2 6

P A R T 1 • S Y S T E M S A N A L Y S I S F U N D A M E N T A L S

3 r ~ ' ~ ~ ' ~ C ~ ~~

' Em

pl oy

ee r

A n e nt it y- re

la ti

on sh

ip d ia

gr em

s h o w i n g n o n e- t o- o n e x el af io ns hi p.

., .u

.~ .~

~ -

et 0̀~ ~ ` '

is

is

E~ 'e, ~ ~ ~

~ ' ~ ~v y

li st ed

as si

An ed

~ ~ y o~

• t ~ ~ w ~ ,

fo r

to

~ ~

Ph on

e Ex te ns io n

o f t h e m o n t h , a s al

es p e r i o d , o r a m a c t u n e b r e a k d o w n . A r el

at io

ns hi

p is

t h e a ss

oc ia

ti on

t ha t

de sc

ri be

s t h e i nt er ac ti on a m o n g t h e e nt it ie s.

T h e s e a ze

m a n y d if

fe re

nt c o n v e n t i o n s f o r d r a w i n g e nt

it y- re

la ti

on sh

ip ( E - R ) d i a g r a m s ( w i t h

n a m e s l ik

e c r o w ' s f oo

t, a I I o w , o r B a c h m a n n ot

at io

n) . I n t lr is b o o k , w e u s e c r o w ' s f o o t n ot

at io

n.

F o r n o w , w e a s s u m e t ha

t a n e nt

it y is

a p la

in r ec ta ng ul az b o x .

f i g u r e 2 . 6 s h o w s a s i m p l e e nt

it y- re la ti on sh ip d i a g r a m . T w o e nt

it ie

s az

e l i n k e d t og

et he

r b y a

li ne . T n t hi

s e x a m p l e , t h e e n d o f t h e l in

e is

m a z k e d w i t h t w o s ho

rt p ar al le l m a z k s (I

I ), s ig ni fy in g

th at t hi

s re la ti on sh ip i s on e- to -o ne . T h u s , e xa

ct ly o n e e m p l o y e e i s a s s i g n e d t o o n e p h o n e e xt en -

si on

. N o o n e s ha ze s t h e s a m e p h o n e e xt en si on i n t hi

s of fi ce .

T h e r e d a r r o w s a re

n o t p ar

t o f t h e e nt

it y- re la ti on sh ip d i a g r a m . T h e y a ze

p re se nt t o d e m o n -

s t r a t e b o w t o r e a d t h e e nt

it y-

re la

ri on

sl up

d i a g r a m . T h e p h r a s e o n t h e r ig

ht s id e o f t h e l in

e is r e a d

f r o m t o p t o b o t t o m a s f ol

lo ws

: " O n e E M P L O Y E E i s as

si gn

ed t o o n e P H O N E E X T E N S I O N . "

O n t h e l ef

r si

de , a s y o u r e a d f r o m b o t t o m t o t o p , t h e a z x o w s ay

s, " O n e P H O N E E X T E N S I O N i s

li st

ed f or o n e E M P L O Y E E . "

Si mi

la rl

y, F am or e 2 . 7 s h o w s a n o t h e r r el

at io

ns hi

p. T h e c r o w ' s f o o t n ot at io n ( > - - ~ - ) ~ o b v i -

o u s o n t hi

s d i a g r a m , a n d t hi

s p a r t i c u l a z e x a m p l e i s a m a n y - t a o n e e x a m p l e . A s y o u r e a d f r o m l ef

r

to r ig ht , th

e a z r o w s i~

if ie

s, " M a n y E M P L O Y E E S a re

m e m b e r s o f a D E P A R T M E N T : ' A s y o u

r e a d f r o m r ig ht t o le ft , it i mp li es , " O n e D E P A R T M E N T c on

ta in

s m a n y E M P L O Y E E S : '

~ ~

A n e nt it y- re la ti on sl ri p d i a g a m

~ ~ ~ , ~ ~ a

s h o w i n g a m a n y - t o - o n e

~ ~ y ~ ~~

~, be

~~

'C •

re la ri on sl ri p.

ac ~ EQ P ~

is a m em be r of

De pa

rt me

nt Em

pl oy

ee co

nh in

s ~ . . ~

~ ~ t

o c ~ O ~ ~ a ~ O ~ .

