o in te rv ie w, in
cl ud e k e y p eo pl e at a ll
le ve
ls w h o w il
l b e a ff ec te d b y t he s ys te m in
s o m e m an
ne r.
S tr iv e fo r ba la nc e s o t ha
t as m a n y
us er s' n ee ds a ze a dd re ss ed a s po ss ib le . Y o u r o rg an iz at io na l co nt ac t wi ll a ls o h a v e s o m e i de
as ab ou t w h o s ho
ul d b e i nt er vi ew ed .
P R E P A R I N G T H E I N T E R V I E W E E . P re pa ze t he
p er so n to b e i nt er vi ew ed b y c al
li ng
a he
ad o r se nd in g
an e ma
il m e s s a g e a n d a ll ow in g th e in te rv ie we e ti
me t o th in k ab ou t th
e in te rv ie w. I f y o u a ze
do in g a n i n- de pt h in
te rv
ie w,
it i s pe
rm is
si bl
e to e m a i l yo ur
q ue st io ns a he ad o f ti me t o al lo w th
e in
te rv
ie we
e ti
me t o th in k ov er h is s o r he r re sp on se s. B e c a u s e t he
re a ze m a n y o bj ec ti ve s to
~l
fi ll
in t he
i nt er vi ew ( in cl ud in g bu il di ng t ru st a n d o bs er vi ng t he
w or kp la ce ), h o w e v e r , i nt er vi ew s
sh ou ld t yp
ic al
ly b e c on du ct ed i n pe rs on a n d n ot v ia e ma il . In te rv ie ws s ho ul d b e k ep t to 4 5
mi nu te s or
a n ho ur a t th
e m o s t N o m at te r h o w m u c h y ou
r in
te rv
ie we
es s e e m t o w a n t t o ex te nd
th e in te rv ie w b e y o n d t hi s li mi t, r e m e m b e r t ha t w h e n t he y s p e n d t im e wi th y o u , t he y az e no t
do in g th ei r w o r k . I f in te rv ie ws g o o ve r a n h ou r, it
i s li ke ly t ha
t th
e in
te rv
ie we
es w il
l re se nt t he
in tr us io n, w he th er o r no t th ey u ti cu la te t he ir r es en tm en t
DE CI DI NG O N g U E S T 1 0 N T Y P E S A N D S T R U R U R E . W ri te q ue st io ns t o co ve r th
e k e y a re as o f H C I
an d de
ci si
on m al
ti ng
t ha t y o u d is co ve re d w h e n y o u a sc er ta in ed i nt er vi ew o bj
ec ti
ve s.
P ro
pe r
qu es ti on in g te cU ni qu es a ze t he
h ea rt o f i nt er vi ew in g. Q ue st io ns h a v e s o m e b as ic f o r m s y o u
ne ed t o I m o w . T h e t w o b as ic q ue st io n ty pe s az e op en -e nd ed a n d c lo se d. E a c h q ue
st io
n ty pe c a n
ac co mp li sh s om et hi ng a li
tt le d if fe re nt f r o m t he o th
er , a n d e ac h ha s be ne fi ts a n d d ra wb ac ks . Y o u
ne ed t o th in k ab ou t th
e ef fe ct e ac h qu
es ti
on t yp e wi ll h av
e. It i s po ss ib le t o sh vc tu re y o u r i nt er vi ew i n th
re e di
ff er
en t pa tt er ns : a p yr am id s tr uc tu re ,
n fu nn el s iz uc tu re , or
a d i a m o n d s tr uc tu re . E a c h i s ap pr op ri at e un
de r di ff er en t co nd it io ns a n d
>~ rv
es a d if fe re nt fu
nc ti on , a n d e ac h o n e i s di
sc us
se d la te r in
t hi s ch ap te r.
c : ' a ~ n T ~ P e ~ .
Th er e az e th re e m a i n q ue st io n ty pe s th at y o u w il l us e to c on st ru ct y ou
r in
te rv
ie w;
o pe n- en de d
qu es fi on s, cl
os ed q ue st io ns a n d p ro be s. E a c h q ue st io n ty pe i s us
ef ul
i n di ff er en t s
iN at io ns a n d a t
sp ec ia l ti me s du ri ng t he
i nt
er vi
ew . In a dd
it io
n, e ac h ty pe o f q ue st io n wi
ll e li ci t di ff er en t in fo r-
ma ri on f r o m t he
p er so n y o u a ze i nt er vi ew in g,
LP N - E N D E D Q U E S T I O N S . O p e n - e n d e d q ue st io ns i nc lu de t ho se s uc h as " W h a t d o y o u t hi nk
ab ou t pu tt in g
al l th
e m a n a g e r s o n a n I nt ra ne t? " "P le as e ex pl ai n h o w y o u m a k e a s ch ed ul in g
de ci
si on
.^ y nd
" In
w h a t w a y s d oe
s th e sy st em e xt en d yo ur c ap ab il it y to d o t as ks t ha
t w o u l d n ot b e
po ss ib le o th er wi se ?" C on
si de
r th
e te rm o pe n- en de d. " O p e n " ac
tu al
ly d es cr ib es t he
i nt er vi ew ee 's
°P ~l on s f
or r es po nd in g. T h e y a ze o pe n. T h e r es po ns e ca n b e t w o w o r d s o r t w o p az
ag ra
ph s.
S o m e
ex mn pl e~ o f o pe n- en de d qu es ti on s az e f o u n d i n Fi gu re 4 .2 .
T h e b en ef it s o f u si
ng o pe n- en de d qu es ti on s az e n u m e r o u s a n d i nc lu de t he
f ol
lo wi
ng :
~ Pu tt in g th
e in te rv ie we e at e as
e '` `
's lo wi ng t he
i nt
er vi
ew er
f o pi ck u p o n t he
i nt er vi ew ee 's v oc ab ul ar y, w h i c h r ef le cu h is o r
he r ed uc at io n, v al ue s, af
fi tu
de s,
a n d b el ie fs
3 Pr ov id in g ri ch ne ss o f d et ai l
1 0 6
P A R T 2
I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
~ C H A P T E R 4 • I N F O R M A T I O N G AT HE RI NG : IN TE RA CT IV E M E T H O D S
1 0 7 \
r O ~ C D ~ E ~ '. ~
Op en -e nd ed i nt
er vi
ew q ue st io ns
al lo w th e re
sp on
de nt
o pe n op
ti on
s
fo r re sp on di ng . T
he se e xa
mp le
s
we re s el ec te d f ro m di ff er en t
in te rv ie ws a nd a ze n ot s ho
wn i n
an y pa zt ic ul az or
de r.
G~ C4 7i ~G ~
~.. _^,
Cl os
ed i nt
er vi
ew g ae
sf io
ns li
mi t
th e re sp on de nP s op li on s. T he se
ex am
pl es
w er e se le ct ed f ro m
di ff er en t i
nt er vi ew s an d ar e no t
sh ow
n is a ny
p ar
ti cu
la r or de r.
Op en -E
nd ed
I nt er vi ew Q ue st io ns
• W h a Y s y ou r op in io n of
t he
c ur
re nt
s ta te o f bu si ne ss
-t o- bu si ne ss
e c o m m e r c e i n yo ur f ir m?
• W h a t a re t he
c ri ti ca l ob
je ct
iv es
o f yo ur d ep ar tm en t?
• O n c e t he d at a ar e su bm it te d vi a th
e W e b s it e, h o w a re t he y pr
oc es
se d?
• D es
cr ib
e th
e mo
ni to
ri ng
p ro
ce ss
t ha
t is a va il ab le o nl in e.
• W h a t a re s o m e o f t
he c o m m o n d at
a en tr y er ro rs m a d e i n th is d ep ar tm en t?
• W h a t a re t he
b ig ge st fr
us tr
at io
ns y ou 'v e ex pe ri en ce dd ur in gt he tr an si ti on
to e c o m m e r c e ?
4 . R ev ea li ng a ve nu es o f fu
rt he r qu es ti on in g th at m a y h a v e o th er vr is e g o n e u nt ap pe d
5. M a k i n g t he i nt er vi ew m o r e i nt
er es
ti ng
f or t he i nt er vi ew ee
6. A ll
ow in
g m o r e s po nt an ei ty
7 . M al ti ng p hr as in g ea si er f or t he
i nt er vi ew er
8 . U s i n g t h e m i n a p in
ch i f t he i nt er vi ew er i s ca
ug ht
u np te pa ze d
A s y o u c an s ee , t
he re
a ze s ev er al a dv an ta ge s to u si
ng o pe n- en de d qu es ti on s. T h e r e a ze , h o w -
ev er , al so m a n y d ra
wb ac
ks :
1. A sk in g qu es ti on s th at m a y r es
ul t i n to o m u c h i rr
el ev
an t de ra il
2. P os si bl y lo si ng c on
tr ol
o f th
e in
te rv
ie w
3. A ll ow in g re sp on se s th
at m a y t ak e to o m u c h t im e fo r th
e a m o u n t o f us ef ul i nf or ma ti on g ai ne d
4. P ot en ti al ly s ee
mi ng
t ha
t th
e in
te rv
ie we
r is
u np re pa ze d
5. P os si bl y gi vi ng t he i mp re ss io n th
at t he i nt er vi ew er i s o n a "f
is hi
ng e xp ed it io n, " wi th n o
re al
o bj ec Rv e fo r th e in te rv ie w
-
Y o u m u s t c az
ef ul
ly c on si de r th
e im
pl ic
at io
ns o f u si
ng o pe n- en de d qu es ti on s fo r in te rv ie wi ng .
cI .o
SE o Q U E S T I O N S . T h e a lt
er na
ti ve
t o o p e n - e n d e d q ue sf io ns i s f o u n d i n th e ot he r ba si c
qu es
ti on
t yp e: c lo se d qu es ti on s. S u c h q ue st io ns a ze o f th
e ba si c F o r m " Is
it e as y to u se t he c ur re nt
sy st em ?" a n d " H o w m a n y s ub or di na te s d o y o u h a v e ? " T h e p os
si bl
e re sp on se s az e cl os ed t o th e
in te rv ie we e be
ca us
e h e o r sh e ca n on ly r ep ly w it h a f in it e n u m b e r , s uc
h as " N o n e , " " O n e , " o r
"F ih ze n. " S o m e e x a m p l e s o f cl
os ed q ue st io ns c an b e f o u n d i n fi gu re 4 .3
.
A c lo se d qu es ti on l im iu t he
r es po ns es a va il ab le t o th e in te rv ie we e. Y o u m a y b e f am il ia z
wi th c lo se d qu es ti on s th ro ug h mu
lt ip
le -c
ho ic
e e x a m s i n co ll eg e. Y o u a ze g iv en a q ue
st io
n an
d
fi ve r es po ns es , bu t y o u a ze n ot a ll ow ed t o wr it e d o w n y ou
r o w n r es po ns e a n d g et c re di t f
or c or
-
re cd
y an sw er in g th
e qu
es ti
on .
A s pe ci al k in d o f c lo se d qu es ti on i s th e bi po la z qu
es ti
on . Th is t yp e o f q ue st io n li mi u
tt ~e
in te rv ie we e e v e n f ur th er b y a ll
ow in
g on ly a c ho
ic e o n e it
he r po
le , s uc
h as y es o r n o , tr ue o r fa
ls e,
or a gr ee o r di
sa gr
ee . E x a m p l e s o f b ip ol ar q ue st io ns c an b e f o u n d i n Fi
gu re
4 .4
.
T h e b en ef iu o f us
in g cl os ed q ue st io ns o f ei
th er
t yp e in cl ud e th e fo ll ow in g:
I. S av in g ti me
2 . E as il y co mp ar in g in te rv ie ws
3. G et
ti ng
t o th e po in t
Cl os ed I nt
er vi
ew Q ue st io ns
• H o w m a n y t im es a w e e k i s t
he p ro
je ct
r ep
os it
or y up
da te
d?
• O n a ve ra ge , h o w m a n y c al ls d oe
s th
e ca
ll c en
te r re ce iv e mo nt hl y?
• W hi ch o f t
he f ol
lo wi
ng s ou rc es o f in fo rm at io n is m os
t va lu ab le t o yo u?
° C om pl et ed c us
to me
r co mp la in t f or
ms
° E
ma il c om
pl ai
nt s fr om c on su me rs w h o v is it t he
W e b s it e
° F
ac e-
to -f
ac e in
te ra
ct io
n wi th c us to me rs
° R
et ur ne d me rc ha nd is e
• L is ty ou rt op tw op ri or it ie sf or im pr ov in gt he te ch no lo gy in fr as tr uc tu re .
• W h o r ec
ei ve
s th is i np
ut ?
Bi po la r In te rv ie w Qu es ti on s
• D o y ou u se t he
W e b t o pr ov id e in fo rm at io n to v en do rs ?
• D o y ou a gr ee o r di sa gr ee t ha
t e c o m m e r c e o n th e W e b l ac ks se
cu ri
ty ?
• D o y ou w an t to r ec ei ve a p ri
nt ou
t of y ou r ac co un t st
at us
e ve ry m on th ?
• D oe s yo ur W e b s it e ma
in ta
in a F A Q p ag e fo
r em pl oy ee s wi
th p ay ro ll
qu es ti on s?
• I s th
is f or m co mp le te ?
4. K e e p i n g c on tr ol o ve r th
e in te rv ie w
5. C ov
er in
g lo
ts o f g ro un d qu ic kl y
6. G et ti ng t o re le va nt d at a
T h e d r a w b a c k s o f u si ng c lo se d qu
es ti
on s az
e su bs ta nt ia l, L o w e v e r . T h e y i nc
lu de
t he
fo ll ow in g:
1. B or in g fo r th e in te rv ie we e
2. F ai li ng t o ob ta in r ic h
de ta il _ ( be ca us e th e in te rv ie we r su pp li es t he
f r a m e o f re
fe re nc e fo r th e
in te
rv ie
we e)
3. F ai li ng t o ad dr es s th
e m a i n i de as f or tf
ie p re
ce di
ng r ea so n
4. F ai li ng t o bu il d ra pp or t be tw ee n in
te rv
ie we
r a n d i nt er vi ew ee
Th us , a
c a n i nt er vi ew er , y o u m u s t t Ui nk c az
ef ul
ly a bo ut t he
q ue
st io
n ty pe s y o u w il
l us e.
B o t h o p e n - e n d e d a n d c lo se d qu es ti on s h a v e a dv an ta ge s a n d d r a w b a c k s , a s s h o w n i n
Fi gu re 4 .5 . No fi ce t ha
t ch oo si ng o n e q ue st io n ty pe o ve r th
e ot he r ac
tu al
ly i nv ol ve s a t ra de -o ff ;
al th
ou gh
a n o pe n- en de d qu
es ti
on a ff or ds b re
ad th
a n d d ep
th o f re
pl y,
r es po ns es t o op en -e nd ed
qu es ti on s az e di
ff ic
ul t t
o an al yz e.
PR OB ES . A t hi rd t yp e o f qu
es ti
on i s th
e pr ob e, or
f ol
lo w-
up . T h e s 4o ng es t pr ob e is
t he
s i m p l e s t —
th eq ue st io n " V J h y ? " O t h e r p ro be s az e ̀
Pl ea se p ro vi de a n e x a m p l e o f a t im e y o u d id n ot fi
nd t he
sy st
em t ru
st wo
rt hy
." a n d " Pl ea se e la
bo ra
te o n t ha t f o r m e . " S o m e e xa mp le s o f p ro bi ng q ue st io ns
ca n b e f o u n d i n Fi gu re 4 .6 . T h e p ur po se o f a p ro be i s to
g o b e y o n d t he
in it
ia l a n s w e r t o ge t m o r e
me an
in g,
to c la ri fy , a n d t o d r a w o ut a n d e x p a n d o n t he i nt er vi ew ee 's p oi nt , P ro be s m a y b e e it he r
op en -e nd ed o r cl os ed q ue
st io
ns .
It i s es se nr ia l to p ro
be . M o s t b eg
in ni
ng i nt
er vi
ew er
s ar e re ti ce nt a bo ut p ro bi ng a n d c on se -
qu en tl y ac ce pt su
pe rf ic ia l an
sw er
s. T h e y a ze u su al ly g at ef ul S ha t em pl oy ee s h a v e g ra nt ed i nt er -
~~ ~w
s a n d f ee l s o m e w h a t o bl ig at ed t o ac ce pt u nq ua li fi ed s ta te me nt s po
li te
ly .
;~ m. _, i un ~ ~ , n ,, ~~ ca ~~ T
~~ ,. ~ L ~ n~ ~l l ~ c ~ n n r ~ ~ e c ~
1u ~t a s th
er e az e t w o g en
er al
ly r ec og ni ze d w a y s o fr ea so ni ng —i nd uc ti ve a nd
d ed uc ti ve —t he re a ze
~u 'o s im il az w a y s o f or
ga ni
zi ng
y ou r in te rv ie ws . A t hi
rd w a y c om bi ne s bo th i nd
uc ti
ve a n d d ed uc II ve
pa tt
er ns
,
Op en
-E nd
ed Cl os ed
Lo w ~
Re li 2t it ll ry o f D
al y
~ a
Hi gh
Lo w l
Ef ii
cl en
t U se
o f ~
- r c
" ►
HI Bh
Lo w ~ ~ - - -
?r ec
si on
o f da ta
` ~ - >
Hi gh
Mu ch < ~
Br ea
tl th
a nt l De pt h
~ ~ . ~ ~ e
Mu ch ~ _ . .
- - - _ - -
In Lr vl e~ pe r5 ki ll F eq ui re tl \ ~
Li tt le
- - - — — ~ ~ .
Di ff ic ul t
e ' ~
__
.E as e of A na ly si s
_ Ea
sy
G0 ~' ME B~ ~ . 4
Bi po
la z i
nt er
vi ew
q ue sr io ns a re
a sp ec ia l k
in d of cl
os ed q ue st io n.
Th es e ex
az np
le s we re s el ec te d
fr om d if fe re nt in
te rv
ie ws
a nd a ze
no t sh
ow n in
a ny
p az ti cu la z o
rd er .
ru ~~ c~ c ~~
.s At az bu te s of o pe
n~ nd
ed a nd
cl os ed q ue
st io
ns .
1 0 8
P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
> ~ ~ f
St re ng th en in g Yo ur Q ue st oo n Ty pe s
S tt on gb od ie s, a l ar ge l oc al c ha in o f sp
or ts c lu bs , h u e xp er ie nc ed
p h e n o m e n a l g o w t h i s t he p as t fi ve y ea rs . M a n a g e m e n t w o u l d l ik e
to r e 5 n e i u d e c i s i o n - m a l d a g p ro ce ss f o z p ur ch as in g n e w b o d y -
bu il di ng e q u i p m e n t b y u s i n g a D S S o c a d a s h b o a z d . C ur re nt ly ,
m a n a g e r s l is te n to c us to me rs , at te nd t ta de s h o w s , l o o k a t ad ve rt is e-
m e n c s , a n d p u t i ¢ r e q u e s u f or n e w e q u i p m e n t p ur ch as es b a s e d o n
th ei r su bj ec ti ve p er ce pt io ns . T h e s e a re t he n a p p r o v e d o r d e n i e d b y
H a z r y M us se ls .
H a z r y i s th e 5r st p er so n y o u w il l in ie rv ~e w. H e i s a 3 7- ye ar -o ld
di vi si on m a n a g e s w h o t u n s f iv e ar ea c lu bs . H e t ra ve ls a ll o v e r t he
ci ty t o th ei r w i d e s p i w d l oc at io ns . H e k e e p s a n o ff ic e at t he E a s t
lo ca ti on , al th ou gh h e i s th er e le ss t ha n a q ua rt er o f t he t im e.
T n a dd it io n, w h e n H a r r y i s pr es en t at a c lu b, h e i s b u s y a n s w e r -
i n g b us in es s- re la te d p h o n e c al ls , so lv in g o n-
th e- sp ot p r o b l e u u
~ ~ ~ i ~ 4 w ~ G
,~ .~ ¢
P r o b e s a ll ow a s y s t e m s a na ly st
to f ol lo w u p o n q ue st io ns t o g e t
m o r e d et ai le d re sp on se s. T h e s e
e x a m p l e s w e r e s el ec te d f r o m
di ff er en t in te rv ie ws a n d a re n o t
s h o w n i n a n y p ut ic ul az o rd er .
pr es en te d b y m a n a g e r s , a n d i nt er ac ti ng w i t h c lu b m e m b e r s .
H i s t i m e i s sh or t, a n d t o c o m p e n s a t e f or t ha t h e h a s b e c o m e
a s e x h e m e l y w e l l- or ga ni ze d, e ff ic ie nt d iv is io na l m a n a g e r . H e
c a n n o t g ra nt y o u a l ot o f i nt er vi ew t im e. H o w e v e r , h is i np ut
is i mp or ta nt , a n d h e f ee ls h e w o u l d b e t he m a i n b en eS ci ar y o f
th e p r o p o s e d s y s t e m .
W h a t t yp e o f i n t e r v i e w q u e s R o n m i g h t b e m o s t s u i t a b l e f o r
y o u r i nt er vi ew w it h H a z r y ? W h y i s th is t yp e m o s t a pp ro pr ia te ?
H o w w il l y o u r c ho ic e o f q ue st io n t y p e a ff ec t th e a m o u n t o f
t i m e y o u s p e n d i n pr ep ar at io n fo r in te rv ie wi ng F Ta zx y? W r i t e 5
to 1 0 q ue st io ns o f t ku s ty pe . W h a t o ff ie r te ch ni qu es a u g h t y o u
u s e t o s u p p l e m e n t i nf oi ma ri on u na va il ab le t h o u g h t ha t T y p e
o f q ue st io n? W r i t e a p ar ag ra ph t o e~ cp la in .
~,
U S I N G A P Y R A M I D S T R U C T U R E I n d u c t i v e o r g a n i z a t i o n o f i n t e r v i e w q u e s t i o n s c a n b e v is ua li ze d
a s h a v i n g a p y r a m i d s h a p e . U s i n g t hi s f o r m , t h e i n t e r v i e w e r b e g i n s w i t h v e r y d et ai le d, o f t e n
c l o s e d , g u e s f i o n s . T h e i n t e r v i e w e r t h e n e x p a n d s t h e t o p i c s b y a l l o w i n g o p e n - e n d e d q u e s t i o n s
a n d m o r e g e n e r a l i z e d r e s p o n s e s , a s s h o w n i n F i g u r e 4 . 7 .
Y o u s h o u l d u s e a p y r a m i d s tr uc tu re i f y o u b e l i e v e y o u r i n t e r v i e w e e n e e d s t o w a r m u p t o t h e
t o p i c U s i n g a p y r a m i d s tr uc tu re f o r q u e s t i o n s e q u e n c i n g i s al so u s e f u l w h e n y o u w a n t a n e n d i n g
d e t e m u n a t i o n a b o u t f fi e to pi c. S u c h i s t h e c a s e i n t h e f in al q u e s r i o n i n F i g u r e 4 . 7 , " I n g en er al ,
h o w d o y o u f e e l a b o u t t h e s ec ur it y o f d a t a v e r s u s t h e i m p o r t a n c e o f I nt ee ne t a c c e s s ? "
U S I N G A F U N N E L S T R U C T U R E . I n t h e s e c o n d k i n d o f s tr uc tu re , t h e i n t e r v i e w e r t a k e s a d ed uc ti ~~ e
a p p r o a c h b y b e g i n n i n g w i t h g e n e r a l i z e d , o p e n - e n d e d q u e s t i o n s a n d t h e n n a s o w i n g t h e p os si bl e
r e s p o n s e s b y u s i n g c l o s e d q u e s t i o n s . T h i s i n t e r v i e w s tr uc tu re c a n b e t h o u g h t o f a s f u n n e l s h a p e d ,
a s d e p i c t e d i n F i g u r e 4 . 8 . U s i n g t h e f u n n e l s tr uc tu re m e t h o d p r o v i d e s a n e a s y , n o n t h r e a t e n i n g
w a y t o b e g i n a n i n t e r v i e w . A f u n n e l - s h a p e d q u e s f l o n s e q u e n c e i s a ls o u s e f u l w h e n t h e i n t e r v i e w e e
fe el s e m o t i o n a l a b o u t t h e t o p i c a n d n e e d s f r e e d o m t o e x p r e s s t h o s e e m o t i o n s .
U S I N G A D I A M O N D - S H A P E D S T R U C T U R E . O f t e n a c o m b i n a f i o n o f t h e p y r a m i d a n d f u n n e l
st ru ct ur es , re su lt in g i n a d i a m o n d - s h a p e d i n t e r v i e w s tr uc tu re , is b es t. T h i s s tr uc tu re e nt ai ls
b e g i n n i n g i n a v e r y s pe ci fi c w a y , t h e n e x a m i n i n g g e n e r a l i ss ue s, a n d f in al ly c o m i n g t o a v e r y
sp ec if ic c o n c l u s i o n , a s s h o w n i n F i g u r e 4 . 9 .
P r o b e s
V y h y ?
• G i v e a n e x a m p l e o f h o w e c o m m e r c e h a s b e e n i nt eg ra te d in to y o u r
b u s i n e s s p ro ce ss es .
• P l e a s e g iv e a n i ll us tr at io n of t h e s ec ur it y p r o b l e m s y o u a re e xp er ie nc in g
wi th y o u r o nl in e
bi ll p a y m e n t s y s t e m .
• Y o u m e n t i o n e d b ot h a n I nt ra ne t a n d a n e M r a n e t s ol ut io n. P l e a s e g iv e a n
e x a m p l e o f h o w y o u t hi nk e a c h d if fe rs .
• W h a t m a k e s y o u f ee l th at w a y ?
• T el l m e s te p b y s t e p w h a t h a p p e n s a ft er a c u s t o m e r c li ck s t h e " S u b m i t '
bu tt on o n t h e W e b r eg is tr at io n f o r m .
C H A P T E R 4 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : I N T E R A C T I V E M F T H O D S
7 0 9
Py ra mi d
32 Nc tu ro s
5y ar t wi th a
sp cc if lc q uo ss io n .. .
W h a t
sp ec l~ lc al ly i s
th e pr ob le m yo u
ar ee xp ed en cl np
wi th y ou r fi re wa ll ?
H2 ve y ou c on si de re d ot he r me th od s
to I mp ro ve t he s ec ur it y of
co rp or at e da ta ?
W h a t d o yo u th in kw ou lt lm ak e
se cu rl ry m or e
ef fe ct iv e he re ?
In g en er al , ho iv d o yo u
Te el
a bo ut t he s ec
ur :'
'y o'
da tz v er su s th e im po rt an ce o f In te rn et a cc es s?
p, 4 ~
~ .. . a nd c nd
wl th a
gc nc ra l
on e.
T h e i n t e r v i e w e r b e g i n s w i t h e a s y , c l o s e d q u e s t i o n s t ha t p r o v i d e a w a r m - u p t o t h e i n t e r v i e w
pr oc es s. I n t h e m i d d l e o f t h e i n t e r v i e w , t h e i n t e r v i e w e e i s a s k e d f o r o p i n i o n s o n b r o a d t o p i c s
gh at o b v i o u s l y h a v e n o " r i g h t " a n s w e r . T h e i n t e r v i e w e r t h e n n a r r o w s t h e q u e s f i o n s a g a i n t o g e t
sp ec if ic q u e s t i o n s a n s w e r e d , t h u s p r o v i d i n g c l o s u r e f o r b o t h t h e i n t e r v i e w e e a n d t h e i n t e r v i e w e r .
I' he d i a m o n d s tr uc tu re c o m b i n e s t h e s tr en gt hs o f t h e o t h e r t w o a p p r o a c h e s b u t h a s t h e d i s a d v a n -
~: +g e o f t a k i n g l o n g e r t h a n e it he r o t h e r s tr uc tu re .
T h e e n d o f t h e i n t e r v i e w i s a n a t u r a l p l a c e t o a s k o n e k e y q u e s f i o n : " I s t h e r e a n y t h i n g w e
h a v e n ' t t o u c h e d o n t h a t y o u f e e l i s i m p o r t a n t f o r m e t o l m o w ? " C o n s i d e r e d a f o r m u l a q u e s -
fi on b y t h e i n t e r v i e w e e m o s t o f t h e t i m e , t h e r e s p o n s e w i l l o f r e n b e " N o . " Y o u a z e i nt er es te d
NJ ha t al e yo ur r ea ct io ns t o th e ne w
We G- ba se d pr oc ur em en t sy st em ?
W h a t d ep ar tm en ts a re i nv ol ve d
in i mp le m° nt in 9
I1 4
Fu nn el e u' ue eu ro g ~
g h a t lt
e^ .s w il : be a va il ab le } or
be gi n wK a+ a
~ po rc na se o r th e V✓ eb s !t e7
gc nc ra l q u c ~ o n • ..
is th er e an y es se nt ia l
-. it
em t ha t ha s be en , /
ex cl ud ed f ro m
th e si te ?
,, ~, , ,, , a
nd c nd w it h
a g pc ci Nc o nc .
C- '~ ~M Gt iG G .,
T h e p y r a m i d s tr uc nu e fo r
in te rv ie vr in g g o e s f r o m s pe ci fi c to
ge ne ra l qu es ti on s.
c o~ ~n c~ r
n.. .
T h e f un ne l st ru ct ur e fo r
in te rv ie wi ng b eg in s wi th b r o a d
qu es ti on s a n d t he n fu nn el s to
sp ec if ic q ue st io ns .
1 3 0
P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G AT
HE RI
NG : U N O B T R U S I V E M E T H O D S
7 3 7
S 9 . l I 3 p ~ ' 1 1 1 g
S a m p l i n g i s th e pr
oc es
s o f s ys te ma ti ca ll y se
le ct
in g re
pr es
en ta
ti ve
e le me nt s o f a p op
ul at
io n.
W h e n t he
se s el ec te d e l e m e n u a ze e x a m i n e d c lo se ly , it i s a s s u m e d t ha t th e an al ys is w il l re
ve al
us ef
ul i nf
or ma
ti on
a bo ut t he p op
ul at
io n as
a w ho
le .
A s ys te ms a na ly st ha s to
m a k e d ec
is io
ns o n t w o k e y i ss ue s. Fi
rs t, p eo
pl e in t he o rg an iz at io n
h a v e g en er at ed m a n y r ep or ts , f or ms , ou tp ut d oc
um en
ts , m e m o s , a n d w eb
si te
s. W h i c h o f t he
se
sh ou ld t he s ys te ms a na
ly st
p a y a tt en ti on t o, a n d w h i c h s ho
ul d th e sy st em s an
al ys
t ig
no re
?
S e c o n d , a g re
at m a n y e m p l o y e e s c a n b e a ff ec te d b y t he p ro
po se
d in fo rm at io n sy
st em
.
W h i c h p eo
pl e sh
ou ld
t he
s ys te ms a na
ly st
in te rv ie w, se
ek i nf or ma fl on f r o m v ia q ue st io nn ai re s, o r
ob se
rv e in
t l~
e pr oc es s of
c ar ry in g ou t th ei r de
ci si
on - m a k i n g r ol
es ?
T1 fl ~e r Je
ee Jl
~ Qt ~ ~w
rr nn
~S ~%
nn `
Th er
e az e m a n y r ea so ns a s ys te ms a na
ly st
w o u l d w a n t t o se le ct e it he r a r ep
re se
nt at
iv e s a m p l e o f
da ta t o e x a m i n e o r re
pr es
en ta
fl ve
p eo
pl e to
i nt
er vi
ew , qu es ti on , or
o bs
er ve
. T h e y i nc lu de :
1. ~ .'
OI lt
31 D1
Ro C OS YS
2 . S pe ed in g u p t he
d at a ga th er in g
3. I mp
ro vi
ng e ff
ec ti
ve ne
ss
4. R e d u c i n g b ia s
E x a m i n i n g e ve ry s cr ap o f pa
pe r, ta ll dn g wi th e ve ry on e, a n d r ea di ng e ve ry w e b p ag
e f r o m t he
or ga ni za ri on w o u l d b e f az
t oo
c os tl y fo r th
e sy st em s an
al ys
t C o p y i n g r ep or ts , a
sk in g em pl oy ee s
fo r va
lu ab
le t im
e, a n d d up li ca ti ng u nn ec es sa ry s ur ve ys w o u l d r es
ul t i
n m u c h n ee
dl es
s ex pe ns e.
S a m p l i n g h el ps a cc
el er
at e th
e pr oc es s b y g at he ri ng s el ec te d da ta r at he r th
an a ll d at
a fo r th
e
en ti re p op
ul at
io n.
I n a dd
it io
n, t he s ys te ms a na ly st i s sp az ed t he b ur de n o f a na
ly zi
ng d at a f r o m
th e en ti re p op
ul at
io n.
Ef fe ct iv en es s in d at a ga
th er
in g is
a n i mp
or ta
nt c on
si de
ra ti
on a s we ll . S a m p l i n g c a n h el p
i m p r o v e e ff ec ti ve ne ss i f in fo rm at io n th at i s m o r e a cc ur at e c a n b e o bt
ai ne
d. S u c h s am pl in g
is a cc om pl is he d, f or e x a m p l e , b y t al ki ng t o fe we r e m p l o y e e s b u t a sk in g t h e m q ue st io ns t ha
t
az e m o r e d et
ai le
d. I n ad
di ti
on , if f e w e r p eo
pl e az e in te rv ie we d, t he s ys
te ms
a na
ly st
c an a ff
o[ d
th e ti me t o fo ll ow u p o n m is si ng o r in co mp le te d at
a, t hu s im
pr ov
in g th e ef
fe ct
iv en
es s o f d at
a
ga th
er in
g. gi
na ll
y, d yt y gy ih er in g bi as c an b e r ed
uc ed
b y s am pl in g• W h e n t he
s ys te ms a na
ly st
i nt
er
vi ew s an e xe cu ti ve o f th
e co rp or at io n, f or e xa mp le , th
e ex ec ut iv e is i nv
ol ve
d wi th t he
p ro
je ct
be ca
us e th
is p er so n ha s a k e a d y g iv en a c er ta in a m o u n t o f t im
e to
t he p ro je ct a n d w o u l d l ik e it r o
su cc
ee d.
W h e n t he s ys te ms a na
ly st
a sk s fo r a n o pi ni on a bo ut a p er ma ne nt fe
at ur
e of
t he
i ns ta ll ed
in fo
rm at
io n sy
st em
, th
e ex ec ut iv e in te rv ie we d m a y p ro
vi de
a b ia se d ev
al ua
ti on
b ec
au se
t he
re i s
li ff ie p os si bi li ty o f c ha
ng in
g it
~7 ~~ rn 11 Fi ~r n~ 1 ~c ~s n
A s ys te ms a na
ly st
m u s t f ol lo w fo ur s te
ps t o de si gn a g o o d s am
pl e:
1. D e t e m u n e t he d at a to
b e c ol le ct ed o r de
sc ri
be d.
2 . D et er mi ne t he p op
ul at
io n to
b e s am pl ed .
3. C h o o s e t he t yp e o f s am
pl e.
4. D e c i d e o n t he
s a m p l e s iz e.
T h e s e s te
ps a ze d es cr ib ed i n de ta il i n th e fo
ll ow
in g su bs ec ti on s.
D E T E R M I N I N G T H E D A T A T O B E C O L L E C T E D O R D ES CR IB ED . A s ys te ms a na
ly st
n ee ds a r ea li sf ie
pl an
a bo ut w h a t w il l b e d o n e w it h th
e da ta o nc e th ey a ze c ol le ct ed . I f i
rr el
ev an
t da ta a ze g at
he re
d,
th en t im e a n d m o n e y a ze w as
te d in t he
c ol le ct io n, s to ra ge , a n d a na ly si s o f u se le ss d at
a.
T h e d ut
ie s a n d r es po ns ib il it ie s o f t he
s ys te ms a na
ly st
a t th
is p oi nt a ze t o id en ti fy t he
v an -
ab le
s, at
tr ib ut es , a n d a ss
oc ia
te d da ta i te
ms t ha t n e e d t o b e g at
he re
d in t he s am
pl e.
T h e o bj
ec ti
ve s
o f th e st ud y m u s t b e c on
si de
re d,
a sw el l as th et yp e of da ta -g at he ri ng m e t h o d (f
or e xa mp le , i
n~ 'e
s-
ti ga ti on , in
te rv
ie ws
, qu es ti on na ir es , ob
se rv
at io
n) t o b e u se
d. T h e k in ds o f i nf or ma ti on s ou
gh t
w h e n u si ng e ac h o f tL
es e m e t h o d s a ze d is
cu ss
ed i n m o r e d et ai l i
n th
is a n d s ub
se qu
en t ch
ap te
rs .
D E T E R M I N I N G T H E P O P U L A T I O N 7 0 B E S A M P L E D . N e x 4 a s ys te ms a na ly st m u s t d et
er mi
ne W ha
[
th e po
pu la
fi on
i s.
I n th
e ca se o f h az d da
ta , th
e sy st em s an al ys t ne ed s to
d ec id e, f or e xa mp le , if
Na t Ba se d on
P ro ba bi li ty
Ba se d on
P ro 6a hi li ry
~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ '~
Fo ur m ai
n ty pe s of sa
mp le s a
Sa mp le e le
me nt
s ar e
sy st em s an al ys e ha s av ai la bl e.
se le ct ed d ir ec tl y
Co nv en ie nc e
Si mp
le r an do m
wi th ou t re
st ri
ct io
ns
S a m p l e e le me nt s ar e
Co mp le x r a n d o m
se le
ct ed
a cc or di ng
Pu rp os iv e
(s ys te ma ti c, st
ra ti
fi ed
, to s pe ci fi c cr it er ia
an d
cl us
te r)
'f hc
e ys um e
an ay ss sh
ou ld
ue c m co mp le x
ra nd om S am pl e
If po eS lb lc •
da ta
f r o m t he
l as
t t w o m o n t h s a re s uf
fi ci
en t,
o r if a n e nt ir e ye az 's w or th o f re
po rt
s ar e ne ed ed f or
an al ys is .