c o ~ e ~ ~

E

C H A P T E R 2 • U N D E R S T A N D I N G A N D M O D E L I N G O R G A N I Z A T I O N A L S Y S T E M S

Z 7

Is a ss

ig ne

d to

Em pl

oy ee

~ - 4 p - - - ~

Of fi

ce is o cc up ie d by

. ~ ~

Ca r o

Ai rc ra ft

WW II

s er ve

g ~

is s~

e r v e d b ~

Di st

ri bu

ti on

C e.ǹ

te r

i

Sy st em s An

al ys

t '~

~s a ss

lB ne

d to

pr o e ct

z wi

ll b e de ve lo pe d b

~ i

Ma ch in e

~ ~s

un de

rg oi

ng

Sc he

du le

d ~~

is b ei ng d on

e to

Ma in te na nc e

"~ is a ss

ig ne

d to

Sa le

sp er

so n ~ - : ~ —

Cu st

om er

~~

is c al

le d on b y

~~~ s,

H o m e O ff

ic e

ha s

Em pl

oy ee

is a ss

ig ne

d to

l

Pa ss

en e

r is fl

yi ng t o

A Oe

st in

ff ii

on w

wi ll

6 e vi si te d 6y

W

N o t i c e t ha

t w h e n a m a n y - t o - o n e r el af io ns hi p is p re se nt , t h e g r a m m a z c h a n g e s f r o m " is " to

"a re ," e v e n t h o u g h t h e s in

gu la

r " i s " i s wr it te n o n t h e l in

e. T h e c r o w ' s f o o t a n d t h e s in gl e m a z k

to n o t li

te ra ll y m e a n t ha t th

is e n d o f t h e r el

at io

ns hi

p m u s t b e a m a n d a t o r y " m a n y . " I ns te ad , t h e y

in pl

y th

at t in

s e n d c o u l d b e a n y t h i n g f r o m o n e t o m a n y .

F i g u r e 2 . 8 e la

bo ra

te s o n t ku

s s c h e m e : H e r e w e h a v e l is

te d a n u m b e r o f t yp ic al e nt

it y re

la -

ti on

sh ip

s. T h e f ir st , " A n E M P L O Y E E i s as

si gn

ed t o a n O F F I C E , " i s a o n e - t o - o n e r el

at io

ns hi

p. T h e s e c o n d o n e i s a o n e-

to - m a n y r el

at io

ns hi

p: " O n e C A R G O A I I 2 C R A F ' I ' w il

l s e r v e o n e o r

m o t e D I S T R I B U T I O N C E N T E R S . " T h e t hi rd o n e i s sl ig ht ly d if

fe re

nt b e c a u s e i t h a s a c ir cl e at

o n e e n d . It

c a n b e r e a d a s " A S Y S T E M S A N A L Y S T m a y b e a ss

ig ne

d to M A N Y P R O J E C T S , "

m e a n i n g t ha

t t h e a na ly st c a n b e a ss

ig ne

d to n o p ro

je ct

s [t

ha t is

w h a t t h e c ir cl e ( 0 ) , f o r z er

o, i s

fo r] , o n e , o r m a n y p ro

je ct

s. L i k e w i s e , t h e c ir

cl e ( 0 ) in

di ca

te s th at n o n e i s po

ss ib

le i n t h e n e x t

ml af

io ns

hi p.

R e c a l l t ha

t t h e s ho

rt m a z k m e a n s o n e . T h e r e f o r e , w e c a n r e a d i t a s f o l l o w s : " A

D ' t A C I ~ I N E m a y o r m a y n o t b e u n d e r g o i n g S C I ~ D U L E D M A I N T ' E N A N C E . " N o f i c e t ha t th

e li

ne i s wr

it te

n a s " is u n d e r g o i n g ; ' b u t t h e e n d m a z k s o n t h e l in

e in di ca te t ha t ei

th er

n o m a i n t e -

na nc

e ( 0 ) o r m a i n t e n a n c e ( n i s ac

tu al

ly g o i n g o n .

T h e n e x t r el ar io ns hi p st

at es

, " O n e o r m a n y S A L E S P E O P L E (p

lu ra l o f S A L F S P E R S O I ~ a ze

yt is

i; ne

d to o u e o r m o r e C U S T O M E R S . " I t is t h e c la

ss ic

m a n y -t

o- m a n y r el

at io

ns hi

p. T h e n e x t

re la do ns lu p c a n b e r e a d a s f ol

lo ws

: " T h e H O M E O F F I C E c a n h a v e o n e o r m a n y F 1 ~ ~ L O Y E E s "

or " O n e o r m o r e E M P L O Y E E S m a y o r m a y n o t b e a s s i g n e d t o t h e H O M E O F F I C E . " O n c e

~ S ~ a , t h e I a n d O t og

et he

r i m p l y a B o o l e a n s i t u a t i o n — i n o th er w o r d s , o n e o r z er o.

T h a f in al r el at io ns hi p s h o w n h e r e c a n b e r e a d a s, " M a n y P A S S E N G E R S a ze

f ly in g to m a n y

D E S T I 1 V p ' ~ ' ~ O N s . " S o m e p e o p l e p re

fe r th

is s y m b o l [ > - - t ] t o i nd ic at e a m a n d a t o r y " m a n y "

E x a m p l e s o f di

ff er

en t t

yp es

o f

re la

ti on

sl il

ps i n E - R d ia

ga zn

s.

2 4

P A R T 1

S Y 5 7 E M 5 A N A L Y S I S F U N D A M E N T A L S

F R p h as t ak en r oo t in m a n y l az ge c o m p a n i e s a n d i s sp re ad in g to s ma ll a n d m ed iu m- si ze d

en te zp ri se s as w el l. T ha nk fu ll y, m o s t o f t he l es so ns w e a s sy st em s an al ys ts h a v e l ea zn ed a ze

tr ig Ul y ap pl ic ab le t o im pl em en ti ng e nt er pr is e sy st em s. H o w e v e r , y o u a s a n a na ly st n e e d t o re c-

o e ;, e a n d a ct o n t he s im il ar it ie s a n d d if fe re nc es b et we en i mp le me nt in g ne tw or ke d in fo rm at io n

sy st em s a n d i mp le me nt in g a n E R P .

O n e o f t he m aj or d if fe ee nc es i s th at e t h e r t ha n re de si gn in g bu si ne ss p ro ce ss es b as ed o n a

lo gi ca l an al ys is o f t ho se p ro ce ss es a n d h o w t he y su pp or t th e bu si ne ss s tr at eg y, a n d t he n ch oo s-

in g th e I T t o su pp or t th os e pr oc es se s, a l az ge i ns ta ll at io n of E R P c a n r ev er se t hi s b y r eq ui ri ng

th e im pl em en ta ti on o f n e w b us in es s pr oc es se s th at a ze e m b e d d e d i n th e te ch no lo gy p Lo vi de d.

Of re nt im es y o u w il l b e p ar t o f a n i nt er na l s

ys te ms t e a m w h o s e c kd ef j o b i s to l o o k a ft er t he in

te r-

f a c e b e t w e e n l eg ac y sy st em s a n d t he E R P b ei ng i ns ta ll ed .

En te rp ri se i mp le me nt at io ns a ze c o m p l e x a n d i nt en se e nd ea vo rs t ha t re su lt i n tr em en do us

or ga ni za fi on al c ha ng e. T h e y c a n a ff ec t ev er y as pe ct o f t he o rg an iz at io n, i nc lu di ng d es ig n o f

em pl oy ee s' w o r k , t he s ki ll s re qu it ed t o b e c o m e c om pe te nt i n on e' s jo b, a n d e ve n tt e st ra te gi c

po si ti on in g of t he c o m p a n y . W h a t is

c le ar i s th at i mp le me nt in g a n E R P h a s b e c o m e i nc re ui ng ly

co mp le x. M a n y i ss ue s pr es en t im po rt an t hu rd le s to c le ar i f t

he E R P i ns ta ll at io n is t o b e d ec la ze d

a s uc ce ss ; f

fi es e i

nc lu de u se r ac ce pt an ce , i

nt eg ra ti on w it h le ga cy s ys te ms , a n d t he s up pl y ch ai n;

up gr ad in g fu nc ti on al it y ( a n d c om pl ex it y) o f E R P m od ul es ; re or ga ni zi ng w o r k l if e o f u se rs a n d

de ci si on m ak er s; e x p a n d e d r ea ch a cr os s se ve ra l or ga ni za ti on s (a s pa rt o f fl

ee T T s up pl y ch ai n) ;

a n d s tr at eg ic r ep os it io ni ng o f t he c o m p a n y a do pt in g a n E R P .

S o m e a ze as t o ta ke p ar ti cu la r no te o f in

cl ud e lo ok in g at t he c ri ti ca l su cc es s fa ct or s ( C S F s )

a n d t he i nt er pl ay a m o n g t h e m w h e n d if fe re nt E R P i mp le me nt at io ns , up gr ad es , a n d c on ve rs io ns

az e ap pr oa ch ed I n a dd it io n, i ts g o o d t o co ns id er w h a t h eu ri st ic s or r ul es o f t h u m b h a v e b ee n

de ve lo pe d ov er t im e o n t he o rg an iz at io na l, t ea m, a n d e ve n in di vi du al l ev el s fo r h o w t o d o a s uc -

ce ss fu l E R P u p ~ a d e o r in it ia l i mp le me nt at io n.

N e w r es ea zc h ha s s h o w n t ha t wh il e E R P i mp le me nt at io ns c a n r es ul t in m a k i n g e m p l o y e e s

m o r e e ff ec ti ve a n d e ff ic ie nt t w o o r th re e ye ar s af te r t

he in

st al la ti on , i

t i s in t he p la nn in g a n d e ar ly

st ag es o f E R P t ha t a d ee p an al ys is e xa mi ne s h o w t he n e w e nt er pr is e sy st em w il l af fe ct t he d ai ly

li ve s a n d j ob s o f e m p l o y e e s i nv ol ve d in t he n e w s ys te m ( su ch a s di sc us se d in C ha pt er 1 4 o n H C l

a n d u sa bi li ty i ss ue s) . E R P s ys te ms a ze b es t co ns id er ed a s re al g a m e c ha ng er s w h e n i t c o m e s t o

th e jo b de si gn o f e m p l o y e e s ( in cl ud in g sy st em s an al ys ts ) a n d a s a m o v i n g f or ce t ha t ca n al so

ak er t he s tr at eg ic a pp ro ac he s to c h a n g e t ha t or ga ni za ti on s ta ke .

~ C ~ D 1 C t 1 I I g S ' " S t P . 1 3 1 S ~ s E " d ~ $ 1 f C a ~ 5 '

A s ys te m or s ub sy st em a s it e xi su w it hi n a c or po ra te o rg an iz at io n m a y b e g ra ph ic al ly d ep ic te d

in s ev er al w a y s . T h e v ar io us g ra pL ic al m o d e l s s h o w t he b ou nd ar ie s o f th

e sy st em a n d t he i nf or -

m a t i o n u s e d i nt he s ys te m.

~~ ~t ~; nr rm : tn n~ t r~ ec ~ 'R .~ n~ t. ~ r~ -I I. ~~ rs b i ~~ t< cs 'I l~ R* a iZ ia c~ •a .T Tn a

T h e & rs t m o d e l v s t he c on te xt -l ev el d at a f

lo w di ag ra m (a ls o ca ll ed a n e nv ir on me nt al m od el ). D a t a

fl ow d ia ga zn s fo cu s o n t he d at a fl ow in g in to a n d o ut o f th e sy st em a n d t he p ro ce ss in g of t he

da ta . T h e s e b as ic c o m p o n e n u o f ev er y co mp ut er p r o g r a m c a n b e d es cr ib ed i n de ta ff a n d u s e d m

an al yz e a s ys te m fo r ac cu ra cy a n d c om pl et en es s.

A s s h o w n i n Fi gu re 2 .4 , th e co nt ex t- le ve l da ta f lo w di ag ra m e m p l o y s o nl y th re e s y m b o l s

( 1 ) a r ec ta ng le w it h r o u n d e d c o m e r s , ( 2 ) a s qu az e wi th t w o s h a d e d e dg es , a n d ( 3 ) a n a rr ow .

Pr oc es se s tr an sf or m in co mi ng d at a in to o ut go in g in fo rm at io n, a n d t he c on te nt l ev el h as o nl y on e

pr oc es s, re

pr es en ti ng t he e nt ir e sy st em . T h e e xt er na l en ti ty t ep ie se nu a n y e nt it y th at s up pl ie s or

re ce iv es i nf or ma fi on f r o m t he s ys te m bu t is n ot a p ar t o f th

e sy st em . Th is e nf lt y m a y b e a p er so n,

a g ro up o f p eo pl e, a c or po ra te p os it io n or d ep ar tm en t or o th er s ys te ms . T h e l in es t ha t co nn ec [

th e ex te rn al en

ti ti es t o th e pr oc es s az e ca ll ed d at a fl ow s, a n d t he y re pr es en t da ta .

A n e ~c am pl e of a c on te xt -l ev el d at a fl ow d iz gc un i s f o u n d i n Fi gu re 2 .5 . Th is e xa zn pl e re p~ e-

se nt s th e m o s t ba

si c e l e m e n u o f a n a ir li ne r es er ra ti on s ys te m. T h e p as se ng er (a

n en ti ty ) i

ni ti at es ' a

tr av el re

qu es t ( da ta fl

ow ). T h e c on te nt le ve l d

ia gr am d oe sn 't s U o w e n o u g h d et ai l t o in di ca te e xa ct ly

w h a t h ap pe ns (i

t i sn 't s up po se d to ), b ut w e c an s ee t ha t t

he p as se ng er 's p re fe re nc es a n d t he a va il -

ab le f li gh u az e se nt t o th e na ve l ag en t, w h o s en ds t ic ke ti ng i nf or ma ti on b a c k t o th e pr oc es s- R

ye

ca n al so s ee t ha t t he p as se ng er re

se rv at io n i

s se nt to

t he a ir li ne . T h e c on te nt -l ev el d at a f lo w d i a ~ ~ m

se rv es u a g o o d s ta rt in g po in t f

or d ra wi ng t he u se c as e di ag ra m (d is cu ss ed la

te r i n th is c ha pt er ).

C H A P T E R 2 • U N D E R S T A N D I N G A N D M O D E L I N G O R G A N I Z A T I O N A L S Y S T E M S

2 5

CO ~~ 1G ~~ ~ . ~

T h e b as ic s ym bo ls o f a d at a fl ow

A p ro ce ss m e a n s t ha t s o m e a ct io n

~ ~ ~

or g ro up o f ac ti on s ta ke p la ce .

A n e nt it y is a p er so n, g ro up ,

de pa rt me nt , or a ny s ys te m th at

ei th er r ec ei ve s or o ri gi na te s

in fo rm at io n or d at a.

A d at a fl ow s h o w s t ha t in fo rm at io n

is b ei ng p as se d fr om o r to a

pr oc es s.

I n C ha pt er 7 w e s ee t ha t a d at a fl ow c on ta in s m u c h i nf or ma ti on . F o r e xa mp le , th e pa ss en ge r

re se rv at io n co nt ai ns t he p as se ng er 's n a m e , ai

rl in e, fl

ig ht n um be r( s) , d a t e s ) o f tr

av el , pr ic e, s ea z-

in gp re fe re nc e, a n d s o o n F o r n o w , h ow ev er , w e a ze c on ce rn ed m ai nl y wi th h o w a c on te xt l ev el

da ta f lo w di ag ra m de fi ne s th e bo un da ri es o f t he s y s t e m I n th e pr ec ed in g ex am pl e, o nl y re se rv a-

ti on s az e pa rt o f th e pr oc es s. O th er d ec is io ns t ha t th e ai rl in e w o u l d m a k e ( fo r ex am pl e, pu

rc ha s-

in g ai rp la ne s, c ha ng in g sc he du le s, p ri ci ng ) az e no t pa rt o f th is s ys te m.

T h e c on te xt -l ev el d at a fl ow d ia gr am i s o n e w a y t o s h o w t he s co pe o f t he s ys te m, o r w h a t

is t o b e i nc lu de d in t he s ys te m. T h e e xt er na l en ti ti es a ze o ut si de t he s co pe a n d s om et hi ng o ve r

w h i c h t he s ys te m ha s n o c on tr ol .

~~ ~t ea ir n~ a mr tR t ~I la ~ ~f fn i~ nt ~g >- II ~~ ~f cn ~n an aI ln ~~ T t~ to ~~ ~R

An ot he r w a y a s ys te ms a na ly st c an s h o w t he s co pe o f a s ys te m a n d d ef in e pr op er s ys te m b o u n d -

ar ie s is t o us e a n e nf it y- re la ti on sh ip m od el . T h e e l e m e n u t ha t m a k e u p a n o rg an iz at io na l sy st em

c a n b e r ef er re d to a s en ti ri es . A n e nt it y m a y b e a p u s o n , a p la ce , or a t hi ng , s uc h as a p as se ng er

o n a n a ir li ne , a d es ti na ti on , or a p la ne . Al te rn at iv el y, a n en ti ty m a y b e a n e ve nt , su ch a s th e e n d

A c on te xU le ve l da ta f lo w di ag ra m

fo r as ai

rl in e r

es er va ti on s ys te m.

P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

C H A P T E R 4 • I N F O R M A T I O N G AT HE RI NG : IN TE RA CT IV E M E T H O D S

7 0 5

St ep

s a s ys te ms a na ly st fo

ll ow s in

pl an ni ng a n in te rv ie w.

~ Y l t ~ l ' 9 1 C W 2Y l g

Be fo re y o u i nt er vi ew s o m e o n e , y o u m us

t, in

e ff ec t, i nt er vi ew y ou rs el f Y o u n ee d to

l m o w y ou r

bi as es a n d h o w t he

y wi

ll a ff ec t yo ur p er ce pt io ns . Y o u r e du ca fi on , i

nt el le ct , u

pb ri ng in g, e mo fi on s,

a n d e fl uc al f r a m e w o r k a ll s er

ve a s po we rf ul fi

ke ts

f or w h a t y o u w il

l b e h ea ri ng i n yo

ur in

te rv

ie ws

.

Y o u n e e d t o th

or ou

gh ly

t hi nk t h m u g h a n i nt er vi ew b ef or e y o u g o. V is

ua li

ze w h y y o u a ze

go in

g, w h a t y o u w il l as k, a n d w h a t w il

l m a k e i t a s uc ce ss fu l in te n' ie w in

y ou

r ey es . Y o u m u s t

an ti ci pa te h o w t o m a k e t he i nt er vi ew f ul fi ll in g f

or t he i nd iv id ua l y o u i nt er vi ew , as w el l.

A n i nf

oz ma

ti on

-g at

he ri

nS i nt er vi ew i s a d ir ec te d co nv er sa ti on w it h a s pe ci fi c pi up os e th at

us es a qu es ti on -a nd -a ns we r fo rm at . In t he i nt er vi ew , y o u w a n t t o ge t th

e op in io ns o f t he

i nt er -

vi ew ee a n d h is o r he r fe el in gs a bo ut t he c ur re nt s ta te o f th e sy st em , or ga ni za ti on al a n d p er so na l

go al s, a n d i nf

or ma

l pr oc ed ur es f or in

te ra ct in g wi th i nf

or ma

ti on

t ec hn ol og ie s.

A b o v e a ll , se ek t he o pi ni on s o f t he p er so n y o u a ze i nt er vi ew in g. O pi ni on s m a y b e m o r e

im po

rt an

t a n d m o r e r ev ea li ng t ha n fa ce . F o r e xa mp le , i ma gi ne a sk in g fl ee o w n e r o f a u zd it io na l

st or e w h o b a s r ec en fl y a d d e d a n o nl in e st or e h o w m a n y c us to me r re fu nd s sh e ty pi ca ll y gi ve s fo r

W e b t ra ns ac ti on s ea ch w e e k . S h e r ep li es , " A b o u t 2 0 t o 2 5 a w e e k . " W h e n y o u m on it or th e tr an s-

ac ti on s a n d d is

co ve

r th at t he

a ve ra ge i s on ly l O S p er w e e k , y o u m i g h t c on cl ud e th at t he

o w n e r

is o ve rs ta ti ng t he f a c e a n d t he

p ro

bl em

. o

I m a g i n e i ns te ad t ha t y o u a sk t he

o w n e r w h a t h er m aj or c on ce rn s az e a n d t ha t sh e re pl ie s, "I n

m y o pi ni on , cu st om er r et ur ns o f g o o d s p ur ch as ed o ve r th

e W e b a ze w a y t oo h ig h. " B y s ee

ki ng

op in

io ns

r at he r th an f ac ts , y o u d is

co ve

r a k e y p ro bl em t ha t th

e o w n e r w a n e a dd re ss ed .

I n a dd it io n to

o pi ni on s, y o u s ho ul d tr

y to c ap

tu re

t he

f ee li ng s o f t he

i nt er vi ew ee . R e m e m b e r

th at t he

i nt er vi ew ee l m o w s t he

o rg an iz at io n be tt er t ha n y o u d o. Y o u c an u nd er st an d th

e or ga ni -

za ti on 's c ul hs e m o r e f ul ly b y l is te ni ng t o th e fe el in gs o f th e re sp on de nt .

G o a l s a ze i mp or ta nt i nf or ma ti on t ha t c a n b e g le an ed f r o m i nt er vi ew in g. F a c u t ha

t y o u

ob ta in f r o m h az d da ta m a y e xp la in p as t pe rf or ma nc e, b ut g oa ls p ro je ct t he o rg an iz at io n' s f uh ue .

T r y t o fi nd o ut a s m a n y o f th e or ga ni za ti on 's g oa ls u p os si bl e f r o m i nt er vi ew in g. Y o u m a y n ot

b e a bl e to d et

er mi

ne g oa ls t hr

ou gh

a n y o th er d at a- ga

th er

in g me

th od

s.

T h e i nt er vi ew i s al so a v al ua bl e op po rt un it y to

e xp lo re k e y H C I ( h u m a n- c o m p u t e r i nt er ac -

ti on ) co

nc er

ns , in cl ud in g th

e er go no mi c as pe ct s, s ys te m us

ab il

it y,

b o w p le

as in

g a n d e nj oy ab le

th e sy st em i s,

a n d h o w u se fu l it is

i n su pp or ti ng i nd iv id ua l ta

sk s.

In t he i nt er vi ew , y o u a ze s et

ti ng

u p a r el at io ns hi p wi th s o m e o n e w h o i s pr ob ab ly a s tr an ge r

to y ou . Y o u n e e d t o bu il d tr us t a n d u nd

er st

an di

ng q ui ck ly , b u t a t th e s a m e t im e y o u m u s t m ai n-

ta in c on tr ol o f tL e in te rv ie w. Y o u a ls o ne ed t o se

ll t he

s ys te m b y p ro vi di ng n e e d u l i nf or ma ti on

to y ou

r in te rv ie we e. D o s o b y p la nn in g fo r th e in te rv ie w be fo re y o u g o s o t ha t co nd uc ti ng i t is

se co nd n at ur e to y ou . Fo rt un at el y, e ff ec fi ve i nt er vi ew in g c a n b e l ea rn ed . A s y o u p ra ct ic e, y ou

wi ll s ee

y ou rs el f i mp ro vi ng . La te r in t he

c ha pt er , w e d is cu ss jo

in t ap pl ic at io n de si gn ( J A D ) (p co -

n o u n c e d a s ' ja d, " r h y m e s w it h ad

cn , wl ri ch c a n s er

ve a s a n a lt er na ti ve t o on

e- on

-o ne

in te

rv ie

~. ~'

-

in g in c er ta in s it

ua ti

on s.

L' nt ~~ '

~~ ~[ ~a s

r, ~ Tl ~n t~ z ~ ~; ~ > i ~ r r ~ ~ i ~ t n ~ a s n

j

T h e f iv e m a j o r s te ps m i nt er ne es p re pa ra fi on a ze s h o w n i n Fi gu re 4 .1 . T h e s e s te ps i nc

lu de

a

ra ng e o f ac

ti vi ti es , f r o m g at

he ri

ng b as ic b ac kg ro un d ma te ri al t o de

ci di

ng w h o t o in te rv ie w.

R E A D I N G B A C K G R O U N D M A T E R I A L . I t' s im po rt an t to r ea d a n d u nd er st an d as m u c h b ac

kg ro

un d

in fo

rn oa

ti on

a bo ut t he i nt

er vi

ew ee

s a n d t he ir o rg an iz at io n as

p os si bl e. T hi

s ma te ri al c an o ft en

b e o bt ai ne d o n t he c or po ra te w eb si te , f r o m a c ur re nt a nn ua l re po rt , a c or po ra te n ew sl et te r, o ~

a n y p ub li ca ti on s se nt o ut t o ex pl ai n th

e or ga ni za ri on t o th e pu

bl ic

. C h e c k t he

I nt er ne t fo r an Y

co rp or at e in fo rm at io n, s uc h as

i nf

or ma

ti on

f r o m S t a n d u d & P oo r' s.

St ep s in

P la nn in g th e In te rv ie w

1. R e a d b ac kg ro un d

ma te ri al .

2 .

Es ta bl is h in te rv ie wi ng o bj ec ti ve s.

3 .

De ci de w h o m t o in te rv ie w.

4 . Pr ep ar e th

e in

te rv

ie we

e. 5 . De ci de o n qu es ti on t yp

es a n d s tr

uc tu

re .

A s y o u r ea d th

ro ug

h th is m at

er ia

l, b e p ar ti cu la zl y se ns it iv e to

t he l an gu ag e th

e or ga ni za -

ti on al m e m b e r s u se i n de

sc ri

bi ng

t he ms el ve s a n d t he ir o rg an iz at io n. W h a t y o u a ze t ry in g to

d o i s

bu il d u p a c o m m o n v oc ab ul ar y th

at w il l ev en tu al ly e na

bl e y o u t o ph

ra se

i nt er vi ew q ue st io ns i n a

w a y t ha t i

s un de rs ta nd ab le t o yo

ur i nt er vi ew ee . An ot he r be ne fi t o f re

se ar

ch in

g yo

ur o rg an iz ar io n

is t o m a x i m i z e t he t im

e y o u s pe nd i n in

te rv

ie ws

; wi th ou t su ch p re pa ra ti on , y o u m a y w as

te t im e

ac ld ng S ev er al b ac kg ro un d qu es ti on s.

ES TA BL IS HI NG I N T E R V I E W I N G O B I E C 7 N E 5 . U s e t he b a c k g r o u n d i nf or ma ti on y o u g at he re d as

we ll a s yo ur o w n e xp er ie nc e to e st ab li sh i nt er vi ew o bj ec ti ve s. T he

re s ho ul d b e f ou r to s ix

k e y

ar ea s co nc er ni ng H C I , in

fo rm at io n pr oc es si ng , a n d d ec is io n - m a k i n g b eh av io r ab ou t w h i c h y o u

wf fi w a n [ t o as k qu es ti on s. T h e s e a ze as i nc lu de H C I c on

ce rn

s (t he u se fu ln es s a n d u sa bi li ty o f

th e sy st em ; h o w i t fi u ph ys ic al a sp ec ts ; h o w i t su iu a u se r' s co gn it iv e ca pa bi li ti es ; wh et he r it

is e ng ag in g or

a es

th et

ic al

ly p le as in g; a n d w he th er u si ng t he s ys te m is r ew az de d wi th d es ir ed

co ns eq ue nc es ), in

fo rm af lo n so ur ce s, in

fo rm at io n fo rm at s, d ec is io n- ma lt in g - fr eq ue nc y, q ua li ti es

of in

fo rm at io n, a n d d ec is io n - ma

lt in

g st

yl e.

DE CI DI NG W H O M T O I N T E R V I E W . W h e n d ec

id in

g w h o m t o in te rv ie w, in

cl ud e k e y p eo pl e at a ll

le ve

ls w h o w il

l b e a ff ec te d b y t he s ys te m in

s o m e m an

ne r.

S tr iv e fo r ba la nc e s o t ha

t as m a n y

us er s' n ee ds a ze a dd re ss ed a s po ss ib le . Y o u r o rg an iz at io na l co nt ac t wi ll a ls o h a v e s o m e i de

as ab ou t w h o s ho

ul d b e i nt er vi ew ed .

P R E P A R I N G T H E I N T E R V I E W E E . P re pa ze t he

p er so n to b e i nt er vi ew ed b y c al

li ng

a he

ad o r se nd in g

an e ma

il m e s s a g e a n d a ll ow in g th e in te rv ie we e ti

me t o th in k ab ou t th

e in te rv ie w. I f y o u a ze

do in g a n i n- de pt h in

te rv

ie w,

it i s pe

rm is

si bl

e to e m a i l yo ur

q ue st io ns a he ad o f ti me t o al lo w th

e in

te rv

ie we

e ti

me t o th in k ov er h is s o r he r re sp on se s. B e c a u s e t he

re a ze m a n y o bj ec ti ve s to

~l

fi ll

in t he

i nt er vi ew ( in cl ud in g bu il di ng t ru st a n d o bs er vi ng t he

w or kp la ce ), h o w e v e r , i nt er vi ew s

sh ou ld t yp

ic al

ly b e c on du ct ed i n pe rs on a n d n ot v ia e ma il . In te rv ie ws s ho ul d b e k ep t to 4 5

mi nu te s or

a n ho ur a t th

e m o s t N o m at te r h o w m u c h y ou

r in

te rv

ie we

es s e e m t o w a n t t o ex te nd

th e in te rv ie w b e y o n d t hi s li mi t, r e m e m b e r t ha t w h e n t he y s p e n d t im e wi th y o u , t he y az e no t

do in g th ei r w o r k . I f in te rv ie ws g o o ve r a n h ou r, it

i s li ke ly t ha

t th

e in

te rv

ie we

es w il

l re se nt t he

in tr us io n, w he th er o r no t th ey u ti cu la te t he ir r es en tm en t

DE CI DI NG O N g U E S T 1 0 N T Y P E S A N D S T R U R U R E . W ri te q ue st io ns t o co ve r th

e k e y a re as o f H C I

an d de

ci si

on m al

ti ng

t ha t y o u d is co ve re d w h e n y o u a sc er ta in ed i nt er vi ew o bj

ec ti

ve s.

P ro

pe r

qu es ti on in g te cU ni qu es a ze t he

h ea rt o f i nt er vi ew in g. Q ue st io ns h a v e s o m e b as ic f o r m s y o u

ne ed t o I m o w . T h e t w o b as ic q ue st io n ty pe s az e op en -e nd ed a n d c lo se d. E a c h q ue

st io

n ty pe c a n

ac co mp li sh s om et hi ng a li

tt le d if fe re nt f r o m t he o th

er , a n d e ac h ha s be ne fi ts a n d d ra wb ac ks . Y o u

ne ed t o th in k ab ou t th

e ef fe ct e ac h qu

es ti

on t yp e wi ll h av

e. It i s po ss ib le t o sh vc tu re y o u r i nt er vi ew i n th

re e di

ff er

en t pa tt er ns : a p yr am id s tr uc tu re ,

n fu nn el s iz uc tu re , or

a d i a m o n d s tr uc tu re . E a c h i s ap pr op ri at e un

de r di ff er en t co nd it io ns a n d

>~ rv

es a d if fe re nt fu

nc ti on , a n d e ac h o n e i s di

sc us

se d la te r in

t hi s ch ap te r.

c : ' a ~ n T ~ P e ~ .

Th er e az e th re e m a i n q ue st io n ty pe s th at y o u w il l us e to c on st ru ct y ou

r in

te rv

ie w;

o pe n- en de d

qu es fi on s, cl

os ed q ue st io ns a n d p ro be s. E a c h q ue st io n ty pe i s us

ef ul

i n di ff er en t s

iN at io ns a n d a t

sp ec ia l ti me s du ri ng t he

i nt

er vi

ew . In a dd

it io

n, e ac h ty pe o f q ue st io n wi

ll e li ci t di ff er en t in fo r-

ma ri on f r o m t he

p er so n y o u a ze i nt er vi ew in g,

LP N - E N D E D Q U E S T I O N S . O p e n - e n d e d q ue st io ns i nc lu de t ho se s uc h as " W h a t d o y o u t hi nk

ab ou t pu tt in g

al l th

e m a n a g e r s o n a n I nt ra ne t? " "P le as e ex pl ai n h o w y o u m a k e a s ch ed ul in g

de ci

si on

.^ y nd

" In

w h a t w a y s d oe

s th e sy st em e xt en d yo ur c ap ab il it y to d o t as ks t ha

t w o u l d n ot b e

po ss ib le o th er wi se ?" C on

si de

r th

e te rm o pe n- en de d. " O p e n " ac

tu al

ly d es cr ib es t he

i nt er vi ew ee 's

°P ~l on s f

or r es po nd in g. T h e y a ze o pe n. T h e r es po ns e ca n b e t w o w o r d s o r t w o p az

ag ra

ph s.

S o m e

ex mn pl e~ o f o pe n- en de d qu es ti on s az e f o u n d i n Fi gu re 4 .2 .

T h e b en ef it s o f u si

ng o pe n- en de d qu es ti on s az e n u m e r o u s a n d i nc lu de t he

f ol

lo wi

ng :

~ Pu tt in g th

e in te rv ie we e at e as

e '` `

's lo wi ng t he

i nt

er vi

ew er

f o pi ck u p o n t he

i nt er vi ew ee 's v oc ab ul ar y, w h i c h r ef le cu h is o r

he r ed uc at io n, v al ue s, af

fi tu

de s,

a n d b el ie fs

3 Pr ov id in g ri ch ne ss o f d et ai l

1 0 6

P A R T 2

I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

~ C H A P T E R 4 • I N F O R M A T I O N G AT HE RI NG : IN TE RA CT IV E M E T H O D S

1 0 7 \

r O ~ C D ~ E ~ '. ~

Op en -e nd ed i nt

er vi

ew q ue st io ns

al lo w th e re

sp on

de nt

o pe n op

ti on

s

fo r re sp on di ng . T

he se e xa

mp le

s

we re s el ec te d f ro m di ff er en t

in te rv ie ws a nd a ze n ot s ho

wn i n

an y pa zt ic ul az or

de r.

G~ C4 7i ~G ~

~.. _^,

Cl os

ed i nt

er vi

ew g ae

sf io

ns li

mi t

th e re sp on de nP s op li on s. T he se

ex am

pl es

w er e se le ct ed f ro m

di ff er en t i

nt er vi ew s an d ar e no t

sh ow

n is a ny

p ar

ti cu

la r or de r.

Op en -E

nd ed

I nt er vi ew Q ue st io ns

• W h a Y s y ou r op in io n of

t he

c ur

re nt

s ta te o f bu si ne ss

-t o- bu si ne ss

e c o m m e r c e i n yo ur f ir m?

• W h a t a re t he

c ri ti ca l ob

je ct

iv es

o f yo ur d ep ar tm en t?

• O n c e t he d at a ar e su bm it te d vi a th

e W e b s it e, h o w a re t he y pr

oc es

se d?

• D es

cr ib

e th

e mo

ni to

ri ng

p ro

ce ss

t ha

t is a va il ab le o nl in e.

• W h a t a re s o m e o f t

he c o m m o n d at

a en tr y er ro rs m a d e i n th is d ep ar tm en t?

• W h a t a re t he

b ig ge st fr

us tr

at io

ns y ou 'v e ex pe ri en ce dd ur in gt he tr an si ti on

to e c o m m e r c e ?

4 . R ev ea li ng a ve nu es o f fu

rt he r qu es ti on in g th at m a y h a v e o th er vr is e g o n e u nt ap pe d

5. M a k i n g t he i nt er vi ew m o r e i nt

er es

ti ng

f or t he i nt er vi ew ee

6. A ll

ow in

g m o r e s po nt an ei ty

7 . M al ti ng p hr as in g ea si er f or t he

i nt er vi ew er

8 . U s i n g t h e m i n a p in

ch i f t he i nt er vi ew er i s ca

ug ht

u np te pa ze d

A s y o u c an s ee , t

he re

a ze s ev er al a dv an ta ge s to u si

ng o pe n- en de d qu es ti on s. T h e r e a ze , h o w -

ev er , al so m a n y d ra

wb ac

ks :

1. A sk in g qu es ti on s th at m a y r es

ul t i n to o m u c h i rr

el ev

an t de ra il

2. P os si bl y lo si ng c on

tr ol

o f th

e in

te rv

ie w

3. A ll ow in g re sp on se s th

at m a y t ak e to o m u c h t im e fo r th

e a m o u n t o f us ef ul i nf or ma ti on g ai ne d

4. P ot en ti al ly s ee

mi ng

t ha

t th

e in

te rv

ie we

r is

u np re pa ze d

5. P os si bl y gi vi ng t he i mp re ss io n th

at t he i nt er vi ew er i s o n a "f

is hi

ng e xp ed it io n, " wi th n o

re al

o bj ec Rv e fo r th e in te rv ie w

-

Y o u m u s t c az

ef ul

ly c on si de r th

e im

pl ic

at io

ns o f u si

ng o pe n- en de d qu es ti on s fo r in te rv ie wi ng .

cI .o

SE o Q U E S T I O N S . T h e a lt

er na

ti ve

t o o p e n - e n d e d q ue sf io ns i s f o u n d i n th e ot he r ba si c

qu es

ti on

t yp e: c lo se d qu es ti on s. S u c h q ue st io ns a ze o f th

e ba si c F o r m " Is

it e as y to u se t he c ur re nt

sy st em ?" a n d " H o w m a n y s ub or di na te s d o y o u h a v e ? " T h e p os

si bl

e re sp on se s az e cl os ed t o th e

in te rv ie we e be

ca us

e h e o r sh e ca n on ly r ep ly w it h a f in it e n u m b e r , s uc

h as " N o n e , " " O n e , " o r

"F ih ze n. " S o m e e x a m p l e s o f cl

os ed q ue st io ns c an b e f o u n d i n fi gu re 4 .3

.

A c lo se d qu es ti on l im iu t he

r es po ns es a va il ab le t o th e in te rv ie we e. Y o u m a y b e f am il ia z

wi th c lo se d qu es ti on s th ro ug h mu

lt ip

le -c

ho ic

e e x a m s i n co ll eg e. Y o u a ze g iv en a q ue

st io

n an

d

fi ve r es po ns es , bu t y o u a ze n ot a ll ow ed t o wr it e d o w n y ou

r o w n r es po ns e a n d g et c re di t f

or c or

-

re cd

y an sw er in g th

e qu

es ti

on .

A s pe ci al k in d o f c lo se d qu es ti on i s th e bi po la z qu

es ti

on . Th is t yp e o f q ue st io n li mi u

tt ~e

in te rv ie we e e v e n f ur th er b y a ll

ow in

g on ly a c ho

ic e o n e it

he r po

le , s uc

h as y es o r n o , tr ue o r fa

ls e,

or a gr ee o r di

sa gr

ee . E x a m p l e s o f b ip ol ar q ue st io ns c an b e f o u n d i n Fi

gu re

4 .4

.

T h e b en ef iu o f us

in g cl os ed q ue st io ns o f ei

th er

t yp e in cl ud e th e fo ll ow in g:

I. S av in g ti me

2 . E as il y co mp ar in g in te rv ie ws

3. G et

ti ng

t o th e po in t

Cl os ed I nt

er vi

ew Q ue st io ns

• H o w m a n y t im es a w e e k i s t

he p ro

je ct

r ep

os it

or y up

da te

d?

• O n a ve ra ge , h o w m a n y c al ls d oe

s th

e ca

ll c en

te r re ce iv e mo nt hl y?

• W hi ch o f t

he f ol

lo wi

ng s ou rc es o f in fo rm at io n is m os

t va lu ab le t o yo u?

° C om pl et ed c us

to me

r co mp la in t f or

ms

° E

ma il c om

pl ai

nt s fr om c on su me rs w h o v is it t he

W e b s it e

° F

ac e-

to -f

ac e in

te ra

ct io

n wi th c us to me rs

° R

et ur ne d me rc ha nd is e

• L is ty ou rt op tw op ri or it ie sf or im pr ov in gt he te ch no lo gy in fr as tr uc tu re .

• W h o r ec

ei ve

s th is i np

ut ?

Bi po la r In te rv ie w Qu es ti on s

• D o y ou u se t he

W e b t o pr ov id e in fo rm at io n to v en do rs ?

• D o y ou a gr ee o r di sa gr ee t ha

t e c o m m e r c e o n th e W e b l ac ks se

cu ri

ty ?

• D o y ou w an t to r ec ei ve a p ri

nt ou

t of y ou r ac co un t st

at us

e ve ry m on th ?

• D oe s yo ur W e b s it e ma

in ta

in a F A Q p ag e fo

r em pl oy ee s wi

th p ay ro ll

qu es ti on s?

• I s th

is f or m co mp le te ?

4. K e e p i n g c on tr ol o ve r th

e in te rv ie w

5. C ov

er in

g lo

ts o f g ro un d qu ic kl y

6. G et ti ng t o re le va nt d at a

T h e d r a w b a c k s o f u si ng c lo se d qu

es ti

on s az

e su bs ta nt ia l, L o w e v e r . T h e y i nc

lu de

t he

fo ll ow in g:

1. B or in g fo r th e in te rv ie we e

2. F ai li ng t o ob ta in r ic h

de ta il _ ( be ca us e th e in te rv ie we r su pp li es t he

f r a m e o f re

fe re nc e fo r th e

in te

rv ie

we e)

3. F ai li ng t o ad dr es s th

e m a i n i de as f or tf

ie p re

ce di

ng r ea so n

4. F ai li ng t o bu il d ra pp or t be tw ee n in

te rv

ie we

r a n d i nt er vi ew ee

Th us , a

c a n i nt er vi ew er , y o u m u s t t Ui nk c az

ef ul

ly a bo ut t he

q ue

st io

n ty pe s y o u w il

l us e.

B o t h o p e n - e n d e d a n d c lo se d qu es ti on s h a v e a dv an ta ge s a n d d r a w b a c k s , a s s h o w n i n

Fi gu re 4 .5 . No fi ce t ha

t ch oo si ng o n e q ue st io n ty pe o ve r th

e ot he r ac

tu al

ly i nv ol ve s a t ra de -o ff ;

al th

ou gh

a n o pe n- en de d qu

es ti

on a ff or ds b re

ad th

a n d d ep

th o f re

pl y,

r es po ns es t o op en -e nd ed

qu es ti on s az e di

ff ic

ul t t

o an al yz e.

PR OB ES . A t hi rd t yp e o f qu

es ti

on i s th

e pr ob e, or

f ol

lo w-

up . T h e s 4o ng es t pr ob e is

t he

s i m p l e s t —

th eq ue st io n " V J h y ? " O t h e r p ro be s az e ̀

Pl ea se p ro vi de a n e x a m p l e o f a t im e y o u d id n ot fi

nd t he

sy st

em t ru

st wo

rt hy

." a n d " Pl ea se e la

bo ra

te o n t ha t f o r m e . " S o m e e xa mp le s o f p ro bi ng q ue st io ns

ca n b e f o u n d i n Fi gu re 4 .6 . T h e p ur po se o f a p ro be i s to

g o b e y o n d t he

in it

ia l a n s w e r t o ge t m o r e

me an

in g,

to c la ri fy , a n d t o d r a w o ut a n d e x p a n d o n t he i nt er vi ew ee 's p oi nt , P ro be s m a y b e e it he r

op en -e nd ed o r cl os ed q ue

st io

ns .

It i s es se nr ia l to p ro

be . M o s t b eg

in ni

ng i nt

er vi

ew er

s ar e re ti ce nt a bo ut p ro bi ng a n d c on se -

qu en tl y ac ce pt su

pe rf ic ia l an

sw er

s. T h e y a ze u su al ly g at ef ul S ha t em pl oy ee s h a v e g ra nt ed i nt er -

~~ ~w

s a n d f ee l s o m e w h a t o bl ig at ed t o ac ce pt u nq ua li fi ed s ta te me nt s po

li te

ly .

;~ m. _, i un ~ ~ , n ,, ~~ ca ~~ T

~~ ,. ~ L ~ n~ ~l l ~ c ~ n n r ~ ~ e c ~

1u ~t a s th

er e az e t w o g en

er al

ly r ec og ni ze d w a y s o fr ea so ni ng —i nd uc ti ve a nd

d ed uc ti ve —t he re a ze

~u 'o s im il az w a y s o f or

ga ni

zi ng

y ou r in te rv ie ws . A t hi

rd w a y c om bi ne s bo th i nd

uc ti

ve a n d d ed uc II ve

pa tt

er ns

,

Op en

-E nd

ed Cl os ed

Lo w ~

Re li 2t it ll ry o f D

al y

~ a

Hi gh

Lo w l

Ef ii

cl en

t U se

o f ~

- r c

" ►

HI Bh

Lo w ~ ~ - - -

?r ec

si on

o f da ta

` ~ - >

Hi gh

Mu ch < ~

Br ea

tl th

a nt l De pt h

~ ~ . ~ ~ e

Mu ch ~ _ . .

- - - _ - -

In Lr vl e~ pe r5 ki ll F eq ui re tl \ ~

Li tt le

- - - — — ~ ~ .

Di ff ic ul t

e ' ~

__

.E as e of A na ly si s

_ Ea

sy

G0 ~' ME B~ ~ . 4