Si mi
la zl
y, w h e n d ec id in g w h o m t o in
te rv
ie w,
t he
s ys te ms a na ly st h as t o de
te rm
in e wh et he r
th e po
pu la
ti on
s ho ul d in
cl ud
e on ly o n e l ev el i n th
e or
ga ni
za ri
on o r al l th e le
ve ls
. O r m a y b e t he
an al ys t sh
ou ld
e v e n g o o ut si de t he s ys te m a n d i nc
lu de
t he r ea ct io ns o f c us
to me
rs , ve
nd or
s, s up -
pl ie
rs , or
c om pe ti to rs . T h e s e d ec is io ns a ze e xp lo re d in m o r e d et ai l in
u p c o m i n g s ec ti on s.
C~ 10
05 1N
G T H E T Y P E O F S A M P L E . A s ys te ms a na
ly st
c an u se o n e o f fo ur m a i n T yp es o f s am pl es ,
as p ic tu re d in
F ig ur e 5.
1. T h e y a ze c on ve ni en ce , p ur
po si
ve ; s im pl e r a n d o m , a n d c o m p l e x r a n d o m .
Co nv en ie nc e sa
mp le
s az e un re st ri ct ed , no np ro ba bi li ry s am pl es . A s a m p l e c ou ld b e c al le d a
co nv
en ie
nc e s a m p l e if
, f or e xa mp le , th
e sy st em s an
al ys
t p o s e a n ot
ic e o n t he
c o m p a n y ' s I nt
ra ne
t as ki ng f or e ve ry on e in te re st ed i n wo ri dn g wi th t he
n e w s al es p er fo rm an ce r ep or ts t o c o m e t o a
me et in g at 1 p 1v i. o n T u e s d a y t he
1 2t h. O bv io us ly , th is s a m p l e i s th
e ea
si es
t to
a rr an ge , bu t it i s
al so t he
m o s t un
re li
ab le
. A p ur po si ve s a m p l e i s ba se d o n j u d g m e n t
A s ys te ms a na ly st c a n c ho os e a g o u p o f i nd
iv id
ua ls
w h o a pp
ea r lm ow le dg ea bl e a n d w h o
:u e in
te re
st ed
i n th
e n e w i nf or ma ti on s ys
te m.
H e r e t he
s ys te ms a na
ly st
b as es t he
s a m p l e o n c ri
- !e ri a ( I m o w l e d g e a bo ut a n d i nt er es t in
t he
n e w s ys
te m)
, bu t it i s st
il l a n on
pr ob
ab il
ir y sa
mp le
. Th us , pu rp os iv e sa mp li ng i s on ly m od er at el y re
li ab
le . I f y o u c ho os e to
p er
fo rm
a s im
pl e r a n d o m
sa mp le , y o u n e e d t o ob ta in a n u m b e r e d l is t of
t he
p op
ul at
io n to
e ns
ur e. th at
e ac h d o c u m e n t o r
pe rs
on i n th
e po
pu la
ti on
h as
a n e qu al c ha nc e o f b ei ng s el ec te d Th is s te p of te n is n ot p ra ct ic al ,
es pe
ci al
ly w h e n s am pl in g in vo lv es d o c u m e n u a n d r ep or ts . T h e c o m p l e x r a n d o m s am
pl es
t ha
t ;a te m o s t a pp ro pr ia te f or a s ys te ms a na ly st a ze ( 1 ) s ys
te ma
ti c sa
mp li
ng , ( 2 ) st
ra ti
fi ed
s am pl in g,
ai d ( 3 ) cl
us te r sa mp li ng .
In t he
s im pl es t m e t h o d o f p ro ba bi li ty s am pl in g, s ys
te ma
ti c sa mp li ng , th
e sy st em s an
al ys
t mo ul d, fo r ex am pl e, c ho os e to
i nt er vi ew e ve ry k th
p er so n o n a l is t o f c o m p a n y e mp lo ye es . Th is
me th od h as c er ta in d is ad va nt ag es , h o w e v e r . Y o u w o u l d n ot w a n t to
u se
i t t
o se le ct e ve ry k th
d a y
1'o i a s a m p l e b ec au se o f th
e po
te nf
ia t pe ri od ic it y pr ob le m. F ur th er mo re , a s ys te ms a na
ly st
w o u l d
no t us
e th is a pp ro ac h if t he l is
t w e r e o rd
er ed
( fo
r ex am pl e, a li
st o f b an ks , f r o m t he
s ma
ll es
t to
~` ie l ar ge st ), b ec au se b ia s w o u l d b e i nt
ro du
ce d
Sa al if ie d sa mp le s az e pe
rh ap
s th
e m o s t i mp or ta nt t o a s ys te ms a na ly st . St ra ri fi ca fi on i s th
e pr
oc es
s of
id en ti fy in g su
bp op
ul at
io ns
, or
s tr
at a,
a n d t he n se
le ct
in g ob je ct s or
p eo pl e fo r sa
mp li
ng ~ t he
se s ub
po pu
ta ti
on s.
S tr
at if
ic at
io n is o ft en e ss en ti al i f th
e sy st em s an al ys t is t o ga th er d at
a at fi ci en fl y_ F o r e xa mp le , i
f y o u w a n t t o se ek o pi ni on s f r o m a w i d e r an
ge o f em pl oy ee s o n d if fe re nt
~B '+ el s o f t
he o rg an iz at io n, sy
st em
at ic
s am
pl in
g w o u l d s el
ec t a d is
pr op
or ti
on at
e n u m b e r o f e mp
lo y-
ee sf ro mt he o pe
ra ti
on al
c on tr ol le
ve l. A s tr at if ie d s
am pl e w o u l d c om pe ns at e fo r fl us . S
tr at
if ic
at io
n ~5 ~ Ls o ca ll ed f or w h e n a s ys te ms a na ly st w a n e t o us
e di ff er en t me th od s to
c ol le ct d at
a & o m d if fe r-
'- nt
s ub gr ou ps . F o r e xa mp le , y o u m a y w a n t t o us
e a s ur ve y to
g at he r da ta f r o m m id dl e ma
na ge
rs ,
bu t y o u ~ y g h t p re fe r to
u se
p er so na l in te rv ie ws t o ga
th er
s im il az d at
a f r o m e xe cu ti ve s.
S o m e t i m e s a s ys te ms a na
ly st
m u s t s el ec t a g ro up o f p eo
pl e or
d o c u m e n t s t o sr
ud y.
T hi s
pr oc
es s is
r ef er re d to
a s cl
us te
r sa
mp li
ng . S u p p o s e a n o rg an iz at io n ha s 2 0 h el p de sk s sc at te re d
~ ~ -
1 3 2
P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
', ~
ac ro ss t h e c ou
nt ry
. Y o u m i g h t w a n t t o se le ct 1 o r 2 o f t h e s e h e l p d e s k s , u n d e r t h e a s s u m p t i o n t ha t
t h e y a ze t yp ic al o f t h e r e m a i n i n g o n e s .
~ I
D E C I D I N G O N T H E S A M P L E S IZ E. O b v i o u s l y , i f e v e r y o n e i n t h e p o p u l a t i o n v i e w e d t h e w o r l d t h e
sa zn e w a y o r i f e a c h o f t h e d o c u m e n u i n a p op ul at io n co nt ai ne d ex ac tl y t h e s a m e i n f o r m a t i o n a s
~ e v e r y o th er d o c u m e n t , a s a m p l e s iz e o f o n e w o u l d b e s uf fi ci en t B e c a u s e t ha t is
n o t t h e c as e, i t
is n ec
es sa
ry t o se t a s a m p l e s iz e gr ea te r t h a n o n e b u t l es s t h a n t h e s iz e o f t h e p op ul at io n iu el f.
It i s i m p o r t a n t t o r e m e m b e r t ha t t h e a bs ol ut e n u m b e r i s m o r e i m p o r t a n t i n s a m p l i n S t h a n t h e
p e r c e n t a g e o f t h e p op ul at io n. W e c a n o bt ai n sa ti sf ac to ry r es ul ts s a m p l i n g 2 0 p e o p l e i n 2 0 0 o r 2 0
p e o p l e i n 2 , 0 0 0 , 0 0 0 .
~L 11
4. ~^
. 11
L~ s~
IJ PE
' ~ il ." ~E ' ~
'~ 'F ., ;5 1i Q' l I
ll
T h e s a m p l e s iz e of te n de pe nd s o n t Ue
c os t in vo lv ed o r th e ti
me r eq
ui re
d b y t he s ys te ms a na ly st ,
o [ e v e n t he
t im
e av ai la bl e f r o m p eo pl e in
t he o r~
ni ~a
ti on
. T hi
s su
bs ec
ri on
g iv es s o m e g ui
de li
ne s
fo r de te rm in in g th e re
qu ir
ed s a m p l e s iz e un de r id ea l co nd it io ns —f or e xa mp le , t
o de
te rm
in e w h a t
pe rc en ta ge o f i np ut f o r m s c on ta in e :r
oz s or
w h a t p ro
po rt
io n o f p eo pl e to i nt
er vi
ew .
A s ys te ms a na
ly st
n ee ds t o fo ll ow s ev en s te ps , s o m e o f w h i c h i nv ol ve s ub je ct iv e j u d g m e n u ,
to d et
er mi
ne t he r eq
ui re
d s a m p l e s iz e:
1. D et er mi ne t he a m i b u t e (i
n th is c as e, th e ty pe o f es or s to l o o k fo
r) .
2. L oc at e th
e da ta ba se o r re po rt s in
w h i c h t he a tt ri bu te c a n b e f ou nd .
3 . E x a m i n e t he
a tt
ri bu
te . E st im at e p , th e pz op or ti on o f th
e po
pu la
ti on
h av in g th
e at tr ib ut e.
4. M a k e t he s ub
je ct
iv e de ci si on r eg az di ng t he
a cc ep ta bl e in
te rv
al e sr im at e, i.
5. C h o o s e t he
c on fi de nc e le
ve l a n d l o o k u p t he c on fi de nc e co ef fi ci en t ( z v al ue ) i n a t ab le .
6 . C al cu la te o
➢, th e st
an da
rd e rr or o f th e pr
op or
ti on
, as
f ol lo ws :
i
Q p = 2
7. D et er mi ne t he
n ec
es sa
ry s a m p l e s iz e, n , us
in g th e fo ll ow in g fo rm ul a:
n = P ~ l - P ) + 1
T h e fi
rs t s
te p,
o f co ur se , i
s to d et
er mi
ne w h i c h a mi
bu te
y o u w il l b e s am pl in g. O n c e t hi s is d on
e.
y o u c an f in d ou t w h e r e t hi s da ta i s st or ed , p
ez ha ps i n a d at ab as e, o n a f o r m , o r in
a r ep or t.
It i s im po rt an t to e st im at e p , t he p ro po rt io n o f t he p op ul at io n ha vi ng t he a tt
ri bu
te , so
th at y o u s et t he a pp ro pr ia te s a m p l e s iz e. M a n y t ex
tb oo
ks o n s ys
te ms
a n9
ly si
s su gg es t us in g
a h eu
ri st
ic o f O .Z S fo r p ( 1 - p ). T in
s va lu e al mo st a l w a y s r es ul ts i n a s a m p l e s iz e la
zg er
t ha n
ne ce
ss ar
y be ca us e, 0. 25 i s th e m a x i m u m v al ue o f p( 1 - p)
> w h i c h o cc
uz s on ly w h e n p = 0 .5 0.
W h e n p = 0 .1 0, a s is m o r e o fr
en t he c as e, p ( 1 - p ) b e c o m e s 0 .0 9, re
su lt in g in a m u c h s ma ll er
s a m p l e s iz e.
St ep s 4 a n d 5 a ze s ub
je ct
iv e de ci si on s. T h e a cc ep ta bl e in te rv al e st im at e o f 1 0 . 1 0 m e a n s t he c
y o u a ze w il li ng t o ac ce pt a n e s o r o f n o m o r e t ha n 0. 10 i n ei th er d ir
ec ti
on f r o m t fi e ac
tu al
p io -
po rt io n, p . T h e c on fi de nc e le ve l is t he
d es ir ed d eg re e o f c er
ta in
ty , s
uc h as
9 5 p er
ce nt
. O n c e t he
co nf
id en
ce l ev el i s ch os en , th
e co nf id en ce c oe ff ic ie nt (a ls o ca ll ed a z v al ue ) c a n b e l oo ke d u p ~❑
a t ab le l ik e th e o n e f o u n d i n th
is c ha pt er .
St ep s 6 a n d 7 c om pl et e th e pr oc es s b y t ak in g th e pa za me te rs f o u n d o r se t in
s te ps 3 t hr ou gh
5 a n d e nt er in g t h e m i nt o t w o e qu at io ns t o ev en ru al ly s ol ve t he
r eq
ui re
d s a m p l e s iz e.
E X A M P L E
T h e f or eg oi ng s te
ps c a n b es t b e i ll
us tr
at ed
b y a n e x a m p l e . S u p p o s e t he A . S e m b l y
C o m p a n y , a l az ge m an
uf ac
tu re
r of
s he lv in g pr od uc ts , as ks y o u t o de
te rm
in e w h a t p er ce nt -
a g e o f o rd er s co nt ai n er ro rs . Y o u a gr ee t o d o t hi s j ob a n d p er fo rm t he f ol lo wi ng s te
ps :
1. D et er mi ne t ha
t y o u w il
l b e l oo ki ng f or o rd er s th at c on ta in m is ta ke s in
n a m e s ,
ad dr
es se
s, qu
an ti ti es , o
r m o d e l n um be rs .
2. L oc at e co pi es o f o rd er f o r m s f r o m t he
p as
t si
x mo nt hs .
3. E ~c
am in
e s o m e o f th e or de r f or ms a nd
c on cl ud e th
at o nT
y ab ou t 5 p er ce nt (0 .0
5) co
nt ai n
er ro rs .
C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S N E M E T H O D S
1 3 3
- - -
-
F ~ ,
J
- -
-
-
-
- -
, .
f ~ .
Tr ap pi ng a S am p9 e
,, '
c c ' p
1 \ e a r o r fa ke ? F a k e o r re
al ? W h o w o u l d h a v e t ho
ug ht
i 4 e v e n
fi ve y ea
zs a g o ? " h o w l s S a m P el
t, a f ur ri er w h o o ve ns s to re s in N e w
Y o r k ; W a s L i n g t o n , D .C .; B ev
er ly
F Ii
ll s;
a n d C o p e n h a g e n . S y l v a
Fr an c, a s ys te au a na
ly st
w it
h he r o w n c on
su lt
in g f n m , is
t al ki ng
wi th
S a m f or t he fi
rs t t im e. G ur eu tl y, P g c p, L td . ( w h i c h s ta nd s fo r
Pe lt a n d P e l t s s on ) is u si ng a n eh vo rk ed c o m p u t e r t ha t su pp or ts
pa ck
ag e so fr wa re f or a s el ec t cu st om
er m ai li ng l is
t, a cc ou nt s pa
y- ab le an d ac
co un
ts r ec ei va bl e, a n d p ay ro ll .
Sa zn
~ s in
te re
st ed
i n ma lt in g s o m e s tr at eg ic d ec is io ns t ha
t wi ll
ul ti ma te ly a ff ec t th e pu
rc ha
si ng
o f g o o d s f or h is f ou r fu r st or es .
H e f ee ls t ha
t al th ou gh t he c o m p u t e r m i g h t h el p, o th er a pp ro ac he s
sh ou
ld a ls o b e c on si de re d.
S a m c on ti nu es , " I th in k w e s ho ul d
ta ll c t o al l t
he c us to me rs w h e n
th ey c o m e i n th e do or . G e t th
ei r op in io ns . Y o u I m o w , s o m e o f t h e m
ar e ge tt in g ve ry u ps et a bo ut w ea
ri ng
f ur f r o m e nd an ge re d sp ec ie s.
Th ey 'r e ve ry e nv
ir on
me nt
al ly
m in
de d.
T h e y p re fe r fa ke t o re al , if
th ey c a n s av e a b a b y a n i m a l S o m e e ve n li ke fa ke s be
tt er
, c al li ng t h e m
'f un
fi us .' A n d I c an c ha rg e al
mo st
t he s a m e f or a g o o d l oo k- al ik e.
" I t s a v er y fu zz y pr
op os
it io
n, t ho ug h. I f I g et
t oo f az a w a y
f r o m m y s up pl ie s o f pe
lt s, I m a y n ot
g et
w h a t I w a n t w h e n I n e e d
it T h e y s ee
t he f ak e fu r pe
op le
a s w o r m s , w or
se t ha n mo th s! I f I
de al w it
h t h e m , t he r ea l fu
r m e n m i g h t n ot t al k to
m e . T h e y c a n
b e a ni ma ls . O n t he o th er h a n d , I f ee
l st
ra ng
e s h o w i n g f ak es i n m y
st or es . Al
l th es e ye ar s, w e ' v e p ri de d ou rs el ve s o n k ~a vi ng o nl
y th e
ge nu
in e ar ti cl e. "
S a m c on ti nu es , in a n ea zi y s e a m l e s s m o n o l o g u e , " I w a n t t o
ta lk t o ea ch a n d e ve ry e mp lo ye e, to
o: '
S y l v a g la
nc es
a c h i m f ur ti ve ly a n d b eg in s to i nt
ea up
t, ' B u t t ha
t wi
ll t ak e m o n t h s , a n d p ur ch as in g m a y c o m e a pa rt a t
th e s e a m s u nl es s th ey k n o w s o o n w h a t — "
Pe lt i nt er ru pt s, " I d o n t ca re b o w l on g
is t ak
es , if
w e g et
th e fi gh t an
sw er
s. B u t t he y ki av e to b e ri
gh C N o t ] m o w i n g h o w
to s ol ve t tu s d i l e m m a a bo ut f ak e fu rs i s m a k i n g m e f ee l li ke a
le op az d wi ff io ut it
s sp ot s: '
Sy lv
a ta lk s to
S a m P el t a b it l on ge r a n d t he n e n d s t he
in te rv ie w b y s ay
in g,
̀ T ll ta
ll c i
t al l o
ve r wi
th t he o th er a na ly st s
at t he o ff ic e a n d l et y o u l m o w w h a t w e c o m e u p w it h. I t hi nk
w e t au o ut fo x th e ot he r fu ui ec s if
w e u se s of rw ar e to h el
p us
sa mp le o pi ni on s, ra
th er
t ha n tr ap pi ng u ns us pe ct in g cu
st om
er s
in to g iv
in g a n o pi
ni on
. B u t I 'l
l le
t y o u l m o w w h a t t he y sa
y. Th
is m u c h i s fo r su re : If w e c an s a m p l e a n d n ot
t al k to e ve ry -
b o d y b ef or e m a k i n g a d ec is io n, e ve ry c oa t y o u s el
l wi ll h a v e
a s Il ve r li ni ng ,"
A s o n e o f th
e sy st em s an al ys ts w h o i s pa
rt o f S yl
va F o~ oc 's
f p m , s ug ge st s o m e w a y s t ha t S a m P el t c a n u se s of tw ar e to
ad eq
ua te
ly s a m p l e t he o pi ni on s o f ]r
is c us to me rs , st or e m a n -
ag er s, b uy
er s,
a nt i a n y o th er s y o u f ee l wi
ll b e in sh um ea ta l in
m a k i n g t he s tr at eg ic d ec is io n re ga rd in g th e st oc ki ng o f f ak e
fu rs i n w h a t h as
a lw ay s be
en a r ea l fu r st or e. S ug
ge st
a t yp e
of s a m p l e f or e a c h g ro up a n d j us ti fy i t. T k~ e co ns tr ai nt s y o u
ar e su bj ec t to
i nc lu de t he n e e d t o ac
t qu
ic kl
y s o a s to r em ai n
co mp
et it
iv e,
t he n ee d to r et ai n a l o w p ro
fi le
s o th at c om
pe ti
ng fu rr ie rs a ze u n a w a z e o f y ou r fa
ct g at he ri ng , a n d [ h e n e e d t o
ke ep
c os ts o f da ta g at he ri ng t o a r ea so na bl e le
ve l.