Bi po

la z i

nt er

vi ew

q ue sr io ns a re

a sp ec ia l k

in d of cl

os ed q ue st io n.

Th es e ex

az np

le s we re s el ec te d

fr om d if fe re nt in

te rv

ie ws

a nd a ze

no t sh

ow n in

a ny

p az ti cu la z o

rd er .

ru ~~ c~ c ~~

.s At az bu te s of o pe

n~ nd

ed a nd

cl os ed q ue

st io

ns .

1 0 8

P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

> ~ ~ f

St re ng th en in g Yo ur Q ue st oo n Ty pe s

S tt on gb od ie s, a l ar ge l oc al c ha in o f sp

or ts c lu bs , h u e xp er ie nc ed

p h e n o m e n a l g o w t h i s t he p as t fi ve y ea rs . M a n a g e m e n t w o u l d l ik e

to r e 5 n e i u d e c i s i o n - m a l d a g p ro ce ss f o z p ur ch as in g n e w b o d y -

bu il di ng e q u i p m e n t b y u s i n g a D S S o c a d a s h b o a z d . C ur re nt ly ,

m a n a g e r s l is te n to c us to me rs , at te nd t ta de s h o w s , l o o k a t ad ve rt is e-

m e n c s , a n d p u t i ¢ r e q u e s u f or n e w e q u i p m e n t p ur ch as es b a s e d o n

th ei r su bj ec ti ve p er ce pt io ns . T h e s e a re t he n a p p r o v e d o r d e n i e d b y

H a z r y M us se ls .

H a z r y i s th e 5r st p er so n y o u w il l in ie rv ~e w. H e i s a 3 7- ye ar -o ld

di vi si on m a n a g e s w h o t u n s f iv e ar ea c lu bs . H e t ra ve ls a ll o v e r t he

ci ty t o th ei r w i d e s p i w d l oc at io ns . H e k e e p s a n o ff ic e at t he E a s t

lo ca ti on , al th ou gh h e i s th er e le ss t ha n a q ua rt er o f t he t im e.

T n a dd it io n, w h e n H a r r y i s pr es en t at a c lu b, h e i s b u s y a n s w e r -

i n g b us in es s- re la te d p h o n e c al ls , so lv in g o n-

th e- sp ot p r o b l e u u

~ ~ ~ i ~ 4 w ~ G

,~ .~ ¢

P r o b e s a ll ow a s y s t e m s a na ly st

to f ol lo w u p o n q ue st io ns t o g e t

m o r e d et ai le d re sp on se s. T h e s e

e x a m p l e s w e r e s el ec te d f r o m

di ff er en t in te rv ie ws a n d a re n o t

s h o w n i n a n y p ut ic ul az o rd er .

pr es en te d b y m a n a g e r s , a n d i nt er ac ti ng w i t h c lu b m e m b e r s .

H i s t i m e i s sh or t, a n d t o c o m p e n s a t e f or t ha t h e h a s b e c o m e

a s e x h e m e l y w e l l- or ga ni ze d, e ff ic ie nt d iv is io na l m a n a g e r . H e

c a n n o t g ra nt y o u a l ot o f i nt er vi ew t im e. H o w e v e r , h is i np ut

is i mp or ta nt , a n d h e f ee ls h e w o u l d b e t he m a i n b en eS ci ar y o f

th e p r o p o s e d s y s t e m .

W h a t t yp e o f i n t e r v i e w q u e s R o n m i g h t b e m o s t s u i t a b l e f o r

y o u r i nt er vi ew w it h H a z r y ? W h y i s th is t yp e m o s t a pp ro pr ia te ?

H o w w il l y o u r c ho ic e o f q ue st io n t y p e a ff ec t th e a m o u n t o f

t i m e y o u s p e n d i n pr ep ar at io n fo r in te rv ie wi ng F Ta zx y? W r i t e 5

to 1 0 q ue st io ns o f t ku s ty pe . W h a t o ff ie r te ch ni qu es a u g h t y o u

u s e t o s u p p l e m e n t i nf oi ma ri on u na va il ab le t h o u g h t ha t T y p e

o f q ue st io n? W r i t e a p ar ag ra ph t o e~ cp la in .

~,

U S I N G A P Y R A M I D S T R U C T U R E I n d u c t i v e o r g a n i z a t i o n o f i n t e r v i e w q u e s t i o n s c a n b e v is ua li ze d

a s h a v i n g a p y r a m i d s h a p e . U s i n g t hi s f o r m , t h e i n t e r v i e w e r b e g i n s w i t h v e r y d et ai le d, o f t e n

c l o s e d , g u e s f i o n s . T h e i n t e r v i e w e r t h e n e x p a n d s t h e t o p i c s b y a l l o w i n g o p e n - e n d e d q u e s t i o n s

a n d m o r e g e n e r a l i z e d r e s p o n s e s , a s s h o w n i n F i g u r e 4 . 7 .

Y o u s h o u l d u s e a p y r a m i d s tr uc tu re i f y o u b e l i e v e y o u r i n t e r v i e w e e n e e d s t o w a r m u p t o t h e

t o p i c U s i n g a p y r a m i d s tr uc tu re f o r q u e s t i o n s e q u e n c i n g i s al so u s e f u l w h e n y o u w a n t a n e n d i n g

d e t e m u n a t i o n a b o u t f fi e to pi c. S u c h i s t h e c a s e i n t h e f in al q u e s r i o n i n F i g u r e 4 . 7 , " I n g en er al ,

h o w d o y o u f e e l a b o u t t h e s ec ur it y o f d a t a v e r s u s t h e i m p o r t a n c e o f I nt ee ne t a c c e s s ? "

U S I N G A F U N N E L S T R U C T U R E . I n t h e s e c o n d k i n d o f s tr uc tu re , t h e i n t e r v i e w e r t a k e s a d ed uc ti ~~ e

a p p r o a c h b y b e g i n n i n g w i t h g e n e r a l i z e d , o p e n - e n d e d q u e s t i o n s a n d t h e n n a s o w i n g t h e p os si bl e

r e s p o n s e s b y u s i n g c l o s e d q u e s t i o n s . T h i s i n t e r v i e w s tr uc tu re c a n b e t h o u g h t o f a s f u n n e l s h a p e d ,

a s d e p i c t e d i n F i g u r e 4 . 8 . U s i n g t h e f u n n e l s tr uc tu re m e t h o d p r o v i d e s a n e a s y , n o n t h r e a t e n i n g

w a y t o b e g i n a n i n t e r v i e w . A f u n n e l - s h a p e d q u e s f l o n s e q u e n c e i s a ls o u s e f u l w h e n t h e i n t e r v i e w e e

fe el s e m o t i o n a l a b o u t t h e t o p i c a n d n e e d s f r e e d o m t o e x p r e s s t h o s e e m o t i o n s .

U S I N G A D I A M O N D - S H A P E D S T R U C T U R E . O f t e n a c o m b i n a f i o n o f t h e p y r a m i d a n d f u n n e l

st ru ct ur es , re su lt in g i n a d i a m o n d - s h a p e d i n t e r v i e w s tr uc tu re , is b es t. T h i s s tr uc tu re e nt ai ls

b e g i n n i n g i n a v e r y s pe ci fi c w a y , t h e n e x a m i n i n g g e n e r a l i ss ue s, a n d f in al ly c o m i n g t o a v e r y

sp ec if ic c o n c l u s i o n , a s s h o w n i n F i g u r e 4 . 9 .

P r o b e s

V y h y ?

• G i v e a n e x a m p l e o f h o w e c o m m e r c e h a s b e e n i nt eg ra te d in to y o u r

b u s i n e s s p ro ce ss es .

• P l e a s e g iv e a n i ll us tr at io n of t h e s ec ur it y p r o b l e m s y o u a re e xp er ie nc in g

wi th y o u r o nl in e

bi ll p a y m e n t s y s t e m .

• Y o u m e n t i o n e d b ot h a n I nt ra ne t a n d a n e M r a n e t s ol ut io n. P l e a s e g iv e a n

e x a m p l e o f h o w y o u t hi nk e a c h d if fe rs .

• W h a t m a k e s y o u f ee l th at w a y ?

• T el l m e s te p b y s t e p w h a t h a p p e n s a ft er a c u s t o m e r c li ck s t h e " S u b m i t '

bu tt on o n t h e W e b r eg is tr at io n f o r m .

C H A P T E R 4 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : I N T E R A C T I V E M F T H O D S

7 0 9

Py ra mi d

32 Nc tu ro s

5y ar t wi th a

sp cc if lc q uo ss io n .. .

W h a t

sp ec l~ lc al ly i s

th e pr ob le m yo u

ar ee xp ed en cl np

wi th y ou r fi re wa ll ?

H2 ve y ou c on si de re d ot he r me th od s

to I mp ro ve t he s ec ur it y of

co rp or at e da ta ?

W h a t d o yo u th in kw ou lt lm ak e

se cu rl ry m or e

ef fe ct iv e he re ?

In g en er al , ho iv d o yo u

Te el

a bo ut t he s ec

ur :'

'y o'

da tz v er su s th e im po rt an ce o f In te rn et a cc es s?

p, 4 ~

~ .. . a nd c nd

wl th a

gc nc ra l

on e.

T h e i n t e r v i e w e r b e g i n s w i t h e a s y , c l o s e d q u e s t i o n s t ha t p r o v i d e a w a r m - u p t o t h e i n t e r v i e w

pr oc es s. I n t h e m i d d l e o f t h e i n t e r v i e w , t h e i n t e r v i e w e e i s a s k e d f o r o p i n i o n s o n b r o a d t o p i c s

gh at o b v i o u s l y h a v e n o " r i g h t " a n s w e r . T h e i n t e r v i e w e r t h e n n a r r o w s t h e q u e s f i o n s a g a i n t o g e t

sp ec if ic q u e s t i o n s a n s w e r e d , t h u s p r o v i d i n g c l o s u r e f o r b o t h t h e i n t e r v i e w e e a n d t h e i n t e r v i e w e r .

I' he d i a m o n d s tr uc tu re c o m b i n e s t h e s tr en gt hs o f t h e o t h e r t w o a p p r o a c h e s b u t h a s t h e d i s a d v a n -

~: +g e o f t a k i n g l o n g e r t h a n e it he r o t h e r s tr uc tu re .

T h e e n d o f t h e i n t e r v i e w i s a n a t u r a l p l a c e t o a s k o n e k e y q u e s f i o n : " I s t h e r e a n y t h i n g w e

h a v e n ' t t o u c h e d o n t h a t y o u f e e l i s i m p o r t a n t f o r m e t o l m o w ? " C o n s i d e r e d a f o r m u l a q u e s -

fi on b y t h e i n t e r v i e w e e m o s t o f t h e t i m e , t h e r e s p o n s e w i l l o f r e n b e " N o . " Y o u a z e i nt er es te d

NJ ha t al e yo ur r ea ct io ns t o th e ne w

We G- ba se d pr oc ur em en t sy st em ?

W h a t d ep ar tm en ts a re i nv ol ve d

in i mp le m° nt in 9

I1 4

Fu nn el e u' ue eu ro g ~

g h a t lt

e^ .s w il : be a va il ab le } or

be gi n wK a+ a

~ po rc na se o r th e V✓ eb s !t e7

gc nc ra l q u c ~ o n • ..

is th er e an y es se nt ia l

-. it

em t ha t ha s be en , /

ex cl ud ed f ro m

th e si te ?

,, ~, , ,, , a

nd c nd w it h

a g pc ci Nc o nc .

C- '~ ~M Gt iG G .,

T h e p y r a m i d s tr uc nu e fo r

in te rv ie vr in g g o e s f r o m s pe ci fi c to

ge ne ra l qu es ti on s.

c o~ ~n c~ r

n.. .

T h e f un ne l st ru ct ur e fo r

in te rv ie wi ng b eg in s wi th b r o a d

qu es ti on s a n d t he n fu nn el s to

sp ec if ic q ue st io ns .

1 3 0

P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G AT

HE RI

NG : U N O B T R U S I V E M E T H O D S

7 3 7

S 9 . l I 3 p ~ ' 1 1 1 g

S a m p l i n g i s th e pr

oc es

s o f s ys te ma ti ca ll y se

le ct

in g re

pr es

en ta

ti ve

e le me nt s o f a p op

ul at

io n.

W h e n t he

se s el ec te d e l e m e n u a ze e x a m i n e d c lo se ly , it i s a s s u m e d t ha t th e an al ys is w il l re

ve al

us ef

ul i nf

or ma

ti on

a bo ut t he p op

ul at

io n as

a w ho

le .

A s ys te ms a na ly st ha s to

m a k e d ec

is io

ns o n t w o k e y i ss ue s. Fi

rs t, p eo

pl e in t he o rg an iz at io n

h a v e g en er at ed m a n y r ep or ts , f or ms , ou tp ut d oc

um en

ts , m e m o s , a n d w eb

si te

s. W h i c h o f t he

se

sh ou ld t he s ys te ms a na

ly st

p a y a tt en ti on t o, a n d w h i c h s ho

ul d th e sy st em s an

al ys

t ig

no re

?

S e c o n d , a g re

at m a n y e m p l o y e e s c a n b e a ff ec te d b y t he p ro

po se

d in fo rm at io n sy

st em

.

W h i c h p eo

pl e sh

ou ld

t he

s ys te ms a na

ly st

in te rv ie w, se

ek i nf or ma fl on f r o m v ia q ue st io nn ai re s, o r

ob se

rv e in

t l~

e pr oc es s of

c ar ry in g ou t th ei r de

ci si

on - m a k i n g r ol

es ?

T1 fl ~e r Je

ee Jl

~ Qt ~ ~w

rr nn

~S ~%

nn `

Th er

e az e m a n y r ea so ns a s ys te ms a na

ly st

w o u l d w a n t t o se le ct e it he r a r ep

re se

nt at

iv e s a m p l e o f

da ta t o e x a m i n e o r re

pr es

en ta

fl ve

p eo

pl e to

i nt

er vi

ew , qu es ti on , or

o bs

er ve

. T h e y i nc lu de :

1. ~ .'

OI lt

31 D1

Ro C OS YS

2 . S pe ed in g u p t he

d at a ga th er in g

3. I mp

ro vi

ng e ff

ec ti

ve ne

ss

4. R e d u c i n g b ia s

E x a m i n i n g e ve ry s cr ap o f pa

pe r, ta ll dn g wi th e ve ry on e, a n d r ea di ng e ve ry w e b p ag

e f r o m t he

or ga ni za ri on w o u l d b e f az

t oo

c os tl y fo r th

e sy st em s an

al ys

t C o p y i n g r ep or ts , a

sk in g em pl oy ee s

fo r va

lu ab

le t im

e, a n d d up li ca ti ng u nn ec es sa ry s ur ve ys w o u l d r es

ul t i

n m u c h n ee

dl es

s ex pe ns e.

S a m p l i n g h el ps a cc

el er

at e th

e pr oc es s b y g at he ri ng s el ec te d da ta r at he r th

an a ll d at

a fo r th

e

en ti re p op

ul at

io n.

I n a dd

it io

n, t he s ys te ms a na ly st i s sp az ed t he b ur de n o f a na

ly zi

ng d at a f r o m

th e en ti re p op

ul at

io n.

Ef fe ct iv en es s in d at a ga

th er

in g is

a n i mp

or ta

nt c on

si de

ra ti

on a s we ll . S a m p l i n g c a n h el p

i m p r o v e e ff ec ti ve ne ss i f in fo rm at io n th at i s m o r e a cc ur at e c a n b e o bt

ai ne

d. S u c h s am pl in g

is a cc om pl is he d, f or e x a m p l e , b y t al ki ng t o fe we r e m p l o y e e s b u t a sk in g t h e m q ue st io ns t ha

t

az e m o r e d et

ai le

d. I n ad

di ti

on , if f e w e r p eo

pl e az e in te rv ie we d, t he s ys

te ms

a na

ly st

c an a ff

o[ d

th e ti me t o fo ll ow u p o n m is si ng o r in co mp le te d at

a, t hu s im

pr ov

in g th e ef

fe ct

iv en

es s o f d at

a

ga th

er in

g. gi

na ll

y, d yt y gy ih er in g bi as c an b e r ed

uc ed

b y s am pl in g• W h e n t he

s ys te ms a na

ly st

i nt

er

vi ew s an e xe cu ti ve o f th

e co rp or at io n, f or e xa mp le , th

e ex ec ut iv e is i nv

ol ve

d wi th t he

p ro

je ct

be ca

us e th

is p er so n ha s a k e a d y g iv en a c er ta in a m o u n t o f t im

e to

t he p ro je ct a n d w o u l d l ik e it r o

su cc

ee d.

W h e n t he s ys te ms a na

ly st

a sk s fo r a n o pi ni on a bo ut a p er ma ne nt fe

at ur

e of

t he

i ns ta ll ed

in fo

rm at

io n sy

st em

, th

e ex ec ut iv e in te rv ie we d m a y p ro

vi de

a b ia se d ev

al ua

ti on

b ec

au se

t he

re i s

li ff ie p os si bi li ty o f c ha

ng in

g it

~7 ~~ rn 11 Fi ~r n~ 1 ~c ~s n

A s ys te ms a na

ly st

m u s t f ol lo w fo ur s te

ps t o de si gn a g o o d s am

pl e:

1. D e t e m u n e t he d at a to

b e c ol le ct ed o r de

sc ri

be d.

2 . D et er mi ne t he p op

ul at

io n to

b e s am pl ed .

3. C h o o s e t he t yp e o f s am

pl e.

4. D e c i d e o n t he

s a m p l e s iz e.

T h e s e s te

ps a ze d es cr ib ed i n de ta il i n th e fo

ll ow

in g su bs ec ti on s.

D E T E R M I N I N G T H E D A T A T O B E C O L L E C T E D O R D ES CR IB ED . A s ys te ms a na

ly st

n ee ds a r ea li sf ie

pl an

a bo ut w h a t w il l b e d o n e w it h th

e da ta o nc e th ey a ze c ol le ct ed . I f i

rr el

ev an

t da ta a ze g at

he re

d,

th en t im e a n d m o n e y a ze w as

te d in t he

c ol le ct io n, s to ra ge , a n d a na ly si s o f u se le ss d at

a.

T h e d ut

ie s a n d r es po ns ib il it ie s o f t he

s ys te ms a na

ly st

a t th

is p oi nt a ze t o id en ti fy t he

v an -

ab le

s, at

tr ib ut es , a n d a ss

oc ia

te d da ta i te

ms t ha t n e e d t o b e g at

he re

d in t he s am

pl e.

T h e o bj

ec ti

ve s

o f th e st ud y m u s t b e c on

si de

re d,

a sw el l as th et yp e of da ta -g at he ri ng m e t h o d (f

or e xa mp le , i

n~ 'e

s-

ti ga ti on , in

te rv

ie ws

, qu es ti on na ir es , ob

se rv

at io

n) t o b e u se

d. T h e k in ds o f i nf or ma ti on s ou

gh t

w h e n u si ng e ac h o f tL

es e m e t h o d s a ze d is

cu ss

ed i n m o r e d et ai l i

n th

is a n d s ub

se qu

en t ch

ap te

rs .

D E T E R M I N I N G T H E P O P U L A T I O N 7 0 B E S A M P L E D . N e x 4 a s ys te ms a na ly st m u s t d et

er mi

ne W ha

[

th e po

pu la

fi on

i s.

I n th

e ca se o f h az d da

ta , th

e sy st em s an al ys t ne ed s to

d ec id e, f or e xa mp le , if

Na t Ba se d on

P ro ba bi li ty

Ba se d on

P ro 6a hi li ry

~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ '~

Fo ur m ai

n ty pe s of sa

mp le s a

Sa mp le e le

me nt

s ar e

sy st em s an al ys e ha s av ai la bl e.

se le ct ed d ir ec tl y

Co nv en ie nc e

Si mp

le r an do m

wi th ou t re

st ri

ct io

ns

S a m p l e e le me nt s ar e

Co mp le x r a n d o m

se le

ct ed

a cc or di ng

Pu rp os iv e

(s ys te ma ti c, st

ra ti

fi ed

, to s pe ci fi c cr it er ia

an d

cl us

te r)

'f hc

e ys um e

an ay ss sh

ou ld

ue c m co mp le x

ra nd om S am pl e

If po eS lb lc •

da ta

f r o m t he

l as

t t w o m o n t h s a re s uf

fi ci

en t,

o r if a n e nt ir e ye az 's w or th o f re

po rt

s ar e ne ed ed f or

an al ys is .

Si mi

la zl

y, w h e n d ec id in g w h o m t o in

te rv

ie w,

t he

s ys te ms a na ly st h as t o de

te rm

in e wh et he r

th e po

pu la

ti on

s ho ul d in

cl ud

e on ly o n e l ev el i n th

e or

ga ni

za ri

on o r al l th e le

ve ls

. O r m a y b e t he

an al ys t sh

ou ld

e v e n g o o ut si de t he s ys te m a n d i nc

lu de

t he r ea ct io ns o f c us

to me

rs , ve

nd or

s, s up -

pl ie

rs , or

c om pe ti to rs . T h e s e d ec is io ns a ze e xp lo re d in m o r e d et ai l in

u p c o m i n g s ec ti on s.

C~ 10

05 1N

G T H E T Y P E O F S A M P L E . A s ys te ms a na

ly st

c an u se o n e o f fo ur m a i n T yp es o f s am pl es ,

as p ic tu re d in

F ig ur e 5.

1. T h e y a ze c on ve ni en ce , p ur

po si

ve ; s im pl e r a n d o m , a n d c o m p l e x r a n d o m .

Co nv en ie nc e sa

mp le

s az e un re st ri ct ed , no np ro ba bi li ry s am pl es . A s a m p l e c ou ld b e c al le d a

co nv

en ie

nc e s a m p l e if

, f or e xa mp le , th

e sy st em s an

al ys

t p o s e a n ot

ic e o n t he

c o m p a n y ' s I nt

ra ne

t as ki ng f or e ve ry on e in te re st ed i n wo ri dn g wi th t he

n e w s al es p er fo rm an ce r ep or ts t o c o m e t o a

me et in g at 1 p 1v i. o n T u e s d a y t he

1 2t h. O bv io us ly , th is s a m p l e i s th

e ea

si es

t to

a rr an ge , bu t it i s

al so t he

m o s t un

re li

ab le