4 . M a k e a s ub je ct iv e de ci si on t ha t t h e a cc
ep ta
bl e in te rv al e sr im at e wi ll b e 1 0 . 0 2 .
5. C h o o s e a c o n f i d e n c e l ev
el o f 9 5 p e r c e n t L o o k u p t he
c o n f i d e n c e c oe
ff ic
ie nt
( z v a l u e )
in F i g u r e 5 .2
. T h e z v a l u e e q u a l s 1 .9
6. 6 . C al
cu la
te m y a s f ol
lo ws
:
i 0 . 0 2
~ ° z
1 . 9 6 - 0 . 0 1 0 2
7 . D e t e r m i n e t h e n ec
es sa
ry s a m p l e s iz e, n , a s f ol
lo ws
:
n - P
~1 ~ P ) + 1 -
0 . 0 5 ( 0 . 9 5 ) + 1 = 4 5 8
o
( 0 . 0 1 0 2 ) ( 0 . 0 1 0 2 )
T h e c on cl us io n, t he n, i s to s et t h e s a m p l e s iz e at 4 5 8 . O b v i o u s l y , a g re at er c o n f i d e n c e l ev
el or a s m a l l e r a cc
ep ta
bl e in te rv al e st im at e w o u l d r eq ui re a l az ge r s a m p l e s iz e. I f w e k e e p t h e
ac ce pt ab le i nt er va l es ti ma te t h e s a m e b u t i nc re as e t h e c o n f i d e n c e l ev el t o 9 9 p er ce nt ( w i t h a z
va lu e o f 2 .5 8) , t h e n e c e s s a r y s a m p l e s iz e b e c o m e s 1 ,8
27 , a f ig ur e m u c h l az ge r t h a n t he
4 5 8 w e
or ig in yl ly d e c i d e d t o s a m p l e .
D E T E R M I N I N G S A M P L E S I Z E W 1-
0E N I N T E R V I E W I N G . T h e r e a z e n o m a g i c f o r m u l a s t o h e l p a
s} 's
te ms
a na ly st s et t h e s a m p l e s iz e f o r i nt er vi ew in g. T h e o ve rr id in g va ri ab le t ha t d e t e r m i n e s h o w
m e n Y p e o p l e a s y s t e m s a na ly st s h o u l d i nt er vi ew i n d e p t h i s t h e t i m e a n i nt er vi ew t ak
es . A t ru e
in -3 ep th i nt
er vi
ew a n d a f o l l o w - u p i nt er vi ew a ze
v e r y t i m e c o n s u m i n g f or b o t h t h e i nt
er vi
ew er
zn d th e pa rt ic ip an t
~~ I ~~I
1 3 4
P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
~ +
~ I
~ ~ ' ~ ' ~ ~ ~ ~ ~ ~
Co nf id en ce
Co nf id en ce
~ A s y s t e m s a na
ly st
c a n u s e a t ab le
F~ ~y t dc ci de o n
LB v¢ I
CO ef ti Cl ¢~ t
o f a re a u n d e r a n o r m a l c u r v e t o
yh ~ co
nf id en ce
( Z V a l u e )
~~ l o o k u p a v al ue o n c e b e o r s h e
~c '~ ~
de ci de s o n t he c on fi de nc e le ve l.
9 9 %
2. 58
9 8
2 . 3 3
s~ 2. n
9 6
2. 05
9 5
1 . 9 6
9 0
1 . 6 5 " ' " "
8 0
1 2 8
~~ `~ '= ~.
~ ! 5 0
0 . 6 7
V ° ' .. v Me n lo ok u P
th e z va
lu c.
i ~
A g o o d r u l e o f t h u m b i s t o i n t e r v i e w a t l ea st t h r e e p e o p l e a t e v e r y l e v e l o f t h e o r g a n i z a r i o n
II i
~ a n d a t le as t o n e f r o m e a c h o f t h e o rg
an iz
at io
n' s f u n c t i o n a l a r e a s ( a s d e s c r i b e d i n C h a p t e r 2 ) w h o
wi ll w o r k d ir ec tl y w i t h a n e w o r u p d a t e d s y s t e m . R e m e m b e r a l s o t h a t it
i s n o t n e c e s s a r y t o i nt et -
v i e w m o r e p e o p l e j u s t b e c a u s e i t i s a l az ge r or ga ni za ti on . I f t h e s tr at if ie d s a m p l e i s d o n e p r o p e r l y ,
a s m a l l n u m b e r o f p e o p l e w il l a d e q u a t e l y r e p r e s e n t t h e e n t ¢ e o r g a n i z a t i o n .
I n v e s t i g a t i o n
I n v e s t i g a t i o n i s t h e a c t o f d i s c o v e r y a n d a n a l y s i s o f d a t a . W t r i l e i nv
es ti
ga ti
ng e v i d e n c e i n a n
o r g a n i z a t i o n , a n a n a l y s t a c u l ik e S h e r l o c k H o l m e s , t h e f a b l e d d et ec fi ve f r o m 2 2 1 B B a k e r S tr
ee t.
A s a s y s t e m s a n a l y s t w o r k s t o u n d e r s t a n d u s e r s , t he ir o r g a n i z a t i o n , a n d i ts i n f o r m a t i o n
r e q u s e m e n u , it b e c o m e s i m p o r t a n t t o e x a m i n e d if fe re nt t y p e s o f h a z d d a t a t h a t o ff er i n f o r m a t i o n
u n a v a i l a b l e t h r o u g h a n y o t h e r m e t h o d o f d a t a g a t h e r i n g . H a z d d a t a r e v e a l w h e r e t h e o r g a n i s a t i o n
h a s b e e n a n d w h e r e i u m e m b e r s b e l i e v e i t is g o i n g . T o p i e c e t o g e t h e r a n a c c u r a t e p ic tu re , t h c
a n a l y s t n e e d s t o e x a m i n e b o t h q ua nt it at iv e a n d q ua li ta ti ve h a z d d at
a.
f ~ r u : ~ 1 1 ~ ~ s : ~ ~ n n ~ « u 9 ; , ~ ~ z ~ ? ~ I I 3 + ~ w ~ ? l r . ~ ~ n t
M a n y q ua nt it at iv e d o c u m e n u a z e a va il ab le f o r i nt er pr et at io n i n a n y b u s i n e s s , a n d t h e y i n c l u d e
re po rt s u s e d f o r d e c i s i o n m a l t i n g , p e r f o r m a n c e r ep
or ts
, r e c o r d s , a n d a v az ie ty o f f o r m s . A l l t he
se
d o c u m e n u h a v e s pe
ci fi
c p u r p o s e s a n d a u d i e n c e s f o r w h i c h t h e y a z e t ar
ge te
d.
R E P O R T S U S E D F O R D E C I S I O N M A K I N G . A s y s t e m s a n a l y s t n e e d s t o o b t a i n s o m e o f T h e d o c u m e n t s
t h a t a z e u s e d i n r u n n i n g t h e b us
in es
s. 'I
'h es
e d o c u m e n u a z e o f r e n p a p e r r e p o r t s r e g a z d i n g t he
st at us o f i n v e n t o r y , s al es , o r p r o d u c t i o n . M a n y o f t h e s e r e p o r t s a z e n o t c o m p l e x , b u t t h e y s er ^' ~
m a i n l y a s f e e d b a c k f o r q u i c k a ct io n. F o r e x a m p l e , a s a l e s r e p o r t m a y s u m m a r i z e t h e a m o a n t
s o l d a n d t h e t y p e o f s al es . I n a dd it io n, s al es r ep or ts m i g h t i n c l u d e g r a p h i c a l o u t p u t c o m p a n ~ 8
r e v e n u e a n d i n c o m e o v e r a s et n u m b e r o f p e r i o d s . S u c h r e p o r t s e n a b l e t h e d e c i s i o n m a k e r t o s oo
t
1 ~ e n d s e as
il y.
P r o d u c t i o n r ep or ts i n c l u d e r e c e n t c os ts , c u r r e n t i n v e n t o r y , r e c e n t l a b o r , a n d p l a n e i nf or u~ ~-
ti on . I n a d d i t i o n t o u s i n g t U e s e k e y r ep
or ts
, d e c i s i o n m a k e r s u s e m a n y s u m m a r y r ep or ts t o p ro -
v i d e b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n , s p o t e x c e p r i o n s t o n o r m a l o c c u r r e n c e s , a n d a f f o r d s tr at eg ic o ~~ er -
v i e w s o f o r g a n i z a t i o n a l p l a n s .
P E R F O R M A N C E R E P O R T S . M o s t p e r f o r m a n c e r e p o r t s t a k e t h e g e n e r a l f o r m o f a c N a l v e [ s u s
i n t e n d e d p e r f o r m a n c e . O n e i m p o r t a n t f u n c t i o n o f p e r f o r m a n c e r ep or ts i s t o a s s e s s t h e s iz e o f
t h e g a p b e t w e e n a c N a l a n d i n t e n d e d p e r f o r m a n c e . I t is a ls o i m p o r t a n t t o b e a b l e t o d e t e r m i n e
w h e t h e r t h a t g a p i s w i d e n i n g o r n a r r o w i n g a s a n o ve ra ll t r e n d i n w h a t e v e r p e r f o r m a n c e i s b e i n g
m e a s u r e d . F i g u r e 5 3 s h o w s a c l e a z i m p r o v e m e n t i n s al es p e r f o r m a n c e o v e r t w o t o t h r e e m o n t h s .
T h e a n a l y s t w i l l w a n t t o n o t e i f p e r f o r m a n c e m e a s u r e m e n t i s a v a i l a b l e a n d a d e q u a t e f o r 1 :e Y
o r g a n i z a t i o n a l a ze as .
C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S I V E M E T H O D S
1 3 5
~
— -
-
- - - ~
_ _ ~
_ _
_
~ —
r.
(^ ~,
A R os e by A nd O th er
N a m e . .. O r Qu al it y, N ot Q ua nt it ie s
" I fl~i
nk w e h a v e e ve ry th in g w e n ee d. P v e s a m p l e d 5 na nc ia i st
at e-
m e a u , sa
le s fi gu re s fo r e a c h b ra nc h, w a s t e f or e a c h s h o p — w e h a v e
it a 11 . W i t h a ll t he se n u m b e r s , w e s ho
ul d b e a bl
e to f ig ur e ou t h o w
to k e e p F ie ld s i s t he g re en , or a t le as
t at t he f or ef rn at o f t he f lo we r
bu si ne ss . W e c a n e v e n s h o w S e y m o u r F ie ld s hi ms el f b o w ] us
n e w
c o m p u t e r s ys te m c a n m a k e i t al l ha pp en ," s ay s R o d G ol de n, a ju
ni or
sy st em s an
al ys
t w o d d n g f or a m ed iu m- si ze d co ns ul ti ng g o u p .
T h e S r m , u n d e r t he s up er vi si on o f i ts b e a d s y s t e m s a na ly st ,
C l a y P o t u , h a s b e e n w o r k i n g o n a s y s t e m s p ro je ct f or t he e nr
ir e
ch ai
n o f 1 5 s uc ce ss fu l fl or is t s h o p s a n d i nd oo r fl or al m az ke ts c al le d
Fi el
ds . E a c h o f t hr ee M i d w e s t e r n c if ie s h a s f iv e Fi el ds o u U e u .
"A If fi ou gh i Y s j us
t a b u d d i ¢ g e nt er pr is e n o w , e ve nt ua ll y w e
w a n t t o g o w w it h o f f s h o o u t o k~
at f a d o z e n s ta
te s;
' s ay s S e y m o u r
Fi el ds , th e o w n e r . " I w a n t t o re ap t he b en ef it s o f a ll t he b ap
pi ae
ss w e ' v e s o v m s o fa
r. I t hi
nk w e c a n d o i t b y p la
yi ng
m y h u n c h e s a b o u t
w h a t i s th e be st t i m e t o pu rc ha se f lo we rs a t e a c h E u r o p e a n m a z k e t
w e b u y f r o m , a n d t he n w e s ho ul d p m a e b a c k o u r p ur
ch as
es .
" O v e r t he p as
t th
re e ye az s, I 'v e wr it te n lo ts o f m e m o s t o o u r
m a n a g e r s a b o u t t hi
s pl an , T h e y ' v e w ri tt en s o m e g o o d o n e s b a c k ,
to o. I t hi nk w e ' r e r e a d y t o st
ak e o u t s o m e t er
ri to
ry o n t hi
s s o o n , "
co nt in ue s S e y m o u r , pa
in ti
ng a r o s y p ic tu re o f Fi
el ds
's f u m e .
" I a gr ee ;' s a y s R o d . " W h e n I c o m e b a c k f r o m m y a na ly si s
o f t he
se f ig ur rs ,^ h e s ay s, i nd ic at in g a l az ge s t a c k o f m at er ia l
h e h a s u n e a r t h e d f r o m F ie ld s fi el d of fi ce s, " w e ' l l b e a bl e
to d el iv er ."
T h r e e w e e k s l at er , R o d r et
ur ns
t o C l a y w i t h w il ti ng
co nf id en ce . " I d o n ' t I m o w w h a t t o m a k e o f a ll t ie s. I c an
't s e e m t o g e t a t w h a t ' s c a u s i n g t he c o m p a n y ' s g r o w t h , o r
h o w i t' s m a n a g e d T h e y ' v e b e e n e x p a n d i n g , b u t I 'v e b e e n
t h r o u g h a ll t he f ig ur es , a n d n o t h i n g r ea ll y s e e m s t o m a k e
s e n s e y e G "
C l a y l is
te ns
e mp at he ti ca ll y, t he
n sa
ys , ' y o u ' v e g iv en m e
a g e r m o f a s i de a. W h a t w e n e e d i s s o m e c ro
ss -p
ol li
na ti
on ,
a b re
at h o f f re sh a ir . W e n e e d t o di g a l if
fi e de ep er . D i d y o u
e x a m i n e a ny tU in g b u t t he
ir b o t t o m l in
e? "
R o d l oo ks s ta r8 ed a n d r ep
li es
, " N o , I — u h — w h a t d o y o u
t e r •
H o w c a n C l a y P ot ts t ac ff ul ly e xp la in t o R o d G o l d e n t ha t
ex am in ar io n o f q ua li ta ti ve u w e l l a s qu aa ti ta av e d o c u m e n u
c o u l d b e i m p o r t a n t t o de
li ve
ri ng
a n a cc ur at e a s s e s s m e n t o f
Fi el
ds 's
p ot en ti al t o b e a m o r e f nr it fu l en te rp ri se ? T a a p az a-
g r a p h , r e c o m m e n d s o m e s pe
ci fi
c d o c u m e n t s t ha
t sh
ou ld
b e
re ad . Li st t he s pe ci fi c s u p s R o d s ho
ul d fo ll ow i n e va lu at in g
qu al it at iv e d o c u m e n t s o bt
ai ne
d f r o m F ie ld s. W r i t e a p az a-
g r a p h t o e x p l a i a h o w q ua ]i ta ti ve d o c u m e n u h el
p in p re se nt in g
a n o ve ra ll a c c o u n t o f Fi
el ds
's s uc ce ss .
W e e k
N ~ m 6 e r o f N u m b e r o t
P e
Pr od r e d
Ba tc he s
Re le ct et l
R e e c e d e
~ A m o u n t
A w a y fr o m
~ 9
2 4 5
~ 9 5 % G oa l
2/ 1 6
2/ 23
~ 9
1 9
~' 8
8. 3
2. 8
2 5 2
2 4 5
~4 7 3
6. 3
5. 2
3. 3
t 3
3 9
3/ 16
2 6 0
1 3
5. 3
0. 2
Oi 3
3~ 0
2 6 0
2 6 0
1 3
0
5 '
4/ 6
7 3
5. 0
~ : ~ .
4/ 13
4/ ZO
2 4 4
2 4 2
7 2
~~ 5. 0
4. 9
, . .
. . ,
Pc ho
rm nn
cc
4/ 27
2 4 9
2 4 9
~~ 11 4.
5 4.
4 . .
re po rc e
sh ow
9 oa
l5 ..
.
`i nd ic at es me to r
4. 4
. . .
eu ce ed ed th e< 5% 8o ai
~.. .
-' ._ _: -. .' .. .. :,
,, . a nd t re
nd s.
A p e r f o r m a n c e r ep or t s h o w i n g
- i m p r o v e m e n t
T 4 0
P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S I V E M E T H O D S
1 4 1
P O L I C Y H A N D B O O t C S . T h e l as t t y p e o f q ua
li ta
ti ve
d o c u m e n t w e c on
si de
r is
t h e p ol ic y h a n d b o o k
Al th
ou gh
t he
se d o c u m e n t s t yp ic al ly c ov er b ro ad a ze as o f e m p l o y e e a n d w rp or at e be ha vi or , a
sy st
em s an
al ys
t c a n b e p ri
ma ri
ly c on ce rn ed w it
h th os e th at a dd
re ss
p ol
ic ie
s ab ou t c o m p u t e r
se rv
ic es
, u se
, ac ce ss , se cu ri ty , a n d c ha rg es . E x a m i n i n g p ol ic ie s al lo ws a s ys te ms a na
ly st
t o ga
in
aw az en es s of
t he v al ue s, at
ti tu de s, a n d b el
ie fs
g ui di ng t he c or
po ra
ti on
.
O b s e r v i n g a D e c i s i o i a M a k e r ' s ~ e h a v a o r
O b s e r v i n g d ec is io n m a k e r s , t he
ir p hy
si ca
l e n v i r o n m e n t , a n d t he
ir i nt er ac ti on w i t h t he
ir p hy
si -
ca l,
e r g o n o m i c e n v i r o n m e n t i s a n i m p o r t a n t u n o b t r u s i v e m e t h o d f o r a s y s t e m s a na
ly st
. T h r o u g h
o b s e r v i n g a ct iv it ie s o f d ec is io n m a k e r s , a n a na ly st s e e k s t o g a i n i ns ig ht a b o u t w h a t i s ac
tu al
ly
d o n e , n o t ju st w h a t i s d o c u m e n t e d o r e xp
la in
ed . I n a dd
it io
n, t h r o u g h o bs er va ti on o f t h e d ec is io n
m a k e r , a n a na ly st a t t e m p u t o s e e f ir
st ha
nd t h e r el
at io
ns hi
ps t ha
t ex is t b e t w e e n d ec is io n m a k e r s
a n d o th er o rg an iz at io na l m e m b e r s . O b s e r v a t i o n o f d ec is io n m a k e r s ' i nt
er ac
ti on
s w i t h t ec hn ol o-
g e s c a n a ls
o r e v e a l i m p o r t a n t c lu
es r eg
az di
ng H C I c o n c e r n s , s u c h a s h o w w e l l t h e s y s t e m f it s
w i t h t h e u se r.
~ u • e r r T > , ~ , , z ~ T, rP
~ " i ;~
~ ~-
.; :~
r T T^ .1 '~ in ;,t
er ri Tr i~ ~n
M a n a g e r s w o r k d a y s h a v e b e e n d es cr ib ed a s a s er ie s o f i nt er ru pt io ns p u n c N a t e d b y s ho
rt b ur
st s
o f w o r k . I n o th er w o r d s , p i n n i n g d o w n w h a t a m a n a g e r " d o e s " i s a s li
pp er
y pz
op os
it io
n, e v e n
u n d e r t h e b es t o f c ir
cu ms
ta nc
es . A s y s t e m s a na ly st c a n g r a s p h o w m a n a g e r s e ba
za ct
er iz
e th
ei r
w o r k b y u s i n g i nt er ac ti ve i nt er vi ew s a n d q ue
st io
nn ai
re s.
O b s e r v a t i o n , h o w e v e r , a l l o w s t h e a na
-
ly st t o s e e f ir
st ha
nd h o w m a n a g e r s g at he r, p ro
ce ss
, sh ar e, a n d u s e i n f o r m a t i o n a n d t e c h n o l o g y t o
g e t w o r k d o n e .
A l t h o u g h i t i
s po
ss ib
le t o de
sc ri
be a n d d o c u m e n t h o w m a n a g e r s m a k e d ec
is io
ns u s i n g b o x e s
a n d a r r o w s , w e a ze
p ri
ma ri
ly d es
cr ib
in g h u m a n s a n d t he
ir a ct
iv it
ie s.
T h e r e f o r e , w e s u g g e s t t ha
t
s y s t e m s a na ly st s u s e a m o r e h u m a n i s t i c a p p r o a c h t o de
sc ri
be w h a t m a n a g e r s d o . T h i s m e t h o d
is c al le d t h e a n a l y s t s p la ys cr ip t. W i t h t hi
s t e c h n i q u e , t h e " a c t o r " i s t h e d ec is io n m a k e r w h o i s
o b s e r v e d " a c t i n g " o r m al ti ng d ec
is io
ns . W h e n y o u s et u p a p la
ys cr
ip t,
y o u l is t t h e a ct or i n th
e
le ft
-h an
d c o l u m n a n d a ll
h is
o r h e r a ct
io ns
i n t h e r ig
ht -h
an d c o l u m n , a s s h o w n i n F i g u r e 5 .7
. A1 1
ac ti
vi ti
es a ze
r e c o r d e d w i t h a ct io n ve
rb s,
s o t ha
t a d ec is io n m a k e r w o u l d b e d es cr ib ed a s ̀
Ya ll dn g; '
' °s y m p l i n g ,̂ " c o s e s p o n d i n g , " a n d " d e c i d i n g „
U s i n g a p la
ys cr
ip t is
a n o r g a n i z e d a n d s ys
te ma
ti c a p p r o a c h t ha t d e m a n d s t h e a na ly st b e a bl e
to u n d e r s t a n d a n d a rt ic ul at e t h e a ct io n t a k e n b y e a c h o b s e r v e d d ec is io n m a k e r . T h i s a p p r o a c h
ev en
tu al
ly a ss
is u t h e s y s t e m s a na
ly st
i n d e t e r m i n i n g w h a t i n f o r m a t i o n i s re qu ir ed f o r m a j o r
o r f r e q u e n t d ec
is io
ns m a d e b y t h e o b s e r v e d p e o p l e . F o r i ns
ta nc
e, f r o m t h e q ua
li ty
a ss
ur an
ce
m a n a g e r e x a m p l e i n t h e p la ys cr ip t, i t is
c le az t ha t e v e n t h o u g h t hi s de
ci si
on m a k e r i s o n t he
m i d d l e m a n a g e m e n t le ve l, h e o r s h e r eq ui re s a f ai
r a m o u n t o f e xt
er na
l i n f o r m a t i o n t o p e r f o r m t he
re qu ir ed a ct iv it ie s o f t hi
s sp
ec if
ic j o b .
Q b s e r v i n g t h e P h y s i e a l E n e i a ~ o n m e n t
Ob se rv in g th
e ac
ti vi
fi es
o f d ec is io n ma
ke rs
i s ju
st o n e w a y t o as
se ss
t he
ir i nf
or ma
ti on
r eq ui rc -
m e n u . O bs
er vi
ng f le
e ph
ys ic
al e nv ir on me nt w h e r e d ec is io n m a k e r s w o r k a ls o re ve al s m u c h
ab ou t th
ei r h u m a n i nf
or ma
ti on
r eq
ui re
me nt
s. M o s t o ft
en , su ch o bs
er vi
ng m e a n s s ys
te ma
ti ca
ll y
ex am in in g th
a of
fi ce
s o f d ec
is io
n m a k e r s b ec
au se
o ff
ic es
c on
st it
ut e th
ei r pr im ar y wo
rk Pl
a~ z
De ci
si on
m a k e r s i nf lu en ce , a n d a ze i n tu
rn i nf lu en ce d b y , t he
ir p hy si ca l en
vi ro
nm en
ts a n d b 7'
th ei
r in
te ra
ct io
ns w it
h th
e te ch no lo gy t ha
t ta
ke s pl
ac e th
er e.
M a n y H C I c on
ce rn
s ca n b e i de nt i-
fi ed t hr ou gh s ce
uc tu
re d ob
se rv
at io
n a n d c on fi rm ed w it h ot
he r te ch ni qu es , su ch a s in te rv ie ws o r
qu es ti on na ir es .
jw rn
z Tr sv n' . ~ T ., c~
. ~r n~ _r .
cJ lt l il
t r' ~~ ;~ r• cn ar ~~ r~ a ~~ 7[ '~ ~' ~~
~1 ~
I pi lm c nt
ic s so me ti me s us
e a s tr
uc tu
re d f o r m o f cr it ic is m ca
ll ed
a us
e- en
-s ce
ne a na ly si s to
s Ys
-
te ma
uc al
ly a ss
es s w h a t i s in
a s in
gl e sh ot o f th e fi
lm . T h e y l o o k a t ed it in g, c a m e r a a ng
le , se
c
de co r, a n d t he
a ct
or s a n d t he
ir c os tu me s to
& n d o ut h o w t he y az e sh
ap in
g th
e m e a n i n g o f th
e fi
lm
as i nt
en de
d b y t he
d ue
ct or
. S o m e t i m e s t he f il m' s mi
ce -e
n- sc
8n e wi ll c on
tr ad
ic t w h a t i s sa +d i n
Pl ay
sc ri
pt Co
mp an
y: s o l i d s t e e l s h e l v i n
Ma iy si s
An al
ys t;
z , a r a c x e t
g
Sc en
ar io
: q u z y i
Da te
: ~ ~
s" ~ ' ~ c e
1/ 3 / 2 0 1 3
Oe ci
sf on
M ak er (q
~~ or )
- - ~ - - - _
In fo
rm at
io n - Re la te d gc ti vl
~ g ~ A s s u r a n c e
Sc ri
t
A s k s s h o p f l o o r
p r o d u c t i o n r e p o r t U P ~ i s o r f o r t h e d ~ y „s
S h o p F l o o r
S u P ~ v i s o r
e~ r t o u t d a i 1 Y c c u n p u t ~ , i z ~ p r o d u c t i o n
D i s c u s s e s r e c u t = y n 4 P r o b l e m s y
ty p r o d u c t i o n
r u n s w i t h q u a l i t y
W a 1 i t Y A s s u r a n c e
a s s u r a n c e ( Q A ) m a n a g e r
M a n a g er
R e a d s P r o d u c t i o n r e p o r t
t o r n t h e
~ t ~ e P o r t w i t h o t h e r
~
r e L ~ r t s
4 A m o d e l8 o n ~ _ ~ d a' ~'
Y P = o d u c t i o n
~ p u t e r
x v n i n t o
O b s e z y e s o n s c r e e n r es u7 ,t s o p Q A d e l
C a l l s s t e e l s u p p l i e r s t o d is ~~ yy s d e v i a t i o n s
f r o m 4 u a l i t y
S h o p F l o o r
s t a n d a r d s
S u p e r v i s o r
w i t h q u a 7 , y y a s s u r a n e 9 ° a l i t y s p e c i f i c a t i o n s
A s s u r a n c e
p r e s i d e n t o f p r~
u~ o n~
a g e r ~ d v i c e
M a n a g e r
D r a £ t s l e t t e r t o i n f o r m s u p p l i e r s o
q u a l i t y s p e c i f i c a t i o n s
~ a g r e e d o n i n m e e t ya 4
S o d s ~ ~ t O v l ~ e
V i c e P r e s i d e n t o f
P r e s i d e n t v i a e ma ;i
P r o d u c t yo n
R e a d s d r a f t e d l e t t e r
~ ~ ~ ~ S~ ~ C e
R e t u r n s c o r r e c t i o n s a n d c c u ~ e n t s v i a e rt ~y l
M a n a g e r
R e a d s c o r r e c t e d l a t t e r o n e m a i l
R e w r i t e s l e t t e r t o r e f l e c t c h a n g e s
th e di
al og
ue . F o r i nf
or ma
ti on
r eq ui ce me nu a na
ly si
s, a s ys te ms a na
ly st
c an t ak e o n a r ol e si mi la z
co t ha
t of
t he
f il
m cr it ic . It
o fr en i s po
ss ib
le t o ob
se rv
e th
e pa rt ic ul az s o f t he
s Lu ro un di ng s th at
~~' ffi
c on fi rm o r ne
ga te
t he o rg
an iz
at io
na l na rr at iv e (
al so c al le d st
or ie
s or
d ia
lo gu
e) th
at is
f o m m d
dv 'o
ug h in
te rv
ie ws
o r qu
es ti
on na
ir es
. T h e m e t h o d S T R u c t u r e d O Bs er va ti on o f t he E n v i r o n m e n t i s re fe rr ed t o as S T R O B E .
Su cc
es sf
ul a pp li ca ti on o f S T R O B E r eq
ui re
s th at a n a na
ly st
e xp li ci fl y ob se rv e se
ve n co
nc re
te el
em en
ts c o m m o n l y f o u n d i n of fi ce s. T h e s ev
en o bs
er va
bl e e l e m e n u a n d s o m e k e y q ue st io ns
~a z m a y a ri se a ze l is
te d in
F ig ur e 5.
8. T h e s e e l e m e n u c an r ev
ea l m u c h a bo ut t he
w a y a d ec is io n
ma ke
r ga
th er
s, p ro
ce ss
es , st
or es
, a n d s ha
ze s in
fo rm
af io
n, a s we
ll a s ab ou t th
e de
ci si
on m ak er 's
cr ed ib il it y in
t he
w or
kp la
ce .
G~ ~a ~G dF . a . 7
A s am
pl e pa ge f ro m an a na
ly st
s pl ay sc ri pt d uc ri bi ng d ec
is io
n ma
lt in
g.
7 4 2
P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S
~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ° ~
Ob se
rv ah
le E le
me nt
S e v e n c on cr et e ob se rv ab le
e l e m e n u o f S T R O B E a a d ,
er za mp le s o f q ue
st io
ns a s a na ly st
Of fi
ce l oc
at io
n
m a y w a n [ to
a s k
' i
l II V= O~ ~P d~ ~ . ~
~ A s u m m a r y o f d ec is io n- m a k e r
ch ar
ac te
ri st
ic s th
at c or re sp on d
to o bs er va bl e el
em en
ts i n th e
ph ys
ic al
e nv ir on me nt ,
De sk p la
ce me
nt
St at io na ry e qu ip me nt
Pr op
s
Ex te rn al i nf
or ma
ti on
s ou rc es
Of fi
ce l ig
ht in
g an
d co
lo r
Cl ot hi ng w or n by d ec is io n ma
ke rs
Qu es
ti on
s an
A na ly st M ig
ht In
ve st ig at e
W h o h as
t he c or ne r of
fi ce
? Ar
e th e ke
y de ci si on m ak er s di sp er se d ov er s ep
ar at
e fl
oo rs
?
Do es
t he p la
ce me
nt of
t he d es
k en
co ur
ag e
co mm
un ic
at io
n? D oe s th e pl
ac em
en t
de mo ns tr at e po
we r?
Do es t he d ec is io n ma
ke r pr ef er t o ga
th er
an d st
or e in
fo rm
at io
n pe rs on al ly ? Is
t he
st or ag e ar
ea l ar ge o r sm al l?
Is t he
re e vi de nc e th
at t he d ec is io n ma
ke r
us es a P C , s m a R p h o n e , or
t ab
le t co mp ut er
in t he o n c e ?
Do es t he d ec is io n ma
ke r ge t m u c h
in fo rm at io n fr
om e xt
er na
l so
ur ce
s su ch a s
tr ad
e jo
ur na
ls o r th e W e b ?
is t he l ig ht in g se
t up
t o d o d et ai le d wo
rk o r
mo re a pp ro pr ia te f or
c as ua l co mm un ic at io n?
Ar e th e co lo rs w a r m a nd
i nv it in g?
Do es t he d ec is io n ma
ke r s h o w a ut
ho ri
ty b y
we ar in g co
ns er
va ti
ve s ui ts ? Ar
e em
pl oy
ee s
re qu
ir ed
t o we
ar u ni
fo rm
s?
T h r o u g h t he u se
o f S T R O B E , a s ys te ms a na ly st c an g ai
n a b et
te r un de rs ta nd in g o f h o w m a n -
ag er s ga th er , p
ro ce
ss , s
to re
, a n d u se
i nf
or ma
ti on
. A s u m m a r y o f th e ch ar ac te ri sd es e ~c
hi bi
te d b y
de ci si on m a k e r s a n d t he
c oa es po nd in g ob se rv ab le e le
me nt
s is
s h o w n i n Fi gu re 5 .9
.
O n e w a y t o i m p l e m e n t S T R O B E i s th ro ug h th e us
e o f a n a ne
cd ot
al c he
ck li
st w it
h me an in g-
fu l sh
or th
an d sy mb ol s. T tu
s ap pr oa ch t o S T R O B E w a s u se
fu l in
a sc er ta in in g th
e in
fo rm
at io
n
re qu ir em en u fo r fo ur k e y d ec
is io
n ma
ke rs
i n a f ra nc hi se c lo
th in
g st
or e.
In F ig ur e 5.
10 , t he s ys
te m an al ys e us
ed f iv
e sh
or th
an d s y m b o l s t o ev al ua te h o w o bs
er va
ti on
of t he S T R O B E e le
me nz
s c o m p a z e d w it h th
e or
ga ni
za ri
on al
n ar
ra ti
ve g en
er at
ed t hr
ou gh
i nc
er -
vi ew
s. T h e f iv e s y m b o l s a ze a s fo
ll ow
s:
Ch ar
ac te
ri st
ic s of
D ec is io n M a k e r s
Ga th
er s in fo rm at io n in fo rm al ly
Se ek
s ex
tr ao
rg an
iz at
io na
l in fo rm at io n
Pr oc es se s da
ta p er
so na
ll y
St or es i nf or ma ti on p er
so na
ll y
Ex er
ci se
s po
we r in
d ec
is io
n ma
ki ng
Ex hi bi ts c re
di bi
li ty
i n de
ci si
on m ak
in g
Sh ar es i nf or ma ti on w it h ot
he rs
Co rr es po nd in g El em en ts
in t he
P hy
si ca
l En vi ro nm en t
W a r m , in
ca nd es ce nt l ig ht in g an
d co lo rs
Tr ad
e jo
ur na
ls p re se nt in
o ff
ic e
PC s,
o r ta
bl et
c om pu te rs p re se nt in
o ff ic e
Eq ui pm en t/ fl es p re
se nt
in o ff ic e
De sk p la
ce d fo
r po
we r
We ar s au th or it at iv e cl ot hi ng
Of fi
ce e as il y ac
ce ss
ib le
C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S I V E M E T H O D S
1 4 3
A n a ne cd ot al l is
t wi
th s y m b o l s f or
us e is a pp
ly in
g S T R O B E .
An ec
tl at
al L (s
t wi
th S ym
6o is
fo r Ap p~ y~ ~A
Na rr
at iv
e po
rt ~y
ye d by
S T R O B E
Or ga ni za ti on M em be rs
of fi
ce L oc
at io
n O n c e L ig ht in 8,
~" f° ""
's ~~
n ~a ~ ~e nY
fl ow
in g
an d Eq ui pm en t
Co lo
r, a nd
G ~p
hi cs
Cl ot hi ng o tt he
Oe ci
sl on
M ak er
oh II
I l er el a
\ ^
M n m o sa
yo ,' If lg ur c o
us ~
th e pe
rc cr
rt ag
e~ m yg cl f. "
v
Vi nn lc so
ya , "
I I ik
e t o rt ~d
~p o n th er so th
ln 9a
`
/ Ed
e ay
a. 'T
hc rl
9h v ha nd
\ do c~ nt al wa
th a le
k ha nd i 7 do
in g~ at ~
.- Ad
am n
e. ~y
o, "O
ur c om pa ny
do ce
nt eV
un 9e
m uc h:
We op
ar as
lo n~
a ra tf
o* o
II I n
ig ht
g om ct lm ce .
rs ~y ~. ~}
ya A o th
in ge
O hn nl e
th e wa
y Mr . g ap ma w on
co so
.• ~.
. JN
lo ~ ay
s, 'S
t, ~n
lr y d
oc an
k oc
em * q ca
m ao me el me o. '•
". .
<' -
_ 4;
E: ~.
~ ?
Ke y
~ I
~ ~
Co nf ir m th
e na rr at iv e
C C ue
t ol
oo kf
ur th
er X Ne
ga te
o r re
ve rs
e th
e na rr at iv e
' ~ -
_ , i
Mo di yt he na rr at iv e
Su pp le me nt th
e na rr at iv e
1. A c h e c k m a z k m e a n s t h e n ar
ra ti
ve i s c o n f i r m e d .
2• A n " X " m e a n s t h e n ar
ra ti
ve i s re ve rs ed .
~• A n o v a l o r e y e - s h a p e d s y m b o l s er ve s a s a c u e f o r t h e s y s t e m s a na ly st t o l o o k f ur th er .
4• A s q u a z e m e a n s o bs
er va
ti on
o f t h e S T R O B E e l e m e n t s m od if ie s th
e na
rr ar
iv e.
5. A c ir cl e m e a n s t h e n ar
ra ti
ve i s s u p p l e m e n t e d b y w h a t i s o b s e r v e d .
W h e n S T R O B E i s i m p l e m e n t e d i n th
is m a n n e r , t h e a na ly st f ir
st w ri
te s d o w n k e y o rg
an i-
za ti on al t h e m e s B o w i n g o u t o f i nt
er vi
ew s.
T h e n h e o r s h e o b s e r v e s a n d r e c o r d s t h e e l e m e n t s
of S T g O B E . T h e a na ly st t h e n c o m p a z e s t h e n ar
ra ti
ve a n d o bs er va ti on s a n d u s e s o n e o f t h e f iv e
~P Pr op ri at e s y m b o l s t o ch
ar ac
te ri
ze t h e r el
at io
ns hi
p. T h e a na
ly st
t hu
s cr
ea te
s a t ab le t ha t fi
rs t
do ci un en ts a n d t h e n a id s in t h e a na ly si s o f o bs
er va
ti on
s.