. A p ur po si ve s a m p l e i s ba se d o n j u d g m e n t

A s ys te ms a na ly st c a n c ho os e a g o u p o f i nd

iv id

ua ls

w h o a pp

ea r lm ow le dg ea bl e a n d w h o

:u e in

te re

st ed

i n th

e n e w i nf or ma ti on s ys

te m.

H e r e t he

s ys te ms a na

ly st

b as es t he

s a m p l e o n c ri

- !e ri a ( I m o w l e d g e a bo ut a n d i nt er es t in

t he

n e w s ys

te m)

, bu t it i s st

il l a n on

pr ob

ab il

ir y sa

mp le

. Th us , pu rp os iv e sa mp li ng i s on ly m od er at el y re

li ab

le . I f y o u c ho os e to

p er

fo rm

a s im

pl e r a n d o m

sa mp le , y o u n e e d t o ob ta in a n u m b e r e d l is t of

t he

p op

ul at

io n to

e ns

ur e. th at

e ac h d o c u m e n t o r

pe rs

on i n th

e po

pu la

ti on

h as

a n e qu al c ha nc e o f b ei ng s el ec te d Th is s te p of te n is n ot p ra ct ic al ,

es pe

ci al

ly w h e n s am pl in g in vo lv es d o c u m e n u a n d r ep or ts . T h e c o m p l e x r a n d o m s am

pl es

t ha

t ;a te m o s t a pp ro pr ia te f or a s ys te ms a na ly st a ze ( 1 ) s ys

te ma

ti c sa

mp li

ng , ( 2 ) st

ra ti

fi ed

s am pl in g,

ai d ( 3 ) cl

us te r sa mp li ng .

In t he

s im pl es t m e t h o d o f p ro ba bi li ty s am pl in g, s ys

te ma

ti c sa mp li ng , th

e sy st em s an

al ys

t mo ul d, fo r ex am pl e, c ho os e to

i nt er vi ew e ve ry k th

p er so n o n a l is t o f c o m p a n y e mp lo ye es . Th is

me th od h as c er ta in d is ad va nt ag es , h o w e v e r . Y o u w o u l d n ot w a n t to

u se

i t t

o se le ct e ve ry k th

d a y

1'o i a s a m p l e b ec au se o f th

e po

te nf

ia t pe ri od ic it y pr ob le m. F ur th er mo re , a s ys te ms a na

ly st

w o u l d

no t us

e th is a pp ro ac h if t he l is

t w e r e o rd

er ed

( fo

r ex am pl e, a li

st o f b an ks , f r o m t he

s ma

ll es

t to

~` ie l ar ge st ), b ec au se b ia s w o u l d b e i nt

ro du

ce d

Sa al if ie d sa mp le s az e pe

rh ap

s th

e m o s t i mp or ta nt t o a s ys te ms a na ly st . St ra ri fi ca fi on i s th

e pr

oc es

s of

id en ti fy in g su

bp op

ul at

io ns

, or

s tr

at a,

a n d t he n se

le ct

in g ob je ct s or

p eo pl e fo r sa

mp li

ng ~ t he

se s ub

po pu

ta ti

on s.

S tr

at if

ic at

io n is o ft en e ss en ti al i f th

e sy st em s an al ys t is t o ga th er d at

a at fi ci en fl y_ F o r e xa mp le , i

f y o u w a n t t o se ek o pi ni on s f r o m a w i d e r an

ge o f em pl oy ee s o n d if fe re nt

~B '+ el s o f t

he o rg an iz at io n, sy

st em

at ic

s am

pl in

g w o u l d s el

ec t a d is

pr op

or ti

on at

e n u m b e r o f e mp

lo y-

ee sf ro mt he o pe

ra ti

on al

c on tr ol le

ve l. A s tr at if ie d s

am pl e w o u l d c om pe ns at e fo r fl us . S

tr at

if ic

at io

n ~5 ~ Ls o ca ll ed f or w h e n a s ys te ms a na ly st w a n e t o us

e di ff er en t me th od s to

c ol le ct d at

a & o m d if fe r-

'- nt

s ub gr ou ps . F o r e xa mp le , y o u m a y w a n t t o us

e a s ur ve y to

g at he r da ta f r o m m id dl e ma

na ge

rs ,

bu t y o u ~ y g h t p re fe r to

u se

p er so na l in te rv ie ws t o ga

th er

s im il az d at

a f r o m e xe cu ti ve s.

S o m e t i m e s a s ys te ms a na

ly st

m u s t s el ec t a g ro up o f p eo

pl e or

d o c u m e n t s t o sr

ud y.

T hi s

pr oc

es s is

r ef er re d to

a s cl

us te

r sa

mp li

ng . S u p p o s e a n o rg an iz at io n ha s 2 0 h el p de sk s sc at te re d

~ ~ -

1 3 2

P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

', ~

ac ro ss t h e c ou

nt ry

. Y o u m i g h t w a n t t o se le ct 1 o r 2 o f t h e s e h e l p d e s k s , u n d e r t h e a s s u m p t i o n t ha t

t h e y a ze t yp ic al o f t h e r e m a i n i n g o n e s .

~ I

D E C I D I N G O N T H E S A M P L E S IZ E. O b v i o u s l y , i f e v e r y o n e i n t h e p o p u l a t i o n v i e w e d t h e w o r l d t h e

sa zn e w a y o r i f e a c h o f t h e d o c u m e n u i n a p op ul at io n co nt ai ne d ex ac tl y t h e s a m e i n f o r m a t i o n a s

~ e v e r y o th er d o c u m e n t , a s a m p l e s iz e o f o n e w o u l d b e s uf fi ci en t B e c a u s e t ha t is

n o t t h e c as e, i t

is n ec

es sa

ry t o se t a s a m p l e s iz e gr ea te r t h a n o n e b u t l es s t h a n t h e s iz e o f t h e p op ul at io n iu el f.

It i s i m p o r t a n t t o r e m e m b e r t ha t t h e a bs ol ut e n u m b e r i s m o r e i m p o r t a n t i n s a m p l i n S t h a n t h e

p e r c e n t a g e o f t h e p op ul at io n. W e c a n o bt ai n sa ti sf ac to ry r es ul ts s a m p l i n g 2 0 p e o p l e i n 2 0 0 o r 2 0

p e o p l e i n 2 , 0 0 0 , 0 0 0 .

~L 11

4. ~^

. 11

L~ s~

IJ PE

' ~ il ." ~E ' ~

'~ 'F ., ;5 1i Q' l I

ll

T h e s a m p l e s iz e of te n de pe nd s o n t Ue

c os t in vo lv ed o r th e ti

me r eq

ui re

d b y t he s ys te ms a na ly st ,

o [ e v e n t he

t im

e av ai la bl e f r o m p eo pl e in

t he o r~

ni ~a

ti on

. T hi

s su

bs ec

ri on

g iv es s o m e g ui

de li

ne s

fo r de te rm in in g th e re

qu ir

ed s a m p l e s iz e un de r id ea l co nd it io ns —f or e xa mp le , t

o de

te rm

in e w h a t

pe rc en ta ge o f i np ut f o r m s c on ta in e :r

oz s or

w h a t p ro

po rt

io n o f p eo pl e to i nt

er vi

ew .

A s ys te ms a na

ly st

n ee ds t o fo ll ow s ev en s te ps , s o m e o f w h i c h i nv ol ve s ub je ct iv e j u d g m e n u ,

to d et

er mi

ne t he r eq

ui re

d s a m p l e s iz e:

1. D et er mi ne t he a m i b u t e (i

n th is c as e, th e ty pe o f es or s to l o o k fo

r) .

2. L oc at e th

e da ta ba se o r re po rt s in

w h i c h t he a tt ri bu te c a n b e f ou nd .

3 . E x a m i n e t he

a tt

ri bu

te . E st im at e p , th e pz op or ti on o f th

e po

pu la

ti on

h av in g th

e at tr ib ut e.

4. M a k e t he s ub

je ct

iv e de ci si on r eg az di ng t he

a cc ep ta bl e in

te rv

al e sr im at e, i.

5. C h o o s e t he

c on fi de nc e le

ve l a n d l o o k u p t he c on fi de nc e co ef fi ci en t ( z v al ue ) i n a t ab le .

6 . C al cu la te o

➢, th e st

an da

rd e rr or o f th e pr

op or

ti on

, as

f ol lo ws :

i

Q p = 2

7. D et er mi ne t he

n ec

es sa

ry s a m p l e s iz e, n , us

in g th e fo ll ow in g fo rm ul a:

n = P ~ l - P ) + 1

T h e fi

rs t s

te p,

o f co ur se , i

s to d et

er mi

ne w h i c h a mi

bu te

y o u w il l b e s am pl in g. O n c e t hi s is d on

e.

y o u c an f in d ou t w h e r e t hi s da ta i s st or ed , p

ez ha ps i n a d at ab as e, o n a f o r m , o r in

a r ep or t.

It i s im po rt an t to e st im at e p , t he p ro po rt io n o f t he p op ul at io n ha vi ng t he a tt

ri bu

te , so

th at y o u s et t he a pp ro pr ia te s a m p l e s iz e. M a n y t ex

tb oo

ks o n s ys

te ms

a n9

ly si

s su gg es t us in g

a h eu

ri st

ic o f O .Z S fo r p ( 1 - p ). T in

s va lu e al mo st a l w a y s r es ul ts i n a s a m p l e s iz e la

zg er

t ha n

ne ce

ss ar

y be ca us e, 0. 25 i s th e m a x i m u m v al ue o f p( 1 - p)

> w h i c h o cc

uz s on ly w h e n p = 0 .5 0.

W h e n p = 0 .1 0, a s is m o r e o fr

en t he c as e, p ( 1 - p ) b e c o m e s 0 .0 9, re

su lt in g in a m u c h s ma ll er

s a m p l e s iz e.

St ep s 4 a n d 5 a ze s ub

je ct

iv e de ci si on s. T h e a cc ep ta bl e in te rv al e st im at e o f 1 0 . 1 0 m e a n s t he c

y o u a ze w il li ng t o ac ce pt a n e s o r o f n o m o r e t ha n 0. 10 i n ei th er d ir

ec ti

on f r o m t fi e ac

tu al

p io -

po rt io n, p . T h e c on fi de nc e le ve l is t he

d es ir ed d eg re e o f c er

ta in

ty , s

uc h as

9 5 p er

ce nt

. O n c e t he

co nf

id en

ce l ev el i s ch os en , th

e co nf id en ce c oe ff ic ie nt (a ls o ca ll ed a z v al ue ) c a n b e l oo ke d u p ~❑

a t ab le l ik e th e o n e f o u n d i n th

is c ha pt er .

St ep s 6 a n d 7 c om pl et e th e pr oc es s b y t ak in g th e pa za me te rs f o u n d o r se t in

s te ps 3 t hr ou gh

5 a n d e nt er in g t h e m i nt o t w o e qu at io ns t o ev en ru al ly s ol ve t he

r eq

ui re

d s a m p l e s iz e.

E X A M P L E

T h e f or eg oi ng s te

ps c a n b es t b e i ll

us tr

at ed

b y a n e x a m p l e . S u p p o s e t he A . S e m b l y

C o m p a n y , a l az ge m an

uf ac

tu re

r of

s he lv in g pr od uc ts , as ks y o u t o de

te rm

in e w h a t p er ce nt -

a g e o f o rd er s co nt ai n er ro rs . Y o u a gr ee t o d o t hi s j ob a n d p er fo rm t he f ol lo wi ng s te

ps :

1. D et er mi ne t ha

t y o u w il

l b e l oo ki ng f or o rd er s th at c on ta in m is ta ke s in

n a m e s ,

ad dr

es se

s, qu

an ti ti es , o

r m o d e l n um be rs .

2. L oc at e co pi es o f o rd er f o r m s f r o m t he

p as

t si

x mo nt hs .

3. E ~c

am in

e s o m e o f th e or de r f or ms a nd

c on cl ud e th

at o nT

y ab ou t 5 p er ce nt (0 .0

5) co

nt ai n

er ro rs .

C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S N E M E T H O D S

1 3 3

- - -

-

F ~ ,

J

- -

-

-

-

- -

, .

f ~ .

Tr ap pi ng a S am p9 e

,, '

c c ' p

1 \ e a r o r fa ke ? F a k e o r re

al ? W h o w o u l d h a v e t ho

ug ht

i 4 e v e n

fi ve y ea

zs a g o ? " h o w l s S a m P el

t, a f ur ri er w h o o ve ns s to re s in N e w

Y o r k ; W a s L i n g t o n , D .C .; B ev

er ly

F Ii

ll s;

a n d C o p e n h a g e n . S y l v a

Fr an c, a s ys te au a na

ly st

w it

h he r o w n c on

su lt

in g f n m , is

t al ki ng

wi th

S a m f or t he fi

rs t t im e. G ur eu tl y, P g c p, L td . ( w h i c h s ta nd s fo r

Pe lt a n d P e l t s s on ) is u si ng a n eh vo rk ed c o m p u t e r t ha t su pp or ts

pa ck

ag e so fr wa re f or a s el ec t cu st om

er m ai li ng l is

t, a cc ou nt s pa

y- ab le an d ac

co un

ts r ec ei va bl e, a n d p ay ro ll .

Sa zn

~ s in

te re

st ed

i n ma lt in g s o m e s tr at eg ic d ec is io ns t ha

t wi ll

ul ti ma te ly a ff ec t th e pu

rc ha

si ng

o f g o o d s f or h is f ou r fu r st or es .

H e f ee ls t ha

t al th ou gh t he c o m p u t e r m i g h t h el p, o th er a pp ro ac he s

sh ou

ld a ls o b e c on si de re d.

S a m c on ti nu es , " I th in k w e s ho ul d

ta ll c t o al l t

he c us to me rs w h e n

th ey c o m e i n th e do or . G e t th

ei r op in io ns . Y o u I m o w , s o m e o f t h e m

ar e ge tt in g ve ry u ps et a bo ut w ea

ri ng

f ur f r o m e nd an ge re d sp ec ie s.

Th ey 'r e ve ry e nv

ir on

me nt

al ly

m in

de d.

T h e y p re fe r fa ke t o re al , if

th ey c a n s av e a b a b y a n i m a l S o m e e ve n li ke fa ke s be

tt er

, c al li ng t h e m

'f un

fi us .' A n d I c an c ha rg e al

mo st

t he s a m e f or a g o o d l oo k- al ik e.

" I t s a v er y fu zz y pr

op os

it io

n, t ho ug h. I f I g et

t oo f az a w a y

f r o m m y s up pl ie s o f pe

lt s, I m a y n ot

g et

w h a t I w a n t w h e n I n e e d

it T h e y s ee

t he f ak e fu r pe

op le

a s w o r m s , w or

se t ha n mo th s! I f I

de al w it

h t h e m , t he r ea l fu

r m e n m i g h t n ot t al k to

m e . T h e y c a n

b e a ni ma ls . O n t he o th er h a n d , I f ee

l st

ra ng

e s h o w i n g f ak es i n m y

st or es . Al

l th es e ye ar s, w e ' v e p ri de d ou rs el ve s o n k ~a vi ng o nl

y th e

ge nu

in e ar ti cl e. "

S a m c on ti nu es , in a n ea zi y s e a m l e s s m o n o l o g u e , " I w a n t t o

ta lk t o ea ch a n d e ve ry e mp lo ye e, to

o: '

S y l v a g la

nc es

a c h i m f ur ti ve ly a n d b eg in s to i nt

ea up

t, ' B u t t ha

t wi

ll t ak e m o n t h s , a n d p ur ch as in g m a y c o m e a pa rt a t

th e s e a m s u nl es s th ey k n o w s o o n w h a t — "

Pe lt i nt er ru pt s, " I d o n t ca re b o w l on g

is t ak

es , if

w e g et

th e fi gh t an

sw er

s. B u t t he y ki av e to b e ri

gh C N o t ] m o w i n g h o w

to s ol ve t tu s d i l e m m a a bo ut f ak e fu rs i s m a k i n g m e f ee l li ke a

le op az d wi ff io ut it

s sp ot s: '

Sy lv

a ta lk s to

S a m P el t a b it l on ge r a n d t he n e n d s t he

in te rv ie w b y s ay

in g,

̀ T ll ta

ll c i

t al l o

ve r wi

th t he o th er a na ly st s

at t he o ff ic e a n d l et y o u l m o w w h a t w e c o m e u p w it h. I t hi nk

w e t au o ut fo x th e ot he r fu ui ec s if

w e u se s of rw ar e to h el

p us

sa mp le o pi ni on s, ra

th er

t ha n tr ap pi ng u ns us pe ct in g cu

st om

er s

in to g iv

in g a n o pi

ni on

. B u t I 'l

l le

t y o u l m o w w h a t t he y sa

y. Th

is m u c h i s fo r su re : If w e c an s a m p l e a n d n ot

t al k to e ve ry -

b o d y b ef or e m a k i n g a d ec is io n, e ve ry c oa t y o u s el

l wi ll h a v e

a s Il ve r li ni ng ,"

A s o n e o f th

e sy st em s an al ys ts w h o i s pa

rt o f S yl

va F o~ oc 's

f p m , s ug ge st s o m e w a y s t ha t S a m P el t c a n u se s of tw ar e to

ad eq

ua te

ly s a m p l e t he o pi ni on s o f ]r

is c us to me rs , st or e m a n -

ag er s, b uy

er s,

a nt i a n y o th er s y o u f ee l wi

ll b e in sh um ea ta l in

m a k i n g t he s tr at eg ic d ec is io n re ga rd in g th e st oc ki ng o f f ak e

fu rs i n w h a t h as

a lw ay s be

en a r ea l fu r st or e. S ug

ge st

a t yp e

of s a m p l e f or e a c h g ro up a n d j us ti fy i t. T k~ e co ns tr ai nt s y o u

ar e su bj ec t to

i nc lu de t he n e e d t o ac

t qu

ic kl

y s o a s to r em ai n

co mp

et it

iv e,

t he n ee d to r et ai n a l o w p ro

fi le

s o th at c om

pe ti

ng fu rr ie rs a ze u n a w a z e o f y ou r fa

ct g at he ri ng , a n d [ h e n e e d t o

ke ep

c os ts o f da ta g at he ri ng t o a r ea so na bl e le

ve l.

4 . M a k e a s ub je ct iv e de ci si on t ha t t h e a cc

ep ta

bl e in te rv al e sr im at e wi ll b e 1 0 . 0 2 .

5. C h o o s e a c o n f i d e n c e l ev

el o f 9 5 p e r c e n t L o o k u p t he

c o n f i d e n c e c oe

ff ic

ie nt

( z v a l u e )

in F i g u r e 5 .2

. T h e z v a l u e e q u a l s 1 .9

6. 6 . C al

cu la

te m y a s f ol

lo ws

:

i 0 . 0 2

~ ° z

1 . 9 6 - 0 . 0 1 0 2

7 . D e t e r m i n e t h e n ec

es sa

ry s a m p l e s iz e, n , a s f ol

lo ws

:

n - P

~1 ~ P ) + 1 -

0 . 0 5 ( 0 . 9 5 ) + 1 = 4 5 8

o

( 0 . 0 1 0 2 ) ( 0 . 0 1 0 2 )

T h e c on cl us io n, t he n, i s to s et t h e s a m p l e s iz e at 4 5 8 . O b v i o u s l y , a g re at er c o n f i d e n c e l ev

el or a s m a l l e r a cc

ep ta

bl e in te rv al e st im at e w o u l d r eq ui re a l az ge r s a m p l e s iz e. I f w e k e e p t h e

ac ce pt ab le i nt er va l es ti ma te t h e s a m e b u t i nc re as e t h e c o n f i d e n c e l ev el t o 9 9 p er ce nt ( w i t h a z

va lu e o f 2 .5 8) , t h e n e c e s s a r y s a m p l e s iz e b e c o m e s 1 ,8

27 , a f ig ur e m u c h l az ge r t h a n t he

4 5 8 w e

or ig in yl ly d e c i d e d t o s a m p l e .

D E T E R M I N I N G S A M P L E S I Z E W 1-

0E N I N T E R V I E W I N G . T h e r e a z e n o m a g i c f o r m u l a s t o h e l p a

s} 's

te ms

a na ly st s et t h e s a m p l e s iz e f o r i nt er vi ew in g. T h e o ve rr id in g va ri ab le t ha t d e t e r m i n e s h o w

m e n Y p e o p l e a s y s t e m s a na ly st s h o u l d i nt er vi ew i n d e p t h i s t h e t i m e a n i nt er vi ew t ak

es . A t ru e

in -3 ep th i nt

er vi

ew a n d a f o l l o w - u p i nt er vi ew a ze

v e r y t i m e c o n s u m i n g f or b o t h t h e i nt

er vi

ew er

zn d th e pa rt ic ip an t

~~ I ~~I

1 3 4

P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

~ +

~ I

~ ~ ' ~ ' ~ ~ ~ ~ ~ ~

Co nf id en ce

Co nf id en ce

~ A s y s t e m s a na

ly st

c a n u s e a t ab le

F~ ~y t dc ci de o n

LB v¢ I

CO ef ti Cl ¢~ t

o f a re a u n d e r a n o r m a l c u r v e t o

yh ~ co

nf id en ce

( Z V a l u e )

~~ l o o k u p a v al ue o n c e b e o r s h e

~c '~ ~

de ci de s o n t he c on fi de nc e le ve l.

9 9 %

2. 58

9 8

2 . 3 3

s~ 2. n

9 6

2. 05

9 5

1 . 9 6

9 0

1 . 6 5 " ' " "

8 0

1 2 8

~~ `~ '= ~.

~ ! 5 0

0 . 6 7

V ° ' .. v Me n lo ok u P

th e z va

lu c.

i ~

A g o o d r u l e o f t h u m b i s t o i n t e r v i e w a t l ea st t h r e e p e o p l e a t e v e r y l e v e l o f t h e o r g a n i z a r i o n

II i

~ a n d a t le as t o n e f r o m e a c h o f t h e o rg

an iz

at io

n' s f u n c t i o n a l a r e a s ( a s d e s c r i b e d i n C h a p t e r 2 ) w h o

wi ll w o r k d ir ec tl y w i t h a n e w o r u p d a t e d s y s t e m . R e m e m b e r a l s o t h a t it

i s n o t n e c e s s a r y t o i nt et -

v i e w m o r e p e o p l e j u s t b e c a u s e i t i s a l az ge r or ga ni za ti on . I f t h e s tr at if ie d s a m p l e i s d o n e p r o p e r l y ,

a s m a l l n u m b e r o f p e o p l e w il l a d e q u a t e l y r e p r e s e n t t h e e n t ¢ e o r g a n i z a t i o n .

I n v e s t i g a t i o n

I n v e s t i g a t i o n i s t h e a c t o f d i s c o v e r y a n d a n a l y s i s o f d a t a . W t r i l e i nv

es ti

ga ti

ng e v i d e n c e i n a n

o r g a n i z a t i o n , a n a n a l y s t a c u l ik e S h e r l o c k H o l m e s , t h e f a b l e d d et ec fi ve f r o m 2 2 1 B B a k e r S tr

ee t.

A s a s y s t e m s a n a l y s t w o r k s t o u n d e r s t a n d u s e r s , t he ir o r g a n i z a t i o n , a n d i ts i n f o r m a t i o n

r e q u s e m e n u , it b e c o m e s i m p o r t a n t t o e x a m i n e d if fe re nt t y p e s o f h a z d d a t a t h a t o ff er i n f o r m a t i o n

u n a v a i l a b l e t h r o u g h a n y o t h e r m e t h o d o f d a t a g a t h e r i n g . H a z d d a t a r e v e a l w h e r e t h e o r g a n i s a t i o n

h a s b e e n a n d w h e r e i u m e m b e r s b e l i e v e i t is g o i n g . T o p i e c e t o g e t h e r a n a c c u r a t e p ic tu re , t h c

a n a l y s t n e e d s t o e x a m i n e b o t h q ua nt it at iv e a n d q ua li ta ti ve h a z d d at

a.

f ~ r u : ~ 1 1 ~ ~ s : ~ ~ n n ~ « u 9 ; , ~ ~ z ~ ? ~ I I 3 + ~ w ~ ? l r . ~ ~ n t

M a n y q ua nt it at iv e d o c u m e n u a z e a va il ab le f o r i nt er pr et at io n i n a n y b u s i n e s s , a n d t h e y i n c l u d e

re po rt s u s e d f o r d e c i s i o n m a l t i n g , p e r f o r m a n c e r ep

or ts

, r e c o r d s , a n d a v az ie ty o f f o r m s . A l l t he

se

d o c u m e n u h a v e s pe

ci fi

c p u r p o s e s a n d a u d i e n c e s f o r w h i c h t h e y a z e t ar

ge te

d.

R E P O R T S U S E D F O R D E C I S I O N M A K I N G . A s y s t e m s a n a l y s t n e e d s t o o b t a i n s o m e o f T h e d o c u m e n t s

t h a t a z e u s e d i n r u n n i n g t h e b us

in es

s. 'I

'h es

e d o c u m e n u a z e o f r e n p a p e r r e p o r t s r e g a z d i n g t he

st at us o f i n v e n t o r y , s al es , o r p r o d u c t i o n . M a n y o f t h e s e r e p o r t s a z e n o t c o m p l e x , b u t t h e y s er ^' ~

m a i n l y a s f e e d b a c k f o r q u i c k a ct io n. F o r e x a m p l e , a s a l e s r e p o r t m a y s u m m a r i z e t h e a m o a n t

s o l d a n d t h e t y p e o f s al es . I n a dd it io n, s al es r ep or ts m i g h t i n c l u d e g r a p h i c a l o u t p u t c o m p a n ~ 8

r e v e n u e a n d i n c o m e o v e r a s et n u m b e r o f p e r i o d s . S u c h r e p o r t s e n a b l e t h e d e c i s i o n m a k e r t o s oo

t

1 ~ e n d s e as

il y.

P r o d u c t i o n r ep or ts i n c l u d e r e c e n t c os ts , c u r r e n t i n v e n t o r y , r e c e n t l a b o r , a n d p l a n e i nf or u~ ~-

ti on . I n a d d i t i o n t o u s i n g t U e s e k e y r ep

or ts

, d e c i s i o n m a k e r s u s e m a n y s u m m a r y r ep or ts t o p ro -

v i d e b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n , s p o t e x c e p r i o n s t o n o r m a l o c c u r r e n c e s , a n d a f f o r d s tr at eg ic o ~~ er -

v i e w s o f o r g a n i z a t i o n a l p l a n s .

P E R F O R M A N C E R E P O R T S . M o s t p e r f o r m a n c e r e p o r t s t a k e t h e g e n e r a l f o r m o f a c N a l v e [ s u s

i n t e n d e d p e r f o r m a n c e . O n e i m p o r t a n t f u n c t i o n o f p e r f o r m a n c e r ep or ts i s t o a s s e s s t h e s iz e o f

t h e g a p b e t w e e n a c N a l a n d i n t e n d e d p e r f o r m a n c e . I t is a ls o i m p o r t a n t t o b e a b l e t o d e t e r m i n e

w h e t h e r t h a t g a p i s w i d e n i n g o r n a r r o w i n g a s a n o ve ra ll t r e n d i n w h a t e v e r p e r f o r m a n c e i s b e i n g

m e a s u r e d . F i g u r e 5 3 s h o w s a c l e a z i m p r o v e m e n t i n s al es p e r f o r m a n c e o v e r t w o t o t h r e e m o n t h s .

T h e a n a l y s t w i l l w a n t t o n o t e i f p e r f o r m a n c e m e a s u r e m e n t i s a v a i l a b l e a n d a d e q u a t e f o r 1 :e Y

o r g a n i z a t i o n a l a ze as .

C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S I V E M E T H O D S

1 3 5

~

— -

-

- - - ~

_ _ ~

_ _

_

~ —

r.

(^ ~,

A R os e by A nd O th er

N a m e . .. O r Qu al it y, N ot Q ua nt it ie s

" I fl~i

nk w e h a v e e ve ry th in g w e n ee d. P v e s a m p l e d 5 na nc ia i st

at e-

m e a u , sa

le s fi gu re s fo r e a c h b ra nc h, w a s t e f or e a c h s h o p — w e h a v e

it a 11 . W i t h a ll t he se n u m b e r s , w e s ho

ul d b e a bl

e to f ig ur e ou t h o w

to k e e p F ie ld s i s t he g re en , or a t le as

t at t he f or ef rn at o f t he f lo we r

bu si ne ss . W e c a n e v e n s h o w S e y m o u r F ie ld s hi ms el f b o w ] us

n e w

c o m p u t e r s ys te m c a n m a k e i t al l ha pp en ," s ay s R o d G ol de n, a ju

ni or

sy st em s an

al ys

t w o d d n g f or a m ed iu m- si ze d co ns ul ti ng g o u p .

T h e S r m , u n d e r t he s up er vi si on o f i ts b e a d s y s t e m s a na ly st ,

C l a y P o t u , h a s b e e n w o r k i n g o n a s y s t e m s p ro je ct f or t he e nr

ir e

ch ai

n o f 1 5 s uc ce ss fu l fl or is t s h o p s a n d i nd oo r fl or al m az ke ts c al le d

Fi el

ds . E a c h o f t hr ee M i d w e s t e r n c if ie s h a s f iv e Fi el ds o u U e u .

"A If fi ou gh i Y s j us

t a b u d d i ¢ g e nt er pr is e n o w , e ve nt ua ll y w e

w a n t t o g o w w it h o f f s h o o u t o k~

at f a d o z e n s ta

te s;

' s ay s S e y m o u r

Fi el ds , th e o w n e r . " I w a n t t o re ap t he b en ef it s o f a ll t he b ap

pi ae

ss w e ' v e s o v m s o fa

r. I t hi

nk w e c a n d o i t b y p la

yi ng

m y h u n c h e s a b o u t

w h a t i s th e be st t i m e t o pu rc ha se f lo we rs a t e a c h E u r o p e a n m a z k e t

w e b u y f r o m , a n d t he n w e s ho ul d p m a e b a c k o u r p ur

ch as

es .

" O v e r t he p as

t th

re e ye az s, I 'v e wr it te n lo ts o f m e m o s t o o u r

m a n a g e r s a b o u t t hi

s pl an , T h e y ' v e w ri tt en s o m e g o o d o n e s b a c k ,

to o. I t hi nk w e ' r e r e a d y t o st

ak e o u t s o m e t er

ri to

ry o n t hi

s s o o n , "

co nt in ue s S e y m o u r , pa

in ti

ng a r o s y p ic tu re o f Fi

el ds

's f u m e .

" I a gr ee ;' s a y s R o d . " W h e n I c o m e b a c k f r o m m y a na ly si s

o f t he

se f ig ur rs ,^ h e s ay s, i nd ic at in g a l az ge s t a c k o f m at er ia l

h e h a s u n e a r t h e d f r o m F ie ld s fi el d of fi ce s, " w e ' l l b e a bl e

to d el iv er ."

T h r e e w e e k s l at er , R o d r et

ur ns

t o C l a y w i t h w il ti ng

co nf id en ce . " I d o n ' t I m o w w h a t t o m a k e o f a ll t ie s. I c an

't s e e m t o g e t a t w h a t ' s c a u s i n g t he c o m p a n y ' s g r o w t h , o r

h o w i t' s m a n a g e d T h e y ' v e b e e n e x p a n d i n g , b u t I 'v e b e e n

t h r o u g h a ll t he f ig ur es , a n d n o t h i n g r ea ll y s e e m s t o m a k e

s e n s e y e G "

C l a y l is

te ns

e mp at he ti ca ll y, t he

n sa

ys , ' y o u ' v e g iv en m e

a g e r m o f a s i de a. W h a t w e n e e d i s s o m e c ro

ss -p

ol li

na ti

on ,

a b re

at h o f f re sh a ir . W e n e e d t o di g a l if

fi e de ep er . D i d y o u

e x a m i n e a ny tU in g b u t t he

ir b o t t o m l in

e? "

R o d l oo ks s ta r8 ed a n d r ep

li es

, " N o , I — u h — w h a t d o y o u

t e r •

H o w c a n C l a y P ot ts t ac ff ul ly e xp la in t o R o d G o l d e n t ha t

ex am in ar io n o f q ua li ta ti ve u w e l l a s qu aa ti ta av e d o c u m e n u

c o u l d b e i m p o r t a n t t o de

li ve

ri ng

a n a cc ur at e a s s e s s m e n t o f

Fi el

ds 's

p ot en ti al t o b e a m o r e f nr it fu l en te rp ri se ? T a a p az a-

g r a p h , r e c o m m e n d s o m e s pe

ci fi

c d o c u m e n t s t ha

t sh

ou ld

b e

re ad . Li st t he s pe ci fi c s u p s R o d s ho

ul d fo ll ow i n e va lu at in g

qu al it at iv e d o c u m e n t s o bt

ai ne

d f r o m F ie ld s. W r i t e a p az a-

g r a p h t o e x p l a i a h o w q ua ]i ta ti ve d o c u m e n u h el

p in p re se nt in g

a n o ve ra ll a c c o u n t o f Fi

el ds

's s uc ce ss .

W e e k

N ~ m 6 e r o f N u m b e r o t

P e

Pr od r e d

Ba tc he s

Re le ct et l

R e e c e d e

~ A m o u n t

A w a y fr o m

~ 9

2 4 5

~ 9 5 % G oa l

2/ 1 6

2/ 23

~ 9

1 9

~' 8

8. 3

2. 8

2 5 2

2 4 5

~4 7 3

6. 3

5. 2

3. 3

t 3

3 9

3/ 16

2 6 0

1 3

5. 3

0. 2

Oi 3

3~ 0

2 6 0

2 6 0

1 3

0

5 '

4/ 6

7 3

5. 0

~ : ~ .

4/ 13

4/ ZO

2 4 4

2 4 2

7 2

~~ 5. 0

4. 9

, . .

. . ,

Pc ho

rm nn

cc

4/ 27

2 4 9

2 4 9

~~ 11 4.

5 4.

4 . .

re po rc e

sh ow

9 oa

l5 ..

.

`i nd ic at es me to r

4. 4

. . .

eu ce ed ed th e< 5% 8o ai

~.. .

-' ._ _: -. .' .. .. :,

,, . a nd t re

nd s.

A p e r f o r m a n c e r ep or t s h o w i n g

- i m p r o v e m e n t

T 4 0

P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S I V E M E T H O D S

1 4 1

P O L I C Y H A N D B O O t C S . T h e l as t t y p e o f q ua

li ta

ti ve

d o c u m e n t w e c on

si de

r is

t h e p ol ic y h a n d b o o k

Al th

ou gh

t he

se d o c u m e n t s t yp ic al ly c ov er b ro ad a ze as o f e m p l o y e e a n d w rp or at e be ha vi or , a

sy st

em s an

al ys

t c a n b e p ri

ma ri

ly c on ce rn ed w it

h th os e th at a dd

re ss

p ol

ic ie

s ab ou t c o m p u t e r

se rv

ic es

, u se

, ac ce ss , se cu ri ty , a n d c ha rg es . E x a m i n i n g p ol ic ie s al lo ws a s ys te ms a na

ly st

t o ga

in

aw az en es s of

t he v al ue s, at

ti tu de s, a n d b el

ie fs

g ui di ng t he c or

po ra

ti on

.

O b s e r v i n g a D e c i s i o i a M a k e r ' s ~ e h a v a o r

O b s e r v i n g d ec is io n m a k e r s , t he

ir p hy

si ca

l e n v i r o n m e n t , a n d t he

ir i nt er ac ti on w i t h t he

ir p hy

si -

ca l,

e r g o n o m i c e n v i r o n m e n t i s a n i m p o r t a n t u n o b t r u s i v e m e t h o d f o r a s y s t e m s a na

ly st

. T h r o u g h

o b s e r v i n g a ct iv it ie s o f d ec is io n m a k e r s , a n a na ly st s e e k s t o g a i n i ns ig ht a b o u t w h a t i s ac

tu al

ly

d o n e , n o t ju st w h a t i s d o c u m e n t e d o r e xp

la in

ed . I n a dd

it io

n, t h r o u g h o bs er va ti on o f t h e d ec is io n

m a k e r , a n a na ly st a t t e m p u t o s e e f ir

st ha

nd t h e r el

at io

ns hi

ps t ha

t ex is t b e t w e e n d ec is io n m a k e r s

a n d o th er o rg an iz at io na l m e m b e r s . O b s e r v a t i o n o f d ec is io n m a k e r s ' i nt

er ac

ti on

s w i t h t ec hn ol o-

g e s c a n a ls

o r e v e a l i m p o r t a n t c lu

es r eg

az di

ng H C I c o n c e r n s , s u c h a s h o w w e l l t h e s y s t e m f it s

w i t h t h e u se r.

~ u • e r r T > , ~ , , z ~ T, rP

~ " i ;~

~ ~-

.; :~

r T T^ .1 '~ in ;,t

er ri Tr i~ ~n

M a n a g e r s w o r k d a y s h a v e b e e n d es cr ib ed a s a s er ie s o f i nt er ru pt io ns p u n c N a t e d b y s ho

rt b ur

st s

o f w o r k . I n o th er w o r d s , p i n n i n g d o w n w h a t a m a n a g e r " d o e s " i s a s li

pp er

y pz

op os

it io

n, e v e n

u n d e r t h e b es t o f c ir

cu ms

ta nc

es . A s y s t e m s a na ly st c a n g r a s p h o w m a n a g e r s e ba

za ct

er iz

e th

ei r

w o r k b y u s i n g i nt er ac ti ve i nt er vi ew s a n d q ue

st io

nn ai

re s.

O b s e r v a t i o n , h o w e v e r , a l l o w s t h e a na

-

ly st t o s e e f ir

st ha

nd h o w m a n a g e r s g at he r, p ro

ce ss

, sh ar e, a n d u s e i n f o r m a t i o n a n d t e c h n o l o g y t o

g e t w o r k d o n e .

A l t h o u g h i t i

s po

ss ib

le t o de

sc ri

be a n d d o c u m e n t h o w m a n a g e r s m a k e d ec

is io

ns u s i n g b o x e s

a n d a r r o w s , w e a ze

p ri

ma ri

ly d es

cr ib

in g h u m a n s a n d t he

ir a ct

iv it

ie s.

T h e r e f o r e , w e s u g g e s t t ha

t

s y s t e m s a na ly st s u s e a m o r e h u m a n i s t i c a p p r o a c h t o de

sc ri

be w h a t m a n a g e r s d o . T h i s m e t h o d

is c al le d t h e a n a l y s t s p la ys cr ip t. W i t h t hi

s t e c h n i q u e , t h e " a c t o r " i s t h e d ec is io n m a k e r w h o i s

o b s e r v e d " a c t i n g " o r m al ti ng d ec

is io

ns . W h e n y o u s et u p a p la

ys cr

ip t,

y o u l is t t h e a ct or i n th

e

le ft

-h an

d c o l u m n a n d a ll

h is

o r h e r a ct

io ns

i n t h e r ig

ht -h

an d c o l u m n , a s s h o w n i n F i g u r e 5 .7

. A1 1

ac ti

vi ti

es a ze

r e c o r d e d w i t h a ct io n ve

rb s,

s o t ha

t a d ec is io n m a k e r w o u l d b e d es cr ib ed a s ̀

Ya ll dn g; '

' °s y m p l i n g ,̂ " c o s e s p o n d i n g , " a n d " d e c i d i n g „

U s i n g a p la

ys cr

ip t is

a n o r g a n i z e d a n d s ys

te ma

ti c a p p r o a c h t ha t d e m a n d s t h e a na ly st b e a bl e

to u n d e r s t a n d a n d a rt ic ul at e t h e a ct io n t a k e n b y e a c h o b s e r v e d d ec is io n m a k e r . T h i s a p p r o a c h

ev en

tu al

ly a ss

is u t h e s y s t e m s a na

ly st

i n d e t e r m i n i n g w h a t i n f o r m a t i o n i s re qu ir ed f o r m a j o r

o r f r e q u e n t d ec

is io

ns m a d e b y t h e o b s e r v e d p e o p l e . F o r i ns

ta nc

e, f r o m t h e q ua

li ty

a ss

ur an

ce

m a n a g e r e x a m p l e i n t h e p la ys cr ip t, i t is

c le az t ha t e v e n t h o u g h t hi s de

ci si

on m a k e r i s o n t he

m i d d l e m a n a g e m e n t le ve l, h e o r s h e r eq ui re s a f ai

r a m o u n t o f e xt

er na

l i n f o r m a t i o n t o p e r f o r m t he

re qu ir ed a ct iv it ie s o f t hi

s sp

ec if

ic j o b .

Q b s e r v i n g t h e P h y s i e a l E n e i a ~ o n m e n t

Ob se rv in g th

e ac

ti vi

fi es

o f d ec is io n ma

ke rs

i s ju

st o n e w a y t o as

se ss

t he

ir i nf

or ma

ti on

r eq ui rc -

m e n u . O bs

er vi

ng f le

e ph

ys ic

al e nv ir on me nt w h e r e d ec is io n m a k e r s w o r k a ls o re ve al s m u c h

ab ou t th

ei r h u m a n i nf

or ma

ti on

r eq

ui re

me nt

s. M o s t o ft

en , su ch o bs

er vi

ng m e a n s s ys

te ma

ti ca

ll y

ex am in in g th

a of

fi ce

s o f d ec

is io

n m a k e r s b ec

au se

o ff

ic es

c on

st it

ut e th

ei r pr im ar y wo

rk Pl

a~ z

De ci

si on

m a k e r s i nf lu en ce , a n d a ze i n tu

rn i nf lu en ce d b y , t he

ir p hy si ca l en

vi ro

nm en

ts a n d b 7'

th ei

r in

te ra

ct io

ns w it

h th

e te ch no lo gy t ha

t ta

ke s pl

ac e th

er e.

M a n y H C I c on

ce rn

s ca n b e i de nt i-

fi ed t hr ou gh s ce

uc tu

re d ob

se rv

at io

n a n d c on fi rm ed w it h ot

he r te ch ni qu es , su ch a s in te rv ie ws o r

qu es ti on na ir es .

jw rn

z Tr sv n' . ~ T ., c~

. ~r n~ _r .

cJ lt l il

t r' ~~ ;~ r• cn ar ~~ r~ a ~~ 7[ '~ ~' ~~

~1 ~

I pi lm c nt

ic s so me ti me s us

e a s tr

uc tu

re d f o r m o f cr it ic is m ca

ll ed

a us

e- en

-s ce

ne a na ly si s to

s Ys

-

te ma

uc al

ly a ss

es s w h a t i s in

a s in

gl e sh ot o f th e fi

lm . T h e y l o o k a t ed it in g, c a m e r a a ng

le , se

c

de co r, a n d t he

a ct

or s a n d t he

ir c os tu me s to

& n d o ut h o w t he y az e sh

ap in

g th

e m e a n i n g o f th

e fi

lm

as i nt

en de

d b y t he

d ue

ct or

. S o m e t i m e s t he f il m' s mi

ce -e

n- sc

8n e wi ll c on

tr ad

ic t w h a t i s sa +d i n

Pl ay

sc ri

pt Co

mp an

y: s o l i d s t e e l s h e l v i n

Ma iy si s

An al

ys t;

z , a r a c x e t

g

Sc en

ar io

: q u z y i

Da te

: ~ ~

s" ~ ' ~ c e

1/ 3 / 2 0 1 3

Oe ci

sf on

M ak er (q

~~ or )

- - ~ - - - _

In fo

rm at

io n - Re la te d gc ti vl

~ g ~ A s s u r a n c e

Sc ri

t

A s k s s h o p f l o o r

p r o d u c t i o n r e p o r t U P ~ i s o r f o r t h e d ~ y „s

S h o p F l o o r

S u P ~ v i s o r

e~ r t o u t d a i 1 Y c c u n p u t ~ , i z ~ p r o d u c t i o n

D i s c u s s e s r e c u t = y n 4 P r o b l e m s y

ty p r o d u c t i o n

r u n s w i t h q u a l i t y

W a 1 i t Y A s s u r a n c e

a s s u r a n c e ( Q A ) m a n a g e r

M a n a g er

R e a d s P r o d u c t i o n r e p o r t

t o r n t h e

~ t ~ e P o r t w i t h o t h e r

~

r e L ~ r t s

4 A m o d e l8 o n ~ _ ~ d a' ~'

Y P = o d u c t i o n

~ p u t e r

x v n i n t o

O b s e z y e s o n s c r e e n r es u7 ,t s o p Q A d e l

C a l l s s t e e l s u p p l i e r s t o d is ~~ yy s d e v i a t i o n s

f r o m 4 u a l i t y

S h o p F l o o r

s t a n d a r d s

S u p e r v i s o r

w i t h q u a 7 , y y a s s u r a n e 9 ° a l i t y s p e c i f i c a t i o n s

A s s u r a n c e

p r e s i d e n t o f p r~

u~ o n~

a g e r ~ d v i c e

M a n a g e r

D r a £ t s l e t t e r t o i n f o r m s u p p l i e r s o

q u a l i t y s p e c i f i c a t i o n s

~ a g r e e d o n i n m e e t ya 4

S o d s ~ ~ t O v l ~ e

V i c e P r e s i d e n t o f

P r e s i d e n t v i a e ma ;i

P r o d u c t yo n

R e a d s d r a f t e d l e t t e r

~ ~ ~ ~ S~ ~ C e

R e t u r n s c o r r e c t i o n s a n d c c u ~ e n t s v i a e rt ~y l

M a n a g e r

R e a d s c o r r e c t e d l a t t e r o n e m a i l

R e w r i t e s l e t t e r t o r e f l e c t c h a n g e s

th e di

al og

ue . F o r i nf

or ma

ti on