7 8 0
P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S
T h e D a t a . F l o w A p p r o a c h t o ~ Y u f f i a n
R e q u a r e a n e n f s i ) e t e ~ i a a a t i o n
W h e n s ys te ms a na ly st s at
te mp
t to
u nd er st an d th
e in fo rm at io n re qu ir em en ts o f u se
rs , t
he y m u s t
b e a bl e to
c on
ce pt
ua li
ze h o w d at
a m o v e t hr
ou gh
t he o rg an iz at io n, t he p ro ce ss es o r tr
an sf
or ma
-
ti on
th at
th e da ta u nd er go , a n d w h a t th
e ou tp ut s az
e. A k h o u g h i nt
er vi
ew s a n d t he
i nv
es ti
ga ti
on o f
ha rd
d at a pr
ov id
e a v er ba l na
zr au
ve o f th
e sy
st em
, a v is ua l de pi ct io n ca
nc ry
st al
li ze
th is
i nf
or ma
- ti
on f or u se
rs a n d a na
ly se
i n a u se
fu l w a y .
T h r o u g h a s tr uc tu re d an al ys is t ec
hn iq
ue c al
le d da ta f lo w di ag ra ms ( D F D s ) , a s ys te ms a na
-
ly st ca n pu t to
ge th
er a g ra
pl 'u
ca l r
ep re se nt at io n o f d at
a pr oc es se s th
ro ug
ho ut
a n o rg
an iz
at io
n. B y
us in
g co mb in at io ns o f o nl y fo ur s ym
bo ls
, a s ys te ms a na
ly st
c an c re at e a p ic
to ri
al d ep
ic ti
on o f
pr oc es se s th
at w il
l ev en tu al ly p ro vi de s ol id s ys
te m do
cu me
nt at
io n.
~ , . a v a ~ r ~ ~ ~ ~ : s c i f t i ~ ~ u ~ a z ~ ~ l ~ n ~~
~~ ja
r; cr
~~ ~:
~
T h e d at a fl ow a pp ro ac h ha s fo ur c hi
ef a dv an ta ge s ov er n ar ra ti ve e xp
la na
ti on
s o f t he
w a y d at a
m o v e t tu ou gh t he
s ys te m:
1. F r e e d o m f r o m c om
mi tt
in g to
t he
t ec hn ic al i mp le me nt at io n o f t he s ys
te m to o ea
zl y.
2. F ur
th er
u nd
er st
an di
ng o f t he
i nt
ea el
at ed
ne ss
o f'
sy st
em s a n d s ub sy st em s.
3. C o m m u n i c a t i n g c ur re nt s ys te m I m o w l e d g e t o us
er s th
ro ug
h da
ta f lo w di ag ra ms .
4 . A na
ly si
s o f a p ro
po se
d sy
st em
t o de te rm in e if th
e ne
ce ss
ar y da ta a n d p ro ce ss es h a v e b ee n
de fi
ne d.
Pe rh
ap s th
e bi gg es t ad va nt ag e li es i n th e co nc ep tu al f r e e d o m f o u n d i n th e us
e o f t he f ou
r s y m b o l s (c ov
er ed
i n th e u p c o m i n g s ub
se ct
io n o n D F D c on
ve nr
io ns
). ( Y o u w il
l r ec og ni ze t hr
ee o f
th e s y m b o l s f r o m C ha pt er 2 .)
N o n e o f t he
s y m b o l s s pe
ci fy
t he p hy si ca l as
pe ct
s o f i mp le me nt a-
ri on
. D F D s e mp
ha si
ze t he
p ro ce ss in g o f d at a or
t he t ra
ns fo
rm in
g o f d at a as
t he y m o v e t hr ou gh a
va ri
et y o f p ro ce ss es . I n lo
gi ca
l D F D s , th er
e is
n o d is ti nc ti on b et we en m a n u a l o r au
to ma
te d pr
o- ce
ss es
. Ne it he r ar e th
e pr
oc es
se s gr
ap hi
ca ll
y de pi ct ed i n ch
ro no
lo gi
ca l or
de r.
R at
he r,
p ro
ce ss
es
ar e ev
en tu
al ly
g ro
up ed
t og
et he
r if fi
ut he r an al ys is d ic ta te s th at it
m a k e s s en
se t o d o s o. M a n u a l
pr oc
es se
s az e pu
t to
ge th
er , a n d a ut om at ed p ro
ce ss
es c a n a ls
o b e p ai re d wi th e ac h ot
he r.
T lr
is co
nc ep
t, ca
ll ed
p ar ti ti on in g, i s ta ke n u p i n a l at
er s ec ti on .
cr cr
nn ;,
~v mt
rn e~
mm ~ rl
a~ ~~
rn
I as T~ [~ e ~^
~a r~
~ 16 ~n a~ ;~ rr ~, mm %~ .
F o u r b as
ic s y m b o l s a ze u se
d to
c ha
rt d at a m o v e m e n t o n d at a fl ow d ia
gr am
s: a d ou bl e sq
ua ze
, : ui
az ro w, a r ec
ta ng
le w it h ro un de d co
rn er
s, a n d a n o p e n - e n d e d r ec
ta ng
le (c
lo se
d o n t he
le fr
s id
e an
d
o p e n e n d e d o n t he
r ig ht ), a s s h o w n i n Fi
gu re
7 .1
. A n e nt
ir e sy st em a n d n u m e r o u s s ub
sy st
em s ca n
b e d ep
ic te
d gr
ap hi
ca ll
y wi th t he
se f ou r s y m b o l s i n co
mb in
at io
n. T h e d ou
bl e sq
ua ze
i s us ed t o de
pi ct
a n e xt
er na
l en ti ty ( an
ot he
r de
pa rt
me nt
, a b us
in es
s, a
pe rs
on , or
a m a c h i n e ) th
at c a n s en d da ta t o or
r ec
ei ve
d at a f r o m t he
s ys
te m.
T h e e xt
er na
l en
ti ty
,
or ju
st e nt
it y,
is a ls
o ca
ll ed
a s ou
rc e or
d es
ti na
fi on
o f d at
a, a n d i t is
c on
si de
re d to b e e xt
er na
l ro
th e sy
st em
b ei
ng d es
cr ib
ed . E a c h e nt it y is
l ab el ed w it
h a n a pp ro pr ia te n a m e . A lt
ho ug
h it
i nt
eo -
ac ts
w it h th
e sy st em , it
i s co
ns id
er ed
a s be
in g ou
ts id
e th e bo
un da
ri es
o f th
e sy st em . A n e n6 ry
sh ou
ld b e n a m e d w it
h a n ou n. T h e s a m e e nr ir y m a y b e u se
d m o r e t ha n o n c e o n a g iv en d at
a fl
ow
d i a g a m t o av oi d cr
os si
ng d at
a fl ow l in es .
T h e a rr
ow s h o w s m o v e m e n t o f d at
a f r o m o n e p oi nt t o an
ot he
r, w it
h th
e h e a d o f t he
a rr
ow
po in ti ng t ow az d th
e da
ta 's
d es
ti na
ti on
. D a t a f lo ws o cc
ur ri
ng s im
ul ta
ne ou
sl y c a n b e d ep
ic te
d
do in g ju
st t ha t th
ro ug
h th e us
e o f pa
za ll el a rr
ow s.
B e c a u s e a n a rr ow r ep
re se
nt s da
ta a bo ut a p ~~ -
so n,
p la
ce , or
t hi
ng , i
t t oo
s ho
ul d b e d es
cr ib
ed w it h a n o u n
A r ec
ta ng
le w it h ro un de d co
rn er
s is
u se
d to
s h o w t he o cc
ur re
nc e o f a t ra
ns fo
rm in
g pr
oc es
s.
Pr oc
es se
s al
wa ys
d en
ot e a c ha ng e in
o r tr
an sf
or ma
ti on
o f d at a; h en
ce , th e da
ta f lo w le
av in
g a
pr oc
es s is
a lw
ay s la be le d di fF er en fl y th
an t he o n e e nt
er in
g it . P
ro ce
ss es
r ep
re se
nt w o r k b ei
ng
pe rf
or me
d in
t he s ys
te m a n d s ho
ul d b e n a m e d u si
ng o n e o f th
e fo
ll ow
in g fo
rm at
s. A c le ar n a m e
m a k e s it
e as ie r to
u nd er st an d w h a t t he
p ro
ce ss
i s ac
co mp
li sh
in g:
1. W h e n n a m i n g a 3 ri gh -l ev el p ro
ce ss
, as
si gn
t he
p ro
ce ss
t he n a m e o f t he w h o l e s ys te m. A a
e x a m p l e i s I N V E N T O R Y C O N T R O L S Y S T E M .
C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R A M S
1 8 7
Sy mb ol
Me an
in g
Ex am pl e
~' ~r ~ ~" ~ ~ "~
T h e f ou r ba
si c sy mb ol s us
ed in d at a B o w d ia
gr am
s, th
en me
an in
gs , an d e~ ca mp le s.
En ti
Ty St
ud en
t
Ne w St
ud en
t In fo rm at io n
Da ta F lo w
2. 7
~ Cr ea te
~ Pr
oc es
s {
St ud
en t
Re co
rd
~
Da ta S to re
- -
St ud
en t Ma st er
2. W h e n n a m i n g a m aj
or s ub sy st em , us
e a n a m e s uc h as
I N V E N T O R Y R E P O R T I N G
S U B S Y S T E M o r I N T E R N E T C U S T O M E R F U L F I I , L M I I V T S Y S T E M .
3. W h e n n a n u n g d et ai le d pr
oc es
se s,
u se
a v e r t- ad
je ct
iv e - n o u n c om
bi na
ti on
. T h e v er
b de
sc ri
be s th
e ty pe o f ac
ti vi
ty , s uc h as
C O M P U T E , V E R I F P , P R E P A R E , PR Il VT , or
A D D . T h e n o u n i nd
ic at
es w h a t t he m aj
or o u t c o m e o f th
e pr
oc es
s is
, s uc h as
R E P O R T o r
R E C O R D . T h e a dj
ec ti
ve il
lu st ra te s w h i c h s pe ci fi c ou
tp ut
, s uc
h as
B A C K O R D E R F , D o r
I N V E N T O R Y , is p ro du ce d. E x a m p l e s o f c om pl et e pr
oc es
s n a m e s a ze C O M P U T E S A L E S
T A X , V E R I F Y C U S T O M E R A C C O U N T S T A T U S , P R E P A R E S I 3 I P P I N G I N V O I C E ,
P R I N T B A C K - O R D E R E D R E P O R T , S E N D C U S T O M I I 2 E M A I I . C O N F I I 2 M A T I O N ,
V E R I F Y C R E D T T C A R D B A L A N C E , a n d A D D I N V E N T O R Y R E C O R D .
A p ro
ce ss
m u s t a ls
o b e g iv en a u ni qu e id
en ti
fy in
g n u m b e r t ha
t in
di ca
te s it
s l ev
el i n th
e di ag ra m.
Tl ri s or
ga ni
za ti
on i s di
sc us
se d la
te r in
t hi
s ch ap te r. S ev
er al
d at
a fl ow s m a y g o i nt o a n d o ut o f
ea ch p ro
ce ss
. F ac
am in
e pr
oc es
se s wi
th o nl y a s in
gl e fl
ow i n a n d o ut fo
r mi
ss in
g da
ta f lo
ws .
T h e l as
t ba
si c s y m b o l u se
d in
d at
a fl
ow d ia
gr am
s is
a n o pe
n- en
de d re
ct an
gl e,
w h i c h r ep
re -
se nt s a d a t a s to
re . T h e r ec
ta ng
le i s d r a w n w it
h t w o p ar
al le
l li ne s th at a ze c lo
se d b y a s ho
rt l in e
on t he
l ef
r si
de a n d a ze o p e n e n d e d o n t he
r ig
ht T h e s e s y m b o l s a ze d r a w n o nl
y w i d e e n o u g h t o
al lo
w id
en ti
fy in
g le tt er in g be tw ee n th
e pa
ra ll
el l in es . I n lo
gi ca
l da ta f lo
w di ag ra ms , th
e ty
pe o f
ph ys ic al s t o o g e i s no
t sp
ec if
ie d.
A t th
is p oi nt t he
d at a st
or e s y m b o l is
s im pl y s h o w i n g a d ep os i-
ro ry fo r da ta t ha t al lo ws e xa
mi na
ti on
, ad
di ti
on , a n d r et ri ev al o f d at
a. T h e d at a st or e m a y r ep
re se
nt a m a n u a l s to
le , s
uc h as a f il in g ca bi ne t, o r a c om
pu te
ri ze
d fi
le or
d at
ab as
e. B ec
au se
d at
a st
or es
r ep
re se
nt a p er so n, p la
ce , or
t hi
ng , t he
y az e n a m e d w it h a n ou n.
Te mp
or ar
y da
ta s to re s, s uc h as s cr
at ch
p ap
er o r a t em
po ra
ry c om
pu te
r fi
le , a
ze n ot in
cl ud ed o n t he
da ta fl
ow d ia
gr am
. G i v e e ac h da
ta st
or e a u ni
qu e re fe re nc e n u m b e r , su ch a s D 1,
D 2 , D 3 , a n d s o o n.
I ~ e e e T o p i n g D a t a . f l o w D i a g r a m s
Da ta f lo w di ag ra ms c an a n d s ho
ul d b e d r a w n s ys te ma ti ca ll y. F ig ur e 7.
2 s u m m a r i z e s t he
s te
ps in vo lv ed i n su
cc es
sf ii
ll y co
mp le
ti ng
d at a fl ow d ia gr am s. F ir
st , a s ys te ms a na
ly st
n ee ds t o co n-
~~ 'p tu al iz e da ta B o w s f r o m a t o p- d o w n p er sp ec ri ve .
7 8 2
P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S
C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R A M S
1 8 3
St ep
s in d ev
el op
in g da ta f lo w
d i a g a m s .
De ve lo pi ng O at
a Fl ow U ia gr ym s
Us in
g aT ap -G ow n Ap
pr oa
ch
~• Ma
ke a li
st o f hu si ne ss ac
ti vi
ti es
a nd
u se
i t t o de
te rm
(n e va ri ou s
• E at em al e nt it ie s
• D at a fl
ow s
• P ro ce ss es
• D at a st
or es
Z. Cr ea te a c on
te nt
d ia
gr am
t ha
t s ho
ws e Me ma l
en ti ti es a nd
d at
a fl
ow s to a nd
f ro m th e sy
st em
. D o n ot
s h o w a ny
d et ai le d pr
oc es
se s
or d at
a st
or es
.
3. Dr aw D ia gr am 0 , t
he n e M l ev el . S h o w p ro ce ss es , bu t ke
ep t he
m ge ne ra l. S h o w d at
a st
or es
a t t
hi s I
ev e1 .
4 •
Cr ea te a c hi
ld d ia
gr am
f or
e ac h of
th e pr
oc es
se s fn D i a A ~ m 0 .
5• Ch
ec k fo
r er
ro rs
a nd
m ak
e su re t he
l ab el s yo u as
si gn
t o ea
ch pr
oc es
s an
d da ta f lo w ar e me an in gf ul .
6 -
de ve
lo p a ph ys ic al d at a f
lo w di
aA ~a
m fr om t he
I oB
ic zi
d at a fl ow
di ag ra m, p in
in pu
is h be tw ee n ma nu al a nd
a ut om at ed p ro ce ss es ,
de sc
ri be
a ct
ua l f
li es a nd
r ep or ts b yn
am e,
an d ad
d co
nt ro
ls t o
in di ca te w he n pr
oc es
se s ar e co mp le te o r er
ro rs
o cc ur .
'• Pa rt it io n th
e ph ys ic al d at a f
lo w di
ag ra
m by s ep ar at in g or g ro up in g
Pa rt
s of
th e di
ag ra
m in
o rd er to fa
ci li
ta te
p ro gr ym mi ng a nd
im pl
em en
ta ti
on .
T o b eg in a d at
a fl ow d ia gr am , co ll ap se t he
o rg
an iz
at io
n' s sy st em n ar
ra ti
ve ( or
s to
ry ) i
nt o a
li st
w it
h th e fo ur c at eg or ie s o f e xt
er na
l en
ti ty
, d at
a fl
ow , pr
oc es
s, a n d d at a st
or e.
T hi s li
st i n tu rn
he lp s de
te rm
in e th e bo
un da
ri es
o f th
e sy
st em
y o u w il
l b e d es
cr ib
in g.
O n c e a b as
ic l is
t of
d at
a
el em
en ts
h as b e e n c om
pi le
d, b eg
in d ra
wi ng
a c on
te nt
d ia gr am .
H e r e a ze a f e w b as ic r ul es t o fo
ll ow
:
1. A d at a fl ow d ia gr am m u s t h a v e a t le
as t o n e p ro
ce ss
, a n d i t m u s t n ot
h a v e a n y f re
es ta
nd in
g
ob je ts o r ob
je ct
s co
nn ec
te d to
t he ms el ve s.
2 . A p ro
ce ss
m u s t r ec ei ve a c l
ea st
o n e d at a fl ow c o m i n g i nt o th e pr
oc es
s a n d c re at e at l ea
st
o n e d at
a fl
ow l ea vi ng f r o m t he p ro
ce ss
.
3. A d at
a st
or e sh
ou ld
b e c on
ne ct
ed t o at l ea
st o n e p ro
ce ss
.
4. F .~
ct em
al e nt ir ie s sh
ou ld
n ot b e c on ne ct ed t o ea ch o th
er . Al
th ou
gh t he y c o m m u n i c a t e i nd e-
pe nd
en fl
y, th
at c om
mu ni
ca ti
on i s no t pa rt o f th
e sy
st em
w e d es ig n us
in g D F D s .
~ ' r ~ ~ t ~ n ~ ~ a Lm
e ~~
~~ .^
:- ~~
I D n ~ ~ r ~ ~
W i t h a t o p- d o w n a pp ro ac h to
d ia
gr am
mi ng
d at
a m o v e m e n t , D F D s m o v e f r o m g en er al to
s pe ci fi c,
T h e fi
rs t d i a o a m h el ps a s ys te ms a na
ly st
g ra
sp b as ic d at
a m o v e m e n t , b ut
it s ge ne ra l na tu re l im
-
i u i u u se fu ln es s. T h e i ni
ti al
c on
te xt
d ia
gr am
s ho
ul d b e a n o ve rv ie w, i nc
lu di
ng b as ic i n p u u , th
e
ge ne
ra l sy st em , a n d o ut
pu ts
. Th is d ia gr am w il l b e t he
m o s t g en er al o ne
, pr
ov id
in g ab ud 's -e Y~
vi ew o f d at a m o v e m e n t i n th e sy
st em
a n d t he
b ro
ad es
t po ss ib le c on
ce pt
ua li
za ri
on o f t he
s ys
te m.