r eq ui ce me nu a na

ly si

s, a s ys te ms a na

ly st

c an t ak e o n a r ol e si mi la z

co t ha

t of

t he

f il

m cr it ic . It

o fr en i s po

ss ib

le t o ob

se rv

e th

e pa rt ic ul az s o f t he

s Lu ro un di ng s th at

~~' ffi

c on fi rm o r ne

ga te

t he o rg

an iz

at io

na l na rr at iv e (

al so c al le d st

or ie

s or

d ia

lo gu

e) th

at is

f o m m d

dv 'o

ug h in

te rv

ie ws

o r qu

es ti

on na

ir es

. T h e m e t h o d S T R u c t u r e d O Bs er va ti on o f t he E n v i r o n m e n t i s re fe rr ed t o as S T R O B E .

Su cc

es sf

ul a pp li ca ti on o f S T R O B E r eq

ui re

s th at a n a na

ly st

e xp li ci fl y ob se rv e se

ve n co

nc re

te el

em en

ts c o m m o n l y f o u n d i n of fi ce s. T h e s ev

en o bs

er va

bl e e l e m e n u a n d s o m e k e y q ue st io ns

~a z m a y a ri se a ze l is

te d in

F ig ur e 5.

8. T h e s e e l e m e n u c an r ev

ea l m u c h a bo ut t he

w a y a d ec is io n

ma ke

r ga

th er

s, p ro

ce ss

es , st

or es

, a n d s ha

ze s in

fo rm

af io

n, a s we

ll a s ab ou t th

e de

ci si

on m ak er 's

cr ed ib il it y in

t he

w or

kp la

ce .

G~ ~a ~G dF . a . 7

A s am

pl e pa ge f ro m an a na

ly st

s pl ay sc ri pt d uc ri bi ng d ec

is io

n ma

lt in

g.

7 4 2

P A R T 2 • I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S A N A L Y S I S

~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ° ~

Ob se

rv ah

le E le

me nt

S e v e n c on cr et e ob se rv ab le

e l e m e n u o f S T R O B E a a d ,

er za mp le s o f q ue

st io

ns a s a na ly st

Of fi

ce l oc

at io

n

m a y w a n [ to

a s k

' i

l II V= O~ ~P d~ ~ . ~

~ A s u m m a r y o f d ec is io n- m a k e r

ch ar

ac te

ri st

ic s th

at c or re sp on d

to o bs er va bl e el

em en

ts i n th e

ph ys

ic al

e nv ir on me nt ,

De sk p la

ce me

nt

St at io na ry e qu ip me nt

Pr op

s

Ex te rn al i nf

or ma

ti on

s ou rc es

Of fi

ce l ig

ht in

g an

d co

lo r

Cl ot hi ng w or n by d ec is io n ma

ke rs

Qu es

ti on

s an

A na ly st M ig

ht In

ve st ig at e

W h o h as

t he c or ne r of

fi ce

? Ar

e th e ke

y de ci si on m ak er s di sp er se d ov er s ep

ar at

e fl

oo rs

?

Do es

t he p la

ce me

nt of

t he d es

k en

co ur

ag e

co mm

un ic

at io

n? D oe s th e pl

ac em

en t

de mo ns tr at e po

we r?

Do es t he d ec is io n ma

ke r pr ef er t o ga

th er

an d st

or e in

fo rm

at io

n pe rs on al ly ? Is

t he

st or ag e ar

ea l ar ge o r sm al l?

Is t he

re e vi de nc e th

at t he d ec is io n ma

ke r

us es a P C , s m a R p h o n e , or

t ab

le t co mp ut er

in t he o n c e ?

Do es t he d ec is io n ma

ke r ge t m u c h

in fo rm at io n fr

om e xt

er na

l so

ur ce

s su ch a s

tr ad

e jo

ur na

ls o r th e W e b ?

is t he l ig ht in g se

t up

t o d o d et ai le d wo

rk o r

mo re a pp ro pr ia te f or

c as ua l co mm un ic at io n?

Ar e th e co lo rs w a r m a nd

i nv it in g?

Do es t he d ec is io n ma

ke r s h o w a ut

ho ri

ty b y

we ar in g co

ns er

va ti

ve s ui ts ? Ar

e em

pl oy

ee s

re qu

ir ed

t o we

ar u ni

fo rm

s?

T h r o u g h t he u se

o f S T R O B E , a s ys te ms a na ly st c an g ai

n a b et

te r un de rs ta nd in g o f h o w m a n -

ag er s ga th er , p

ro ce

ss , s

to re

, a n d u se

i nf

or ma

ti on

. A s u m m a r y o f th e ch ar ac te ri sd es e ~c

hi bi

te d b y

de ci si on m a k e r s a n d t he

c oa es po nd in g ob se rv ab le e le

me nt

s is

s h o w n i n Fi gu re 5 .9

.

O n e w a y t o i m p l e m e n t S T R O B E i s th ro ug h th e us

e o f a n a ne

cd ot

al c he

ck li

st w it

h me an in g-

fu l sh

or th

an d sy mb ol s. T tu

s ap pr oa ch t o S T R O B E w a s u se

fu l in

a sc er ta in in g th

e in

fo rm

at io

n

re qu ir em en u fo r fo ur k e y d ec

is io

n ma

ke rs

i n a f ra nc hi se c lo

th in

g st

or e.

In F ig ur e 5.

10 , t he s ys

te m an al ys e us

ed f iv

e sh

or th

an d s y m b o l s t o ev al ua te h o w o bs

er va

ti on

of t he S T R O B E e le

me nz

s c o m p a z e d w it h th

e or

ga ni

za ri

on al

n ar

ra ti

ve g en

er at

ed t hr

ou gh

i nc

er -

vi ew

s. T h e f iv e s y m b o l s a ze a s fo

ll ow

s:

Ch ar

ac te

ri st

ic s of

D ec is io n M a k e r s

Ga th

er s in fo rm at io n in fo rm al ly

Se ek

s ex

tr ao

rg an

iz at

io na

l in fo rm at io n

Pr oc es se s da

ta p er

so na

ll y

St or es i nf or ma ti on p er

so na

ll y

Ex er

ci se

s po

we r in

d ec

is io

n ma

ki ng

Ex hi bi ts c re

di bi

li ty

i n de

ci si

on m ak

in g

Sh ar es i nf or ma ti on w it h ot

he rs

Co rr es po nd in g El em en ts

in t he

P hy

si ca

l En vi ro nm en t

W a r m , in

ca nd es ce nt l ig ht in g an

d co lo rs

Tr ad

e jo

ur na

ls p re se nt in

o ff

ic e

PC s,

o r ta

bl et

c om pu te rs p re se nt in

o ff ic e

Eq ui pm en t/ fl es p re

se nt

in o ff ic e

De sk p la

ce d fo

r po

we r

We ar s au th or it at iv e cl ot hi ng

Of fi

ce e as il y ac

ce ss

ib le

C H A P T E R 5 • I N F O R M A T I O N G A T H E R I N G : U N O B T R U S I V E M E T H O D S

1 4 3

A n a ne cd ot al l is

t wi

th s y m b o l s f or

us e is a pp

ly in

g S T R O B E .

An ec

tl at

al L (s

t wi

th S ym

6o is

fo r Ap p~ y~ ~A

Na rr

at iv

e po

rt ~y

ye d by

S T R O B E

Or ga ni za ti on M em be rs

of fi

ce L oc

at io

n O n c e L ig ht in 8,

~" f° ""

's ~~

n ~a ~ ~e nY

fl ow

in g

an d Eq ui pm en t

Co lo

r, a nd

G ~p

hi cs

Cl ot hi ng o tt he

Oe ci

sl on

M ak er

oh II

I l er el a

\ ^

M n m o sa

yo ,' If lg ur c o

us ~

th e pe

rc cr

rt ag

e~ m yg cl f. "

v

Vi nn lc so

ya , "

I I ik

e t o rt ~d

~p o n th er so th

ln 9a

`

/ Ed

e ay

a. 'T

hc rl

9h v ha nd

\ do c~ nt al wa

th a le

k ha nd i 7 do

in g~ at ~

.- Ad

am n

e. ~y

o, "O

ur c om pa ny

do ce

nt eV

un 9e

m uc h:

We op

ar as

lo n~

a ra tf

o* o

II I n

ig ht

g om ct lm ce .

rs ~y ~. ~}

ya A o th

in ge

O hn nl e

th e wa

y Mr . g ap ma w on

co so

.• ~.

. JN

lo ~ ay

s, 'S

t, ~n

lr y d

oc an

k oc

em * q ca

m ao me el me o. '•

". .

<' -

_ 4;

E: ~.

~ ?

Ke y

~ I

~ ~

Co nf ir m th

e na rr at iv e

C C ue

t ol

oo kf

ur th

er X Ne

ga te

o r re

ve rs

e th

e na rr at iv e

' ~ -

_ , i

Mo di yt he na rr at iv e

Su pp le me nt th

e na rr at iv e

1. A c h e c k m a z k m e a n s t h e n ar

ra ti

ve i s c o n f i r m e d .

2• A n " X " m e a n s t h e n ar

ra ti

ve i s re ve rs ed .

~• A n o v a l o r e y e - s h a p e d s y m b o l s er ve s a s a c u e f o r t h e s y s t e m s a na ly st t o l o o k f ur th er .

4• A s q u a z e m e a n s o bs

er va

ti on

o f t h e S T R O B E e l e m e n t s m od if ie s th

e na

rr ar

iv e.

5. A c ir cl e m e a n s t h e n ar

ra ti

ve i s s u p p l e m e n t e d b y w h a t i s o b s e r v e d .

W h e n S T R O B E i s i m p l e m e n t e d i n th

is m a n n e r , t h e a na ly st f ir

st w ri

te s d o w n k e y o rg

an i-

za ti on al t h e m e s B o w i n g o u t o f i nt

er vi

ew s.

T h e n h e o r s h e o b s e r v e s a n d r e c o r d s t h e e l e m e n t s

of S T g O B E . T h e a na ly st t h e n c o m p a z e s t h e n ar

ra ti

ve a n d o bs er va ti on s a n d u s e s o n e o f t h e f iv e

~P Pr op ri at e s y m b o l s t o ch

ar ac

te ri

ze t h e r el

at io

ns hi

p. T h e a na

ly st

t hu

s cr

ea te

s a t ab le t ha t fi

rs t

do ci un en ts a n d t h e n a id s in t h e a na ly si s o f o bs

er va

ti on

s.

7 8 0

P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S

T h e D a t a . F l o w A p p r o a c h t o ~ Y u f f i a n

R e q u a r e a n e n f s i ) e t e ~ i a a a t i o n

W h e n s ys te ms a na ly st s at

te mp

t to

u nd er st an d th

e in fo rm at io n re qu ir em en ts o f u se

rs , t

he y m u s t

b e a bl e to

c on

ce pt

ua li

ze h o w d at

a m o v e t hr

ou gh

t he o rg an iz at io n, t he p ro ce ss es o r tr

an sf

or ma

-

ti on

th at

th e da ta u nd er go , a n d w h a t th

e ou tp ut s az

e. A k h o u g h i nt

er vi

ew s a n d t he

i nv

es ti

ga ti

on o f

ha rd

d at a pr

ov id

e a v er ba l na

zr au

ve o f th

e sy

st em

, a v is ua l de pi ct io n ca

nc ry

st al

li ze

th is

i nf

or ma

- ti

on f or u se

rs a n d a na

ly se

i n a u se

fu l w a y .

T h r o u g h a s tr uc tu re d an al ys is t ec

hn iq

ue c al

le d da ta f lo w di ag ra ms ( D F D s ) , a s ys te ms a na

-

ly st ca n pu t to

ge th

er a g ra

pl 'u

ca l r

ep re se nt at io n o f d at

a pr oc es se s th

ro ug

ho ut

a n o rg

an iz

at io

n. B y

us in

g co mb in at io ns o f o nl y fo ur s ym

bo ls

, a s ys te ms a na

ly st

c an c re at e a p ic

to ri

al d ep

ic ti

on o f

pr oc es se s th

at w il

l ev en tu al ly p ro vi de s ol id s ys

te m do

cu me

nt at

io n.

~ , . a v a ~ r ~ ~ ~ ~ : s c i f t i ~ ~ u ~ a z ~ ~ l ~ n ~~

~~ ja

r; cr

~~ ~:

~

T h e d at a fl ow a pp ro ac h ha s fo ur c hi

ef a dv an ta ge s ov er n ar ra ti ve e xp

la na

ti on

s o f t he

w a y d at a

m o v e t tu ou gh t he

s ys te m:

1. F r e e d o m f r o m c om

mi tt

in g to

t he

t ec hn ic al i mp le me nt at io n o f t he s ys

te m to o ea

zl y.

2. F ur

th er

u nd

er st

an di

ng o f t he

i nt

ea el

at ed

ne ss

o f'

sy st

em s a n d s ub sy st em s.

3. C o m m u n i c a t i n g c ur re nt s ys te m I m o w l e d g e t o us

er s th

ro ug

h da

ta f lo w di ag ra ms .

4 . A na

ly si

s o f a p ro

po se

d sy

st em

t o de te rm in e if th

e ne

ce ss

ar y da ta a n d p ro ce ss es h a v e b ee n

de fi

ne d.

Pe rh

ap s th

e bi gg es t ad va nt ag e li es i n th e co nc ep tu al f r e e d o m f o u n d i n th e us

e o f t he f ou

r s y m b o l s (c ov

er ed

i n th e u p c o m i n g s ub

se ct

io n o n D F D c on

ve nr

io ns

). ( Y o u w il

l r ec og ni ze t hr

ee o f

th e s y m b o l s f r o m C ha pt er 2 .)

N o n e o f t he

s y m b o l s s pe

ci fy

t he p hy si ca l as

pe ct

s o f i mp le me nt a-

ri on

. D F D s e mp

ha si

ze t he

p ro ce ss in g o f d at a or

t he t ra

ns fo

rm in

g o f d at a as

t he y m o v e t hr ou gh a

va ri

et y o f p ro ce ss es . I n lo

gi ca

l D F D s , th er

e is

n o d is ti nc ti on b et we en m a n u a l o r au

to ma

te d pr

o- ce

ss es

. Ne it he r ar e th

e pr

oc es

se s gr

ap hi

ca ll

y de pi ct ed i n ch

ro no

lo gi

ca l or

de r.

R at

he r,

p ro

ce ss

es

ar e ev

en tu

al ly

g ro

up ed

t og

et he

r if fi

ut he r an al ys is d ic ta te s th at it

m a k e s s en

se t o d o s o. M a n u a l

pr oc

es se

s az e pu

t to

ge th

er , a n d a ut om at ed p ro

ce ss

es c a n a ls

o b e p ai re d wi th e ac h ot

he r.

T lr

is co

nc ep

t, ca

ll ed

p ar ti ti on in g, i s ta ke n u p i n a l at

er s ec ti on .

cr cr

nn ;,

~v mt

rn e~

mm ~ rl

a~ ~~

rn

I as T~ [~ e ~^

~a r~

~ 16 ~n a~ ;~ rr ~, mm %~ .

F o u r b as

ic s y m b o l s a ze u se

d to

c ha

rt d at a m o v e m e n t o n d at a fl ow d ia

gr am

s: a d ou bl e sq

ua ze

, : ui

az ro w, a r ec

ta ng

le w it h ro un de d co

rn er

s, a n d a n o p e n - e n d e d r ec

ta ng

le (c

lo se

d o n t he

le fr

s id

e an

d

o p e n e n d e d o n t he

r ig ht ), a s s h o w n i n Fi

gu re

7 .1

. A n e nt

ir e sy st em a n d n u m e r o u s s ub

sy st

em s ca n

b e d ep

ic te

d gr

ap hi

ca ll

y wi th t he

se f ou r s y m b o l s i n co

mb in

at io

n. T h e d ou

bl e sq

ua ze

i s us ed t o de

pi ct

a n e xt

er na

l en ti ty ( an

ot he

r de

pa rt

me nt

, a b us

in es

s, a

pe rs

on , or

a m a c h i n e ) th

at c a n s en d da ta t o or

r ec

ei ve

d at a f r o m t he

s ys

te m.

T h e e xt

er na

l en

ti ty

,

or ju

st e nt

it y,

is a ls

o ca

ll ed

a s ou

rc e or

d es

ti na

fi on

o f d at

a, a n d i t is

c on

si de

re d to b e e xt

er na

l ro

th e sy

st em

b ei

ng d es

cr ib

ed . E a c h e nt it y is

l ab el ed w it

h a n a pp ro pr ia te n a m e . A lt

ho ug

h it

i nt

eo -

ac ts

w it h th

e sy st em , it

i s co

ns id

er ed

a s be

in g ou

ts id

e th e bo

un da

ri es

o f th

e sy st em . A n e n6 ry

sh ou

ld b e n a m e d w it

h a n ou n. T h e s a m e e nr ir y m a y b e u se

d m o r e t ha n o n c e o n a g iv en d at

a fl

ow

d i a g a m t o av oi d cr

os si

ng d at

a fl ow l in es .

T h e a rr

ow s h o w s m o v e m e n t o f d at

a f r o m o n e p oi nt t o an

ot he

r, w it

h th

e h e a d o f t he

a rr

ow

po in ti ng t ow az d th

e da

ta 's

d es

ti na

ti on

. D a t a f lo ws o cc

ur ri

ng s im

ul ta

ne ou

sl y c a n b e d ep

ic te

d

do in g ju

st t ha t th

ro ug

h th e us

e o f pa

za ll el a rr

ow s.

B e c a u s e a n a rr ow r ep

re se

nt s da

ta a bo ut a p ~~ -

so n,

p la

ce , or

t hi

ng , i

t t oo

s ho

ul d b e d es

cr ib

ed w it h a n o u n

A r ec

ta ng

le w it h ro un de d co

rn er

s is

u se

d to

s h o w t he o cc

ur re

nc e o f a t ra

ns fo

rm in

g pr

oc es

s.

Pr oc

es se

s al

wa ys

d en

ot e a c ha ng e in

o r tr

an sf

or ma

ti on

o f d at a; h en

ce , th e da

ta f lo w le

av in

g a

pr oc

es s is

a lw

ay s la be le d di fF er en fl y th

an t he o n e e nt

er in

g it . P

ro ce

ss es

r ep

re se

nt w o r k b ei

ng

pe rf

or me

d in

t he s ys

te m a n d s ho

ul d b e n a m e d u si

ng o n e o f th

e fo

ll ow

in g fo

rm at

s. A c le ar n a m e

m a k e s it

e as ie r to

u nd er st an d w h a t t he

p ro

ce ss

i s ac

co mp

li sh

in g:

1. W h e n n a m i n g a 3 ri gh -l ev el p ro

ce ss

, as

si gn

t he

p ro

ce ss

t he n a m e o f t he w h o l e s ys te m. A a

e x a m p l e i s I N V E N T O R Y C O N T R O L S Y S T E M .

C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R A M S

1 8 7

Sy mb ol

Me an

in g

Ex am pl e

~' ~r ~ ~" ~ ~ "~

T h e f ou r ba

si c sy mb ol s us

ed in d at a B o w d ia

gr am

s, th

en me

an in

gs , an d e~ ca mp le s.

En ti

Ty St

ud en

t

Ne w St

ud en

t In fo rm at io n

Da ta F lo w

2. 7

~ Cr ea te

~ Pr

oc es

s {

St ud

en t

Re co

rd

~

Da ta S to re

- -

St ud

en t Ma st er

2. W h e n n a m i n g a m aj

or s ub sy st em , us

e a n a m e s uc h as

I N V E N T O R Y R E P O R T I N G

S U B S Y S T E M o r I N T E R N E T C U S T O M E R F U L F I I , L M I I V T S Y S T E M .

3. W h e n n a n u n g d et ai le d pr

oc es

se s,

u se

a v e r t- ad

je ct

iv e - n o u n c om

bi na

ti on

. T h e v er

b de

sc ri

be s th

e ty pe o f ac

ti vi

ty , s uc h as

C O M P U T E , V E R I F P , P R E P A R E , PR Il VT , or

A D D . T h e n o u n i nd

ic at

es w h a t t he m aj

or o u t c o m e o f th

e pr

oc es

s is

, s uc h as

R E P O R T o r

R E C O R D . T h e a dj

ec ti

ve il

lu st ra te s w h i c h s pe ci fi c ou

tp ut

, s uc

h as

B A C K O R D E R F , D o r

I N V E N T O R Y , is p ro du ce d. E x a m p l e s o f c om pl et e pr

oc es

s n a m e s a ze C O M P U T E S A L E S

T A X , V E R I F Y C U S T O M E R A C C O U N T S T A T U S , P R E P A R E S I 3 I P P I N G I N V O I C E ,

P R I N T B A C K - O R D E R E D R E P O R T , S E N D C U S T O M I I 2 E M A I I . C O N F I I 2 M A T I O N ,

V E R I F Y C R E D T T C A R D B A L A N C E , a n d A D D I N V E N T O R Y R E C O R D .

A p ro

ce ss

m u s t a ls

o b e g iv en a u ni qu e id

en ti

fy in

g n u m b e r t ha

t in

di ca

te s it

s l ev

el i n th

e di ag ra m.

Tl ri s or

ga ni

za ti

on i s di

sc us

se d la

te r in

t hi

s ch ap te r. S ev

er al

d at

a fl ow s m a y g o i nt o a n d o ut o f

ea ch p ro

ce ss

. F ac

am in

e pr

oc es

se s wi

th o nl y a s in

gl e fl

ow i n a n d o ut fo

r mi

ss in

g da

ta f lo

ws .

T h e l as

t ba

si c s y m b o l u se

d in

d at

a fl

ow d ia

gr am

s is

a n o pe

n- en

de d re

ct an

gl e,

w h i c h r ep

re -

se nt s a d a t a s to

re . T h e r ec

ta ng

le i s d r a w n w it

h t w o p ar

al le

l li ne s th at a ze c lo

se d b y a s ho

rt l in e

on t he

l ef

r si

de a n d a ze o p e n e n d e d o n t he

r ig

ht T h e s e s y m b o l s a ze d r a w n o nl

y w i d e e n o u g h t o

al lo

w id

en ti

fy in

g le tt er in g be tw ee n th

e pa

ra ll

el l in es . I n lo

gi ca

l da ta f lo

w di ag ra ms , th

e ty

pe o f

ph ys ic al s t o o g e i s no

t sp

ec if

ie d.

A t th

is p oi nt t he

d at a st

or e s y m b o l is

s im pl y s h o w i n g a d ep os i-

ro ry fo r da ta t ha t al lo ws e xa

mi na

ti on

, ad

di ti

on , a n d r et ri ev al o f d at

a. T h e d at a st or e m a y r ep

re se

nt a m a n u a l s to

le , s

uc h as a f il in g ca bi ne t, o r a c om

pu te

ri ze

d fi

le or

d at

ab as

e. B ec

au se

d at

a st

or es

r ep

re se

nt a p er so n, p la

ce , or

t hi

ng , t he

y az e n a m e d w it h a n ou n.

Te mp

or ar

y da

ta s to re s, s uc h as s cr

at ch

p ap

er o r a t em

po ra

ry c om

pu te

r fi

le , a

ze n ot in

cl ud ed o n t he

da ta fl