T h e c on
te xt
d ia gr am i s th
e hi gh es t le
ve l in
a d at a fl
ow d ia gr am a n d c on
ta in
s on ly o n e p ~o
-
ce ss , r
ep re se nt in g di e en
ti re
s ys te m. T h e p ro
ce ss
i s gi
ve n th
e n u m b e r z er
o. A ll
e xt
er na
l en ti ti es
az e s h o w n o n t he c on
te xt
d ia gr am , u w el
l as m aj
or d at
a fl ow t o a n d f r o m t h e m . T h e d ia gr am
do es
n ot c on
ta in
a n y d at a st
or es
a n d i s fa
ir ly
s im pl e to
c re at e, o n c e t he
e ~c
te rn
al e nt it ie s a n d t he
da ta f lo w to
a n d f r o m t h e m a ze l m o w n t o an al ys e.
. , ,
;S §1rd
~
t~ -
;~ nn
s~ I ID
a~ ~ ~ a ~ m , ~Q
~ ( T' l~ c i S~ ~z t 1L
e~ ~~
~P ),
M o r e d et
ai l t
ha n th
e co nt ex t di ag ra m p e r m i u i s ac
hi ev
ab le
b y "e
~c pl
od in
g th
e d i a g a m s : ' I n p u u a n d
ou tp
ut s sp
ec if
ie d in
t he
f ir
st d ia gr am r em ai n co
ns ta
nt i n al
l su
bs eq
ue nt
d ia gr am s. T h e r es
t o f t he
or ig
in al
d ia gr am , L ow ev er , i
s e xp lo de d in
ro c lo
se -u
ps i nv ol vi ng t lu
ee t o ni
ne p ro ce ss es a n d s ho wi ng
da ta
s to
re s a n d n e w l ow
er -l
ev el
d at a fl ow s. T h e e ff ec t is
t ha z o f ta
ki ng
a m ag ni fy in g gl as s to
v ie
w th
e or
ig in
al d at
a fl
ow d ia gr am . B a c h e ~ l o d e d d ia gr am s ho ul d us
e on
ly a s in
gl e sh ee t o f p ap er . B y
ex pl od in g D F D s in
to s ub
pr oc
es se
s, th
e sy st em s an
al ys
t be gi ns t o fi
ll i n th
e de
ta il
s ab
ou t da
ta m o v e -
m e n t T h e h an dl in g o f ex ce pt io ns i s i g n o r e d f o r t h e f ir
st tw
o o r t hr ee le
ve ls
o f da
ta f l o w d i a g r a m m i n g .
D i a g r a m 0 i s t h e e x p l o s i o n o f t h e c o n t e x t d i a g r a m a n d m a y i n c l u d e u p t o n i n e p ro
ce ss
es .
I n c l u d i n g m o r e p r o c e s s e s a t tt
us l ev
el w il l re
su lt
i n a c lu tt er ed d i a g r a m t ha t is
d if
fi cu
lt t o u n d e r -
st an
d. E a c h p r o c e s s i s n u m b e r e d w i t h a n i nt
eg er
, ge ne ra ll y st
ar ri
ng f r o m t h e u p p e r l ef t- ha nd
c o r n e r o f t h e d i a g r a m a n d w o r k i n g t o w a z d t h e l o w e r r ig
ht -h
an d co
rn er
. T h e m a j o r d a t a s to
re s
o f t h e s y s t e m ( re pr es en ti ng m a s t e r f il
es ) a n d a ll
e xt er na l en
ri ti
es a ze
i n c l u d e d o n D i a g r a m 0 .
F i g u r e 7 . 3 s ch
em at
ic al
ly i ll us tr at es b o t h t h e c o n t e x t d i a g r a m a n d D i a ~ a m 0 .
B e c a u s e a d at a f l o w d i a g r a m i s t w o - d i m e n s i o n a l ( ra
th er
t h a n l in
ea r)
, y o u m a y s ta
rt a t a n y
po in t a n d w o r k f o i w a z d o r b a c k w a z d t h r o u g h t h e d i a g r z m . I f y o u a re
u n s u r e o f w h a t y o u w o u l d
in cl ud e a t a n y p oi nt , t a k e a d if
fe re
nt e xt
er na
l en ti ty , pr
oc es
s, o r d at a st
or e,
a n d t h e n s ta
rt d r a w i n g
th e f l o w f r o m i t Y o u m a y :
1. S ta rt w i t h t h e d at a f l o w f r o m a n e nt
it y o n t h e i n p u t s id
e. A s k q ue
sI Io
ns s u c h a s:
" W h a t h a p -
p e n s t o t h e d at a en te ri ng t h e s y s t e m ? " ̀ 2 s i t st
or ed
?" " I s i t i n p u t f o r s ev
er al
p r o c e s s e s 4 "
'
2 . ,
En ti ty
~ In
pu t A
Ge ne
ra l
Pr oc es s
Da ta F la
w B_
Ge ne ra l
Pr oc
es s
Ou tp ut C
- - ^ ~
En ti ty
3 A A A
I Da ta r'
loe •~ C
B 8 8
Re co
rt l A
'R ec or d E
_ Ca
ta S :o re 1
,_
Dz ta S l o m 2
G~ ~'
,
Re co rd A
Re co
rt l E
~ ~
a
In pu
t B
Da ta F lo
w 0
E n '~
~e ne
re l
- - ^ ^ ^ ^ - - 3 ^ -
~e nF
re l
~ Pr
oc es
s Pr
oc es
s C C C
D D D
~
i
~
G= O~ aV AE ~~ G .:
,
Co nt
en t di
ag ra
ms ( ab ov e) c an
b e " ex pl od ed " in
to D i a g r a m 0
(b el
ow ).
N o t e t he g re
at er
d et ai l i n
D i a g r e m 0 .
1 8 4
P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S
C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R A M S
1 8 5
2. W o r k b a c k w a z d f r o m a n o ut pu t da ta f lo w. E x a m i n e t he
o ut pu t fi el ds o n a d o c u m e n t o r
sc re
en . ( Th is a pp ro ac h is e as ie r if p ro to ty pe s h a v e b e e n c re at ed .) F o r e ac h fi el d o n t he
o ut -
pu t,
a sk : " W h e r e d oe s it c o m e f r o m ? " o r "1 s it c al cu la te d or s to
re d o n a f il e? " F o r e xa mp le ,
w h e n t he
o ut pu t is a P A Y C I ~ C K , th e E M P L O Y E E N A M E a n d A D D R E S S w o u l d b e
lo ca te d o n a n E M P L O Y E E fi
le , t he
H O U R S W O R K E D w o u l d b e o n a T I M E R E C O R D ,
a n d t he G R O S S P A Y a n d D E D U C T I O N S w o u l d b e c al cu la te d. E a c h fi
le a n d r ec or d w o u l d
b e c on ne ct ed t o th
e pr oc es s th at p ro du ce s th e pa yc he ck .
3. E x a m i n e t he d at a fl ow t o or f r o m a d at a st
or e.
A s k : " W h a t p ro ce ss es p ut d at a in to t he
st or e? " or " W h a t p ro ce ss es u se t he d at a? " N o t e t ha t a d at a st
or e us ed i n th e sy st em y o u a ze
wo rk in g o n m a y b e p ro du ce d b y a d if fe re nt s ys te m. T h u s , f r o m y ou r va nt ag e po in t, th
er e
m a y n ot b e a n y d at a fl ow i nt o th
e da ta s to
re .
4 . A na ly ze a we ll -d ef in ed p ro ce ss . L o o k a t w h a t i np ut d at a th
e pr oc es s ne ed s a n d w h a t o ut pu t
it p ro du ce s. T h e n c on ne ct t he i np ut a n d o ut pu t to
t he
a pp ro pr ia te d at a st
or es
a n d e nt
if ie
s.
5. T a k e n ot e o f a n y f uz zy a ze as w h e r e y o u a ze u ns ur e of w h a t s ho ul d b e i nc lu de d or w h a z
in pu t or o ut pu t is r eq
ui re
d. A w a z e n e s s o f pr ob le m az ea s wi ll h el p y o u f or mu la te a li
st o f
qu es ti on s fo r fo ll ow -u p in te rv ie ws w it h k e y u se
rs .
~ s ~ ~ ~ i ! n b T ~ f~
nn A~
l ~ n ~ ~ n ~ ~ n ~ ~ P~ i[ ~r ~ i~ i~ ¢a i~ P. ~~ ! II
.~ e~
~I l~
7
F a c h p ro ce ss o n D i a g r a m 0 m a y i n h u n b e e xp lo de d to
c re at e a m o r e d et
ai le
d ch il d di ag ra m. T h e
pr oc
es s o n D i a g a m 0 t ha t is e xp lo de d is c al le d th
e pa re nt p ro ce ss , a n d t he
d ia gr am t ha t re su lt s
is c al le d th e ch
il d di ag ra m. T h e p ri ma ry r ul e fo r cr ea ti ng c hi ld d i a ~ a m s , v er
ti ca
l ba la nc in g,
di ct at es t ha
t a c hi
ld d ia gr am c an no t pr od uc e ou tp ut o r re ce iv e in pu t th
at t he
p az en t pr oc es s do es
no t al so p ro du ce o r re ce iv e. A ll d at a fl ow i nt
o or o ut o f th
e pa ze nt pr oc es s m u s t b e s h o w n f lo wi ng
in to o r ou t o f t he
c hi ld d ia gr am .
T h e c hi
ld d ia gr am i s gi ve n th
e s a m e n u m b e r a s it s pa ze nt p ro ce ss i n D i a g r a m 0 . F o r e x a m -
pl e, p ro ce ss 3 w o u l d e ~c pl od e to .D ia gr am 3 . T h e p ro ce ss es o n t he c hi ld d ia gr am a re n u m b e r e d
us in g th e pa ze nt p ro ce ss n u m b e r , a d ec im al p oi
nt , a n d a u ni qu e n u m b e r f or e ac h cl vl d pr oc es s.
O n D i a g a m 3 , th e pr oc es se s w o u l d b e n u m b e r e d 3 .1 , 3 2 , 3. 3, a n d s o o n. Th
is c on ve nt io n al lo ws
th e an
al ys
t to t ra ce a s er ie s o f p ro ce ss es t hr ou gh m a n y l ev el s o f e xp lo si on . I f D i a g r a m 0 d ep
ic ts
pr oc es se s 1, 2 , a n d 3 , th
e ch il d di ag ra ms 1 , 2, a n d 3 a ze a ll o n t he s a m e l ev el .
En ti
ti es
a ze u su al ly n ot s h o w n o n t he c hi
ld d ia gr am s b e l o w D i a g a m 0 . D a t a f lo w th
at
ma tc he s th
e pa ze nt f lo w is c al le d a n i nt
er fa
ce d at a f lo w a n d i s s h o w n a s a n a rr ow f r o m o r in
to a
bl an k az ea o f th
e ch
il d di ag ra m. If
t he p az en t pr oc es s ha s da ta f lo w co nn ec ti ng t o a d at a st or e, th
e
ch il d di ag ra m m a y i nc lu de t he
d at a st or e as w el l. I n ad
di fi
on , t
hi s l o w e r- le
ve l di ag za m m a y c on -
ta in d at a st
or es
n ot s h o w n o n t he
p az en t pr oc es s. F o r e xa mp le , a fi
le c on ta in in g a t ab le o f in
fo o-
ma tr on , s
uc h as a t ax t ab le , o
r a fi
le l in ki ng t w o p ro ce ss es o n t he
c hi
ld d ia gr am m a y b e in cl ud ed .
M i n o r d at a $ o w , su ch a s a n e rr or l in e, m a y b e i nc lu de d o n a c hi
ld d ia gr am b u t n ot o n t he p az en t.
Pr oc es se s m a y o r m a y n ot b e e xp lo de d, d ep en di ng o n t he ir l ev el o f co
mp le ~c it y. R ' h e n a p ro -
ce ss i sn ot e xp lo de d, it
is s ai d to b e fu
nc ti on al ly p ri mi ti ve a n d i s ca ll ed a pr
im ir iv e pr oc es s. Lo gi c
is w ri tt en t o de sc ri be t he
se p ro ce ss es a n d i s di sc us se d in
d et ai l i n Ch ap te r 9. Fi gu re 7 .4 il
lu st ra te s
de ta
il ed
l ev el s in
a c hi ld d at a fl ow d ia gr am .
G ~ i n c ~ F ~ ~ ~ ~ n ~ L ~ v a n s ~ '~ n ~ a - ~ ~ ~
Se ve ra l c o m m o n e rr
or s m a d e w h e n d ra wi ng d at
a fl ow d ia gr am s az e as f ol lo ws :
1. F or ge tt in g to
i nc lu de a d at a f l o w o r po
in ti ng a n a r r o w i n th e w r o n g d u e c t i n m A n e ~c am pl e
is a d r a w n p ro ce ss s h o w i n g a ll it
s da ta f lo w as e it he r in pu t or o ut pu t E a c h p ro ce ss t ra us -
f o r m s d at a a n d m u s t r ec ei ve i np ut a n d p ro du ce o ut pu t Th is t yp e of e a o r u su
al ly
o cc ur s
w h e n t he
a na
ly st
h as f or
go tt
en t o in cl ud e a d at a fl ow o r h a s p la ce d a n a rr ow p oi
nt in
g in
th e w r o n g d ir ec ti on . Pr oc es s 1 i n Fi gu re 7 .5 c on ta in s on ly i np ut b ec au se t he
G R O S S P A Y
ar ro w is p oi nt in g in
t he
w r o n g d ir ec ti on . T lu s e s o r a ls o af fe cu p ro ce ss 2 , C A L C U L A T E
W I T H E 3 0 L D I N G A M O U N T , w h i c h i s in a dd it io n mi ss in g a d at a fl ow r ep re se nt in g in pu ~
fo r th
e wi th ho ld in g ra te s a n d t he
n u m b e r o f d e p e n d e n u .
2. C on ne cf ir zg d at a st or es a n d e xt er na l en ti ti es d ir ec tl y to
e a c h o th er . D a t a s to
re s a n d e nu -
fl es m a y n ot b e c on ne ct ed t o ea ch o th er ; da ta s to
re s a n d e xt er na l en ti fl es m u s t c on ne ct o nl y
wi th a p ro ce ss . A f il e do es n ot in
te rf ac e wi th a no th er fi
le w it ho ut t he
h el p of a p ro gt an i o~
a p er so n m o v i n g t he
d at
a, s o E M P L O Y E E M A S T E R c an no t di re ct ly p ro du ce t he C H E C K
Da ta
S to re 1
En ti ty 2
Da ta
fl aw
fr am
pa ro r~ t p
ro cc e9 +
ch il d d
ia g~ m m
ma ch .
Er ro r I
lr ad dc di
`- cM 4A AI
". ;w
G ~ . ~
Di ff
er en
ce s be tw ee n th e pa re nt d ia
gr am
( ab ov e) a nd t he c hi
ld d ia gr am ( be
lo w)
.
R E C O N C I L S A T I O N fi
le . F
ac te
rn al
e nr if le s d o n ot d ir ec fl y w o r k w it h fi le s. F o r e xa mp le ,
y o u w o u l d n ot w a n t a c us to me r r u m m a g i n g a zo un d in t he c u s w m e r m as te r fi le , T h u s , th e
E M P L O Y E E d oe s no t cr ea te t he
E M P L O Y E E T I M E F II ,E . T w o e ~c te rn at e nt it ie s di re ct ly
co nn ec te d in di ca te t ha
t th ey w is h to c o m m u n i c a t e w it h ea ch o th er . Th is c on ne ct io n is n ot
in cl ud ed o n t he d at a fl ow d ia gr am u nl es s th e sy st em i s fa ci li ta ti ng t he
c om mu ni ca ti on .
Pr od uc in g a r ep or t is a n i ns
ta nc
e o f fl us s or
t o f c om mu ni ca ti on . A p ro ce ss m u s t st
il l b e
in te rp os ed b et we en t he
e nt it ie s to p ro du ce t he r ep or t, h o w e v e r .
3. I nc or re ct ly l ab el in g pr oc es se s a r d at a f lo w. I ns pe ct t he
d at a B o w d ia gr am t o en su re t ha
t 0a ch o bj ec t or d at a fl ow i s pr op er ly l ab
el ed
. A p ro ce ss s ho ul d in
di ca
te t he
s ys te m n a m e o r
ns e th
e ve rb
-a dj
ec ti
ve - n o u n f o r m a t E a c h d at a fl ow s ho ul d b e d es
cr ib
ed w it h a n ou n.
a. I nc lu di ng m o r e t h a n n zn e pr oc es se s o n a d at a f l o w d ia gr am . H a v i n g t oo m a n y p ro ce ss es
cr ea
te s a c lu tt er ed d ia gr am t ha
t is c on fu si ng t o re ad a n d h in de rs r at he r th an e nh an ce s
1 0 6
P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S
C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R 4 M S
2 0 7
b . I t t a k e s s o m e e ff
or t to
e d u c a t e u se rs a b o u t d at
a f l o w d i a g r a m s . L s it
w o r t h w h i l e t o s h a z e D F D s
w i t h u s e r s ? W h y o r w h y n o t ? D e f e n d y o u r r e s p o n s e i n a p a z a g r a p h .
a C o m p a z e d at
a f l o w d i a g r a m s t o u s e c a s e s a n d u s e c a s e s ce
na ri
os . W h a t d o d a t a f l o w d i a g r a m s
s h o w t ha
t u s e c a s e d i a g r a m s h a v e a d if fi cu k t i m e H y i n g t o e x p l a i n ?
2 . Y o u r l at es t pr
oj ec
t is
t o c o m b i n e t w o s y s t e m s u s e d b y P r o d u c e r s F in
an ci
al . A n g i e S c h w o r e r ' s l o a n
ap pl ic at io n s y s t e m i s fa
ir ly
n e w , b u t h a s n o d o c u m e n t a t i o n . S c o t t W i t t m a n ' s l o a n m a n a g e m e n t s ys -
t e m i s o l d e r a n d n e e d s m u c h r ev is io n, a n d t h e r e c o r d s a re
c o d e d a n d k e p t i n d e p e a d e a f l y o f t h e o th
er
s y s t e m T h e l o a n a pp li ca ti on s y s t e m a cc
ep ts
a pp
li ca
ti on
s, p r o c e s s e s t h e m , a n d r e c o a u n e n d s l o a n s
f o r a p p r o v a l . T h e l o a n m a n a g e m e n t s y s t e m t a k e s l o a n s t ha t h a v e b e e n a p p r o v e d a n d f o l l o w s t h e m
t h r o u g h t he ir f in
al d is po si ti on ( p a i d , s ol d, o r d ef au lt ed ). D r a w a c o n t e x t d i a g r a m a n d a l ev el I d a t a
f l o w d i a g r a m t ha
t s h o w w h a t a n i de al iz ed c o m b i n e d s y s t e m w o u l d l o o k l ik e.
3 . O n e c o m m o n e x p e r i e n c e t ha t sr ud en ts i n e v e r y c ol
le ge
a n d u ni ve rs it y s h a r e i s en ro ll in g i n a c ol
le ge
co ur se .
a D r a w a l ev el 1 d a t a f l o w d i a g r a m o f d at
a m o v e m e n t f o r e n r o l l m e n t i n a c ol
le ge
c o u r s e . U s e a
si ng
le s h e e t a n d l ab el e a c h d at
a i t e m c le az ly .
b . F ac
pl od
e o n e o f t h e p r o c e s s e s i n y o u r o ri
gi na
l d a t a f l o w d i a g r a m i nt o s u b p r o c e s s e s , a d d i n g d at
a
f l o w s a n d d a t a s to re s.
c . L is t t h e p ar
ts o f t h e e n r o l l m e n t p r o c e s s t ha
t a r e " h i d d e n ' t o t h e o ut si de o b s e r v e r a n d a b o u t w h i c h
y o u h a v e h a d t o m a k e a s s u m p t i o n s t o c o m p l e t e a s e c o n d-
le ve l d i a g r a m .
4 . F i g u r e 7 . E X 1 i s a l ev el l d a t a f l o w d i a g a m o f d a t a m o v e m e n t i n a N i a g a r a F al ls t ou
r a g e n c y c al le d
M a r i l y n ' s T o u r s . R e a d i t o v e r , c h e c k i n g f o r a n y i na cc ur ac ie s.
a. L is t a n d n u m b e r t h e e a o r s t ha t y o u h a v e f o u n d i n t h e d i a g c e m .
b . R e d r a w a n d l ab el t h e d at
a f l o w d i a g r a m o f M a z i l y n s s o t ha t it
i s c o a e c G B e s u r e t ha t y o u r n e w
d i a g r a m e m p l o y s s y m b o l s p ro pe rl y s o a s r o c u t d o w n o n r ep
ef if
io ns
a n d d u p l i c a d o a s w h e r e
po ss ib le .
5 . P er fe ct P i z z a w a n e t o in st al l a s y s t e m t o r e c o r d o rd er s f o r p i z z a a n d c h i c k e n w i n g s . W h e n r eg
ul az
c u s t o m e r s c al l P e r f e c t P i z z a o n t h e p h o n e , t h e y a r e a s k e d t he ir p h o n e n u m b e r . W h e n f fi e n u m b e r
is t y p e d i nt o a c o m p u t e r , t h e n a m e , a dd re ss , s a d l as t o r d e r d at e is
a ut os ar ic al ly b r o u g h t u p o n t h e
sc re
en . O n c e t h e o r d e r i s t a k e n , t he t ot
al , i nc lu di ng t a x s a d d el iv er y, is
c al cu la te d. T h e n t h e o r d e r
is g i v e n t o t he c o o k A r ec ei pt i s pr
in te
d. O c c a s i o n a l l y , s pe ci al o ff er s ( c o u p o n s ) a re
p ri
nt ed
s o t h e
c u s t o m e r c a n g e t a d i s c o u n t D r i v e r s w h o m a k e d el
iv er
ie s g i v e c u s t o m e r s a c o p y o f ff
ie r ec ei pt a n d
a c o u p o n ( if a n y ) . W e e k l y t ot
al s a z e k e p t f o r c o m p a r i s o n w i t h l as t ye
az 's
p e r f o r m a n c e . W r i t e a s u m -
m a r y o f b u s i n e s s a ct
iv ir
ie s f o r t ak
in g a n o r d e r a t Pe rf ec t P i z z a .
6 . D r a w a c o n t e x t - l e v e l d a t a f l o w d i a g r a m f o r P er fe ct P i z z a ( P r o b l e m 5 ) .
7 . E x p l o d e t he c o n t e x t- le ve l d i a g r a m i n P r o b l e m f i s h o w i n g a ll
t h e m a j o r p ro ce ss es . C a l l t hi
s D i a g a m U .
It s h o u l d b e a l og
ic al
d a t a f l o w d i a g r a m .
E ` O ~ d 6 ~ ' ~ 7 1.
~3 ~~
i Dl
~ C O S T O F T O U R S
PR IV AT E
A h a n d- s k e t c h e d d a t a f l o w
T R A V E L
d i a g r a m f o r M a r i l y n ' s T o u r s .
A G S M
1
2
~ 1
G h e c k
De te
rm in
e cr ed it
to ur
AI RL
IN E
~
de si
re d
T R A V E L
A G E N T
T O O R I S T
G A S H
~ H
PA YS
FI G
T O U R I S T
G H A R G E
TO (1
RI Si
G A R D
~ /
3 D 2 T R A V E L B R O G H O R E S
M o k e
en er
va ti
on
D3 I T R A V E L I TI NE RA RY
D4 lG RE D1 "f H SS '~ RY
8 . D r a w a l og
ic al
c hi ld d i a g a z n f o r D i a g r a m 0 i n P r o b l e m 7 f o r t h e p r o c e s s t ha
t a d d s a n e w c u s t o m e r i f
h e o r s h e i s n o t c ur re nt ly i n t h e d a t a b a s e ( th
at i s,
h a s n e v e r o r d e r e d f r o m P e r f e c t P i z z a b ef or e) .
9 . D r a w a p hy
si ca
l d a t a f l o w d i a g r a m f o r P r o b l e m 7 .
1 0 . D m w a p hy si ca l da
ta f l o w d i a g r a m f o r P r o b l e m 8 .
1 1 . P ar ti ti on t he p hy si ca l d a t a f l o w d i a g r a m i s P r o b l e m 7 , g r o u p i n g a n d s ep az at in g p r o c e s s e s a s y o u
d e e m a pp ro pr ia te . E x p l a i n w h y y o u p a z t i a o n e d t h e d at
a B o w d i a g r a m i n th is m a n n e r . ( R e m e m b e r
th at y o u d o a o [ h a v e t o pa
rt it
io n t h e e nt ir e d i a g r a m , o n l y t h e p ar
rs f fi at m a k e s e n s e t o p ar
ti ti
on .)
1 2 . a D r a w a l og
ic al
c hi
ld d i a g r a m f o r P r o c e s s 6 i n F i g u r e 7 . 1 7 .
b . D n w a p hy si ca l cl vl d d i a g a m f o r P r o c e s s 6 i n F i g u r e 7 . 1 7 .
1 3 . D r a w a p hy
si ca
l d a t a f l o w d i a g r a m f o r P r o c e s s 1 .1 i n F i g u r e 7 . 1 8 .
1 4 . C r e a t e a c o n t e x t d i a g a m f o r a r ea
l es ta te a g e n t t ry
in g ro c ur at e a s y s t e m t ha t m a t c h e s b u y e r s w i t h
po te
nt ia
l h o u s e s .
1 5 . D r a w a l og
ic al
d at
a f l o w d i a g r a m s h o w i n g g en
er al
p ro ce ss es f o r P r o b l e m 1 4 . C a l l i t D i a g r e m 0 .
1 6 . C r e a t e a co nt ex t- le ve l d i a g r a m f o r b il
li ng
i n a d en
ta l of
fi ce
. Ea ct er na l en
ri ti
es i n c l u d e t h e p af
ie nt
s a n d
i n s u r a n c e c o m p a n i e s .
1 7 . D r a w a l o g c a i d at
a f l o w d i a g r a m s h o w i n g g e n e r a l p r o c e s s e s f o r P r o b l e m 1 6 . C a l l i t D i a g r a m 0 .
1 8 . C r e a [ e a n e v e n t r e s p o n s e t ab
le f o r t h e a ct
iv if
ie s li st ed f o r W o r l d ' s T r e n d o r d e r p r o c e s s i n g s y s t e m .
1 9 . C r e a t e a u s e c a s e f o s t h e l is
t o f s e v e n p r o c e s s e s f o r t h e W o r l d ' s T r e n d o r d e r p r o c e s s i n g s y s t e m _
2 0 . C r e a t e a C R U D m a t r i x f o r t h e f il
es o f W o r l d ' s T r e n d
2 1 . U s e t h e p ri nc ip le s o f p ar
fi 6o
ni ug
t o d e t e r m i n e w h i c h o f t h e p ro ce ss es i n P r o b l e m 1 8 s h o u l d b e
i n c l u d e d i n s ep
ar at
e p r o g r a m s .
2 2 . C r e a t e a p hy si ca l da
ta f l o w c hi
ld d i a g a m f o r t h e f o l l o w i n g s i m a a o a : T h e l oc al r n n n i n g c lu
b L o l d s m e e t -
i n g s o n c e a m o n t h , w i t h i nf or ma ti ve s pe ak er s, d o o r p ri
ze s li
ke p r e- pa id e nt
ry f ee
s f o r r ac
es , d e s i g n s
r u n n i n g g ea r, a n d s o o n , a n d s es
si on s f o r s pe ci al T au
te st
g r o u p s ( p e o p l e w h o w a n t t o c o a c h , p e o p l e w h o
w a n t t o u r n m a r a t h o n s , t ho se w h o w a n t t o ge
t 5t
, a n d s o o a) . A l ap
to p c o m p u t e r i 5 t a k e n t o [ h e m e e t i n g s
a n d i s u s e d t o a d d t he n a m e s o f a e w m e m b e r s t o th e g o u p . T h e d i a g t e m r ep
re se
nt s a n o nl in e p m c e s s
a n d i s t h e c hi
ld o f P r o c e s s 1 , A D D N E W M I I ~ ~ I B E R S . T h e f o l l o w i n g t as
ks a re i nc
lu de
d: a K e y t h e n e w m e m b e r i a f o r m a r i o a
b . V al id at e t h e i n f o r m a d o a . E a o r s a re
d is
pl ay
ed o n t he s cr
ee n.
c. W h e n a ll
t h e i n f o r m a t i o n i s va li d, a c o n f i ~ a t i o a s cr
ee n is
d is pl ay ed . T h e o pe
rn to
r vi
su al
ly c o n -
5 i m s t h a t t he d a t a a ze
c o a e c t a n d e it
he r ac
ce pt
s th e a a n s a c t i o n o r c an
ce ls
i t
d. A c c e p t e d t r a n s a c u o a s a d d n e w m e m b e r s r o t h e b I E M B E R S H I P M A S T E R f il
e, w h i c h i s st
or ed
o n
th e l a p t o p h a z d d ri
ve .
e. A c c e p t e d t ra
ns ac
ti on
s a z e w ri tt en r o a M E M B E R S F I I P J O U R N A L fi
le , w h i c h i s st
or ed
o n a s e c -
o n d h a z d d ri
ve .
Gr oa ep P ro
je ct
s
1 . M e e t w i t h y o u r g o u p t o d e v e l o p a co
nt ex
t- le
ve l d a t a f l o w d i a g r a m f o r M a v e r i c k T r a n s p o r t (f
ir st
in II ro du ce d i n C h a p t e r 4 ). U s e a n y d a t a y o u h a v e s u b s e q u e n f l y g e n e r a t e d w i t h y o u r g r o u p a b o u t
M a v e r i c k T r a n s p o r t ( H i n t . C o n c e n t r a t e o n o n e o f t he c o m p a n y ' s f un ct io na l az ea s ra
th er
t h a n b y t o
m o d e l t h e e nt ir e or
ga ni
za ti
on .)
2 . U s i n g t he c o n t e x U l e v e l d i a g r a m d e v e l o p e d i n G r o u p P ro je ct P r o b l e m l , d e v e l o p w i t h y o u r g o u p a
le ve l 0 l og
ic al
d a t a f l o w d i a g r a m f o r M a v e r i c k T ra ns po rt . M a k e a n y a s s u m p f i o n s n e c e s s a r y t o d r a w
it . L is t t h e m .
3 . W i t h y o u r g r o u p , c h o o s e o n e k e y p r o c e s s a n d e x p l o d e i [ i
nt o a l og
ic al
c hi
ld d i a g r a m . M a k e n a y
a s s u m p t i o n s n e c e s s a r y t o d r a w i c. L i s t f o l l o w - u p q ue st io ns a n d s u g g e s t o th
er m e t h o d s t o g et
m o r e
i n f o r m a f i o n a b o u t p ro ce ss es f fi at a ze
s ti ll u n c l e a z t o y o u .
4 . U s e t h e w o r k y o u r g r o u p h a s d o n e t o d ar e t o c re at e a p hy si ca l d a t a f l o w d i a g r a m o f a p or
ti on
o f t h e
n e w s y s t e m y o u a z e p r o p o s i n g f o r M a v e r i c k T ra ns po rt .
Se le
ct ed
b i b l i o g r a p h y
~' lm bl er , S . W . , a n d L . L . C o n s t a n t i n e ( Ed s. ). T h e U ni fi ed P r o c e s s I n c e p t i o n P h a s e : B e s t P r a c t i c e s f o r
I m p l e m e n t i n g t he U P . I a v n e n c e , K S : C M P B o o k s , 2 0 0 0 .
D a n e , C .,
a n d T . S a z s o n . S t n s c t u r e d S y s t e m s A n a l y s d s d a d D e s i g n T o o l s a n d T e c h n i q u e s . E n g l e w o o d C li ff s,
N J : P re nt ic e Ha
ll , 1 9 7 9 .
Ho ff
er , 7. A . , M . Pr es
co tt
, a n d H . T o p i . M o d e m D a t a b a s e M a n a g e m e n t , 9 t h e d . U p p e r S a d d l e R i v e r :
Pt en fi ce H al
l, 2 0 0 9 .
r ~
s
~~ iq
~,", ~~ ~
S' 4y ~
b~ ~i ~7
J~r~ tq
~i ~~
~y ~~
g ~M 13 L
- m
~p P)
~e
f 1 ~s
i"' ~1;
~1 ~y
SuF
yd'
P; n ~f
h~ W
S d ,
;-
t i
i 'P
' ' ~
z~
°. ,. s'
' ~ ~
~ ~
~ ~ ~ T ,~
7~ ,
~ h
cr rS
~r
^ ~
University of Maryland University College
ITEC 630
Spring 2016
Homework #1
This homework is due by midnight Sunday March 06, 2016.
Guidelines:
· Put your name in the homework.
· You should submit your exam to your assignment folder in LEO in a Word or PDF. Please scan your file against viruses before submitting.
· Be as clear and objective as you can in all questions and be sure you are answering what is asked.
· Justify all your numerical answers and answer all the questions using your own words. Show all your work, including how you found your answer (this is very important and essential to have your answer graded appropriately!).
_______________________________________________________________________
(Your name)
There are 5 questions:
#1 (Chapter 2) [20 points]
Figure 2.8 shows seven (7) examples of E-R diagrams representing seven (7) different types of relationships. Please draw another seven (7) E-R diagrams for seven (7) different types of relationships using the layout format of Figure 2.8.
#2 (Chapter 4 and Chapter 5) [20 points]
Part A [10 points]
As part of your systems analysis project to update the automated accounting functions for Xanadu Corporation, a maker of digital cameras, you will interview Leo Blum, the chief accountant.
a) Write six (6) interview objectives covering his use of information sources, information formats, decision-making frequency, desired qualities of information, and decision-making style.
b) In a paragraph, write down how you will approach Leo to set up an interview.
c) State which structure you will choose for this interview. Why?
Part B [10 points]
Cheryl Stake is concerned that too many forms are being filled out incorrectly. She feels that about 9 percent of all the forms have an error.
a) How large a sample size should Ms. Stake use to be 98-percent certain she will be within 0.03?
b) Suppose Ms. Stake will accept a confidence level of 80 percent that she will be within 0.04. What will the sample size of forms be now?
c) Suppose Ms. Stake will accept a confidence level of 97 percent that she will be within 0.05. What will the sample size of forms be now?
#3 (Chapter 7) [20 points] Refer to problems 6 & 7 in Kendall & Kendall pp. 206 [with some modifications])
a. Draw a context-level data flow diagram for Perfect Pizza (Problem 5).
b. Explode the context-level diagram in Problem 6 showing all the major processes. Call this Diagram 0. It should be a logical data flow diagram.
#4 (Chapter 5) [20 points]
“I don’t want any power here,” demurs Dr. Drew Charles, medical director of the regional blood center where your systems group has just begun a project. “I’m up to my neck in work just keeping the regional physicians informed so they follow good blood-banking practices,” he says, as he shields his eyes from the bright sunlight streaming into his office. He clicks off the display connected to his PC and turns his attention to you and the interview.
Dr. Charles is dressed in a conservative, dark wool suit and is wearing a red-striped silk necktie. He continues, “In fact, I don’t make decisions. I’m here purely in a positive support role.” He pulls out the organizational chart shown in Figure 1 below to illustrate his point. “It is as clear as a fracture. The chief administrator is the expert on all administrative matters. I am the medical consultant only.”
Dr. Charles’s office is stacked high not only with medical journals such as Tranfusion but also with yellowed copies of old BYTE magazines and the latest issues of Business Week. Each Business Week is opened to a different page, as if the doctor were in the process of devouring each morsel of information. The overflow journals, however, are not stored meticulously on metal bookshelves as expected. In sharp contrast to the gleaming new equipment you saw being used in the donor rooms, the journals are piled a foot high on an old blood-donating bed that has been long retired from its intended use.
Next, you decide to interview the chief administrator, Craig Bunker, to whom Dr. Charles has alluded. Fifteen minutes after the scheduled start of your appointment, Bunker’s secretary, Dawn Upshaw, finally allows you to enter his office. Bunker, who has just finished a phone call, is dressed in a light-blue sport coat, checkered slacks, light-blue shirt, and a necktie. “How are you doing? I’ve just been checking around to see how everything’s perking along,” Bunker says by way of introduction. He is outgoing and very friendly.
As you glance around the room, you notice that there are no filing cabinets, nor is there a PC such as the one Dr. Charles was using. There are lots of photos of Craig Bunker’s family, but the only item resembling a book or magazine is the center’s newsletter, Bloodline. As the interview begins in earnest, Bunker cheerfully launches into stories about the Pennsylvania Blood Center, where he held the position of assistant administrator six years ago.
Finally, you descend the stairs to the damp basement level of the Health Lambert Mansion. The bloodmobiles have just returned, and processed blood has been shipped to area hospitals. You decide to talk with Sang Kim, a bloodmobile driver; Jenny McLaughlin, the distribution manager; and Roberta Martin, a lab technician who works the night shift.
Roberta begins, “I don’t know what we’d do without the doctor.” In the same vein, though, Sang feeds the conversation by remarking, “Yeah, he helped us by thinking up a better driving schedule last week.”
Jenny adds, “Dr. Charles is invaluable in setting the inventory levels for each hospital, and if it wasn’t for him, we wouldn’t have our new software, let alone our new network.”
As one of the systems analysis team members assigned to the blood center project, develop an anecdotal checklist using STROBE to help you systematically interpret the observations you made about the offices of Dr. Charles and Craig Bunker. Consider any disparities between a decision maker’s clothing, what a decision maker states, and what is said by others; between office location and what is stated; and between office equipment and policies stated. In addition, in a paragraph, suggest possible follow-up interviews and observations to help settle any unresolved questions.
Figure 1. The organizational chart of the regional blood center
#5 (Microsoft Project) Work on project files in Chapters 2, 3, 4, 5, 6, 7 & 8 of Microsoft Project 2013 Step-by-Step and submit the following completed project files: [20 points]
a. Simple Tasks.mpp b. Simple Resources.mpp c. Simple Assignments.mpp d. Simple Formatting.mpp e. Simple Tracking.mpp
There are additional files (Guided Tour.mpp, Simple Plan.mpp, etc.) that students may have to create along the way but these files are not required for submission.
Get help from top-rated tutors in any subject.
Efficiently complete your homework and academic assignments by getting help from the experts at homeworkarchive.com