ow d ia

gr am

. G i v e e ac h da

ta st

or e a u ni

qu e re fe re nc e n u m b e r , su ch a s D 1,

D 2 , D 3 , a n d s o o n.

I ~ e e e T o p i n g D a t a . f l o w D i a g r a m s

Da ta f lo w di ag ra ms c an a n d s ho

ul d b e d r a w n s ys te ma ti ca ll y. F ig ur e 7.

2 s u m m a r i z e s t he

s te

ps in vo lv ed i n su

cc es

sf ii

ll y co

mp le

ti ng

d at a fl ow d ia gr am s. F ir

st , a s ys te ms a na

ly st

n ee ds t o co n-

~~ 'p tu al iz e da ta B o w s f r o m a t o p- d o w n p er sp ec ri ve .

7 8 2

P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S

C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R A M S

1 8 3

St ep

s in d ev

el op

in g da ta f lo w

d i a g a m s .

De ve lo pi ng O at

a Fl ow U ia gr ym s

Us in

g aT ap -G ow n Ap

pr oa

ch

~• Ma

ke a li

st o f hu si ne ss ac

ti vi

ti es

a nd

u se

i t t o de

te rm

(n e va ri ou s

• E at em al e nt it ie s

• D at a fl

ow s

• P ro ce ss es

• D at a st

or es

Z. Cr ea te a c on

te nt

d ia

gr am

t ha

t s ho

ws e Me ma l

en ti ti es a nd

d at

a fl

ow s to a nd

f ro m th e sy

st em

. D o n ot

s h o w a ny

d et ai le d pr

oc es

se s

or d at

a st

or es

.

3. Dr aw D ia gr am 0 , t

he n e M l ev el . S h o w p ro ce ss es , bu t ke

ep t he

m ge ne ra l. S h o w d at

a st

or es

a t t

hi s I

ev e1 .

4 •

Cr ea te a c hi

ld d ia

gr am

f or

e ac h of

th e pr

oc es

se s fn D i a A ~ m 0 .

5• Ch

ec k fo

r er

ro rs

a nd

m ak

e su re t he

l ab el s yo u as

si gn

t o ea

ch pr

oc es

s an

d da ta f lo w ar e me an in gf ul .

6 -

de ve

lo p a ph ys ic al d at a f

lo w di

aA ~a

m fr om t he

I oB

ic zi

d at a fl ow

di ag ra m, p in

in pu

is h be tw ee n ma nu al a nd

a ut om at ed p ro ce ss es ,

de sc

ri be

a ct

ua l f

li es a nd

r ep or ts b yn

am e,

an d ad

d co

nt ro

ls t o

in di ca te w he n pr

oc es

se s ar e co mp le te o r er

ro rs

o cc ur .

'• Pa rt it io n th

e ph ys ic al d at a f

lo w di

ag ra

m by s ep ar at in g or g ro up in g

Pa rt

s of

th e di

ag ra

m in

o rd er to fa

ci li

ta te

p ro gr ym mi ng a nd

im pl

em en

ta ti

on .

T o b eg in a d at

a fl ow d ia gr am , co ll ap se t he

o rg

an iz

at io

n' s sy st em n ar

ra ti

ve ( or

s to

ry ) i

nt o a

li st

w it

h th e fo ur c at eg or ie s o f e xt

er na

l en

ti ty

, d at

a fl

ow , pr

oc es

s, a n d d at a st

or e.

T hi s li

st i n tu rn

he lp s de

te rm

in e th e bo

un da

ri es

o f th

e sy

st em

y o u w il

l b e d es

cr ib

in g.

O n c e a b as

ic l is

t of

d at

a

el em

en ts

h as b e e n c om

pi le

d, b eg

in d ra

wi ng

a c on

te nt

d ia gr am .

H e r e a ze a f e w b as ic r ul es t o fo

ll ow

:

1. A d at a fl ow d ia gr am m u s t h a v e a t le

as t o n e p ro

ce ss

, a n d i t m u s t n ot

h a v e a n y f re

es ta

nd in

g

ob je ts o r ob

je ct

s co

nn ec

te d to

t he ms el ve s.

2 . A p ro

ce ss

m u s t r ec ei ve a c l

ea st

o n e d at a fl ow c o m i n g i nt o th e pr

oc es

s a n d c re at e at l ea

st

o n e d at

a fl

ow l ea vi ng f r o m t he p ro

ce ss

.

3. A d at

a st

or e sh

ou ld

b e c on

ne ct

ed t o at l ea

st o n e p ro

ce ss

.

4. F .~

ct em

al e nt ir ie s sh

ou ld

n ot b e c on ne ct ed t o ea ch o th

er . Al

th ou

gh t he y c o m m u n i c a t e i nd e-

pe nd

en fl

y, th

at c om

mu ni

ca ti

on i s no t pa rt o f th

e sy

st em

w e d es ig n us

in g D F D s .

~ ' r ~ ~ t ~ n ~ ~ a Lm

e ~~

~~ .^

:- ~~

I D n ~ ~ r ~ ~

W i t h a t o p- d o w n a pp ro ac h to

d ia

gr am

mi ng

d at

a m o v e m e n t , D F D s m o v e f r o m g en er al to

s pe ci fi c,

T h e fi

rs t d i a o a m h el ps a s ys te ms a na

ly st

g ra

sp b as ic d at

a m o v e m e n t , b ut

it s ge ne ra l na tu re l im

-

i u i u u se fu ln es s. T h e i ni

ti al

c on

te xt

d ia

gr am

s ho

ul d b e a n o ve rv ie w, i nc

lu di

ng b as ic i n p u u , th

e

ge ne

ra l sy st em , a n d o ut

pu ts

. Th is d ia gr am w il l b e t he

m o s t g en er al o ne

, pr

ov id

in g ab ud 's -e Y~

vi ew o f d at a m o v e m e n t i n th e sy

st em

a n d t he

b ro

ad es

t po ss ib le c on

ce pt

ua li

za ri

on o f t he

s ys

te m.

T h e c on

te xt

d ia gr am i s th

e hi gh es t le

ve l in

a d at a fl

ow d ia gr am a n d c on

ta in

s on ly o n e p ~o

-

ce ss , r

ep re se nt in g di e en

ti re

s ys te m. T h e p ro

ce ss

i s gi

ve n th

e n u m b e r z er

o. A ll

e xt

er na

l en ti ti es

az e s h o w n o n t he c on

te xt

d ia gr am , u w el

l as m aj

or d at

a fl ow t o a n d f r o m t h e m . T h e d ia gr am

do es

n ot c on

ta in

a n y d at a st

or es

a n d i s fa

ir ly

s im pl e to

c re at e, o n c e t he

e ~c

te rn

al e nt it ie s a n d t he

da ta f lo w to

a n d f r o m t h e m a ze l m o w n t o an al ys e.

. , ,

;S §1rd

~

t~ -

;~ nn

s~ I ID

a~ ~ ~ a ~ m , ~Q

~ ( T' l~ c i S~ ~z t 1L

e~ ~~

~P ),

M o r e d et

ai l t

ha n th

e co nt ex t di ag ra m p e r m i u i s ac

hi ev

ab le

b y "e

~c pl

od in

g th

e d i a g a m s : ' I n p u u a n d

ou tp

ut s sp

ec if

ie d in

t he

f ir

st d ia gr am r em ai n co

ns ta

nt i n al

l su

bs eq

ue nt

d ia gr am s. T h e r es

t o f t he

or ig

in al

d ia gr am , L ow ev er , i

s e xp lo de d in

ro c lo

se -u

ps i nv ol vi ng t lu

ee t o ni

ne p ro ce ss es a n d s ho wi ng

da ta

s to

re s a n d n e w l ow

er -l

ev el

d at a fl ow s. T h e e ff ec t is

t ha z o f ta

ki ng

a m ag ni fy in g gl as s to

v ie

w th

e or

ig in

al d at

a fl

ow d ia gr am . B a c h e ~ l o d e d d ia gr am s ho ul d us

e on

ly a s in

gl e sh ee t o f p ap er . B y

ex pl od in g D F D s in

to s ub

pr oc

es se

s, th

e sy st em s an

al ys

t be gi ns t o fi

ll i n th

e de

ta il

s ab

ou t da

ta m o v e -

m e n t T h e h an dl in g o f ex ce pt io ns i s i g n o r e d f o r t h e f ir

st tw

o o r t hr ee le

ve ls

o f da

ta f l o w d i a g r a m m i n g .

D i a g r a m 0 i s t h e e x p l o s i o n o f t h e c o n t e x t d i a g r a m a n d m a y i n c l u d e u p t o n i n e p ro

ce ss

es .

I n c l u d i n g m o r e p r o c e s s e s a t tt

us l ev

el w il l re

su lt

i n a c lu tt er ed d i a g r a m t ha t is

d if

fi cu

lt t o u n d e r -

st an

d. E a c h p r o c e s s i s n u m b e r e d w i t h a n i nt

eg er

, ge ne ra ll y st

ar ri

ng f r o m t h e u p p e r l ef t- ha nd

c o r n e r o f t h e d i a g r a m a n d w o r k i n g t o w a z d t h e l o w e r r ig

ht -h

an d co

rn er

. T h e m a j o r d a t a s to

re s

o f t h e s y s t e m ( re pr es en ti ng m a s t e r f il

es ) a n d a ll

e xt er na l en

ri ti

es a ze

i n c l u d e d o n D i a g r a m 0 .

F i g u r e 7 . 3 s ch

em at

ic al

ly i ll us tr at es b o t h t h e c o n t e x t d i a g r a m a n d D i a ~ a m 0 .

B e c a u s e a d at a f l o w d i a g r a m i s t w o - d i m e n s i o n a l ( ra

th er

t h a n l in

ea r)

, y o u m a y s ta

rt a t a n y

po in t a n d w o r k f o i w a z d o r b a c k w a z d t h r o u g h t h e d i a g r z m . I f y o u a re

u n s u r e o f w h a t y o u w o u l d

in cl ud e a t a n y p oi nt , t a k e a d if

fe re

nt e xt

er na

l en ti ty , pr

oc es

s, o r d at a st

or e,

a n d t h e n s ta

rt d r a w i n g

th e f l o w f r o m i t Y o u m a y :

1. S ta rt w i t h t h e d at a f l o w f r o m a n e nt

it y o n t h e i n p u t s id

e. A s k q ue

sI Io

ns s u c h a s:

" W h a t h a p -

p e n s t o t h e d at a en te ri ng t h e s y s t e m ? " ̀ 2 s i t st

or ed

?" " I s i t i n p u t f o r s ev

er al

p r o c e s s e s 4 "

'

2 . ,

En ti ty

~ In

pu t A

Ge ne

ra l

Pr oc es s

Da ta F la

w B_

Ge ne ra l

Pr oc

es s

Ou tp ut C

- - ^ ~

En ti ty

3 A A A

I Da ta r'

loe •~ C

B 8 8

Re co

rt l A

'R ec or d E

_ Ca

ta S :o re 1

,_

Dz ta S l o m 2

G~ ~'

,

Re co rd A

Re co

rt l E

~ ~

a

In pu

t B

Da ta F lo

w 0

E n '~

~e ne

re l

- - ^ ^ ^ ^ - - 3 ^ -

~e nF

re l

~ Pr

oc es

s Pr

oc es

s C C C

D D D

~

i

~

G= O~ aV AE ~~ G .:

,

Co nt

en t di

ag ra

ms ( ab ov e) c an

b e " ex pl od ed " in

to D i a g r a m 0

(b el

ow ).

N o t e t he g re

at er

d et ai l i n

D i a g r e m 0 .

1 8 4

P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S

C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R A M S

1 8 5

2. W o r k b a c k w a z d f r o m a n o ut pu t da ta f lo w. E x a m i n e t he

o ut pu t fi el ds o n a d o c u m e n t o r

sc re

en . ( Th is a pp ro ac h is e as ie r if p ro to ty pe s h a v e b e e n c re at ed .) F o r e ac h fi el d o n t he

o ut -

pu t,

a sk : " W h e r e d oe s it c o m e f r o m ? " o r "1 s it c al cu la te d or s to

re d o n a f il e? " F o r e xa mp le ,

w h e n t he

o ut pu t is a P A Y C I ~ C K , th e E M P L O Y E E N A M E a n d A D D R E S S w o u l d b e

lo ca te d o n a n E M P L O Y E E fi

le , t he

H O U R S W O R K E D w o u l d b e o n a T I M E R E C O R D ,

a n d t he G R O S S P A Y a n d D E D U C T I O N S w o u l d b e c al cu la te d. E a c h fi

le a n d r ec or d w o u l d

b e c on ne ct ed t o th

e pr oc es s th at p ro du ce s th e pa yc he ck .

3. E x a m i n e t he d at a fl ow t o or f r o m a d at a st

or e.

A s k : " W h a t p ro ce ss es p ut d at a in to t he

st or e? " or " W h a t p ro ce ss es u se t he d at a? " N o t e t ha t a d at a st

or e us ed i n th e sy st em y o u a ze

wo rk in g o n m a y b e p ro du ce d b y a d if fe re nt s ys te m. T h u s , f r o m y ou r va nt ag e po in t, th

er e

m a y n ot b e a n y d at a fl ow i nt o th

e da ta s to

re .

4 . A na ly ze a we ll -d ef in ed p ro ce ss . L o o k a t w h a t i np ut d at a th

e pr oc es s ne ed s a n d w h a t o ut pu t

it p ro du ce s. T h e n c on ne ct t he i np ut a n d o ut pu t to

t he

a pp ro pr ia te d at a st

or es

a n d e nt

if ie

s.

5. T a k e n ot e o f a n y f uz zy a ze as w h e r e y o u a ze u ns ur e of w h a t s ho ul d b e i nc lu de d or w h a z

in pu t or o ut pu t is r eq

ui re

d. A w a z e n e s s o f pr ob le m az ea s wi ll h el p y o u f or mu la te a li

st o f

qu es ti on s fo r fo ll ow -u p in te rv ie ws w it h k e y u se

rs .

~ s ~ ~ ~ i ! n b T ~ f~

nn A~

l ~ n ~ ~ n ~ ~ n ~ ~ P~ i[ ~r ~ i~ i~ ¢a i~ P. ~~ ! II

.~ e~

~I l~

7

F a c h p ro ce ss o n D i a g r a m 0 m a y i n h u n b e e xp lo de d to

c re at e a m o r e d et

ai le

d ch il d di ag ra m. T h e

pr oc

es s o n D i a g a m 0 t ha t is e xp lo de d is c al le d th

e pa re nt p ro ce ss , a n d t he

d ia gr am t ha t re su lt s

is c al le d th e ch

il d di ag ra m. T h e p ri ma ry r ul e fo r cr ea ti ng c hi ld d i a ~ a m s , v er

ti ca

l ba la nc in g,

di ct at es t ha

t a c hi

ld d ia gr am c an no t pr od uc e ou tp ut o r re ce iv e in pu t th

at t he

p az en t pr oc es s do es

no t al so p ro du ce o r re ce iv e. A ll d at a fl ow i nt

o or o ut o f th

e pa ze nt pr oc es s m u s t b e s h o w n f lo wi ng

in to o r ou t o f t he

c hi ld d ia gr am .

T h e c hi

ld d ia gr am i s gi ve n th

e s a m e n u m b e r a s it s pa ze nt p ro ce ss i n D i a g r a m 0 . F o r e x a m -

pl e, p ro ce ss 3 w o u l d e ~c pl od e to .D ia gr am 3 . T h e p ro ce ss es o n t he c hi ld d ia gr am a re n u m b e r e d

us in g th e pa ze nt p ro ce ss n u m b e r , a d ec im al p oi

nt , a n d a u ni qu e n u m b e r f or e ac h cl vl d pr oc es s.

O n D i a g a m 3 , th e pr oc es se s w o u l d b e n u m b e r e d 3 .1 , 3 2 , 3. 3, a n d s o o n. Th

is c on ve nt io n al lo ws

th e an

al ys

t to t ra ce a s er ie s o f p ro ce ss es t hr ou gh m a n y l ev el s o f e xp lo si on . I f D i a g r a m 0 d ep

ic ts

pr oc es se s 1, 2 , a n d 3 , th

e ch il d di ag ra ms 1 , 2, a n d 3 a ze a ll o n t he s a m e l ev el .

En ti

ti es

a ze u su al ly n ot s h o w n o n t he c hi

ld d ia gr am s b e l o w D i a g a m 0 . D a t a f lo w th

at

ma tc he s th

e pa ze nt f lo w is c al le d a n i nt

er fa

ce d at a f lo w a n d i s s h o w n a s a n a rr ow f r o m o r in

to a

bl an k az ea o f th

e ch

il d di ag ra m. If

t he p az en t pr oc es s ha s da ta f lo w co nn ec ti ng t o a d at a st or e, th

e

ch il d di ag ra m m a y i nc lu de t he

d at a st or e as w el l. I n ad

di fi

on , t

hi s l o w e r- le

ve l di ag za m m a y c on -

ta in d at a st

or es

n ot s h o w n o n t he

p az en t pr oc es s. F o r e xa mp le , a fi

le c on ta in in g a t ab le o f in

fo o-

ma tr on , s

uc h as a t ax t ab le , o

r a fi

le l in ki ng t w o p ro ce ss es o n t he

c hi

ld d ia gr am m a y b e in cl ud ed .

M i n o r d at a $ o w , su ch a s a n e rr or l in e, m a y b e i nc lu de d o n a c hi

ld d ia gr am b u t n ot o n t he p az en t.

Pr oc es se s m a y o r m a y n ot b e e xp lo de d, d ep en di ng o n t he ir l ev el o f co

mp le ~c it y. R ' h e n a p ro -

ce ss i sn ot e xp lo de d, it

is s ai d to b e fu

nc ti on al ly p ri mi ti ve a n d i s ca ll ed a pr

im ir iv e pr oc es s. Lo gi c

is w ri tt en t o de sc ri be t he

se p ro ce ss es a n d i s di sc us se d in

d et ai l i n Ch ap te r 9. Fi gu re 7 .4 il

lu st ra te s

de ta

il ed

l ev el s in

a c hi ld d at a fl ow d ia gr am .

G ~ i n c ~ F ~ ~ ~ ~ n ~ L ~ v a n s ~ '~ n ~ a - ~ ~ ~

Se ve ra l c o m m o n e rr

or s m a d e w h e n d ra wi ng d at

a fl ow d ia gr am s az e as f ol lo ws :

1. F or ge tt in g to

i nc lu de a d at a f l o w o r po

in ti ng a n a r r o w i n th e w r o n g d u e c t i n m A n e ~c am pl e

is a d r a w n p ro ce ss s h o w i n g a ll it

s da ta f lo w as e it he r in pu t or o ut pu t E a c h p ro ce ss t ra us -

f o r m s d at a a n d m u s t r ec ei ve i np ut a n d p ro du ce o ut pu t Th is t yp e of e a o r u su

al ly

o cc ur s

w h e n t he

a na

ly st

h as f or

go tt

en t o in cl ud e a d at a fl ow o r h a s p la ce d a n a rr ow p oi

nt in

g in

th e w r o n g d ir ec ti on . Pr oc es s 1 i n Fi gu re 7 .5 c on ta in s on ly i np ut b ec au se t he

G R O S S P A Y

ar ro w is p oi nt in g in

t he

w r o n g d ir ec ti on . T lu s e s o r a ls o af fe cu p ro ce ss 2 , C A L C U L A T E

W I T H E 3 0 L D I N G A M O U N T , w h i c h i s in a dd it io n mi ss in g a d at a fl ow r ep re se nt in g in pu ~

fo r th

e wi th ho ld in g ra te s a n d t he

n u m b e r o f d e p e n d e n u .

2. C on ne cf ir zg d at a st or es a n d e xt er na l en ti ti es d ir ec tl y to

e a c h o th er . D a t a s to

re s a n d e nu -

fl es m a y n ot b e c on ne ct ed t o ea ch o th er ; da ta s to

re s a n d e xt er na l en ti fl es m u s t c on ne ct o nl y

wi th a p ro ce ss . A f il e do es n ot in

te rf ac e wi th a no th er fi

le w it ho ut t he

h el p of a p ro gt an i o~

a p er so n m o v i n g t he

d at

a, s o E M P L O Y E E M A S T E R c an no t di re ct ly p ro du ce t he C H E C K

Da ta

S to re 1

En ti ty 2

Da ta

fl aw

fr am

pa ro r~ t p

ro cc e9 +

ch il d d

ia g~ m m

ma ch .

Er ro r I

lr ad dc di

`- cM 4A AI

". ;w

G ~ . ~

Di ff

er en

ce s be tw ee n th e pa re nt d ia

gr am

( ab ov e) a nd t he c hi

ld d ia gr am ( be

lo w)

.

R E C O N C I L S A T I O N fi

le . F

ac te

rn al

e nr if le s d o n ot d ir ec fl y w o r k w it h fi le s. F o r e xa mp le ,

y o u w o u l d n ot w a n t a c us to me r r u m m a g i n g a zo un d in t he c u s w m e r m as te r fi le , T h u s , th e

E M P L O Y E E d oe s no t cr ea te t he

E M P L O Y E E T I M E F II ,E . T w o e ~c te rn at e nt it ie s di re ct ly

co nn ec te d in di ca te t ha

t th ey w is h to c o m m u n i c a t e w it h ea ch o th er . Th is c on ne ct io n is n ot

in cl ud ed o n t he d at a fl ow d ia gr am u nl es s th e sy st em i s fa ci li ta ti ng t he

c om mu ni ca ti on .

Pr od uc in g a r ep or t is a n i ns

ta nc

e o f fl us s or

t o f c om mu ni ca ti on . A p ro ce ss m u s t st

il l b e

in te rp os ed b et we en t he

e nt it ie s to p ro du ce t he r ep or t, h o w e v e r .

3. I nc or re ct ly l ab el in g pr oc es se s a r d at a f lo w. I ns pe ct t he

d at a B o w d ia gr am t o en su re t ha

t 0a ch o bj ec t or d at a fl ow i s pr op er ly l ab

el ed

. A p ro ce ss s ho ul d in

di ca

te t he

s ys te m n a m e o r

ns e th

e ve rb

-a dj

ec ti

ve - n o u n f o r m a t E a c h d at a fl ow s ho ul d b e d es

cr ib

ed w it h a n ou n.

a. I nc lu di ng m o r e t h a n n zn e pr oc es se s o n a d at a f l o w d ia gr am . H a v i n g t oo m a n y p ro ce ss es

cr ea

te s a c lu tt er ed d ia gr am t ha

t is c on fu si ng t o re ad a n d h in de rs r at he r th an e nh an ce s

1 0 6

P A R T 3 • T H E A N A L Y S I S P R O C E S S

C H A P T E R 7 • U S I N G D A T A F L O W D I A G R 4 M S

2 0 7

b . I t t a k e s s o m e e ff

or t to

e d u c a t e u se rs a b o u t d at

a f l o w d i a g r a m s . L s it

w o r t h w h i l e t o s h a z e D F D s

w i t h u s e r s ? W h y o r w h y n o t ? D e f e n d y o u r r e s p o n s e i n a p a z a g r a p h .

a C o m p a z e d at

a f l o w d i a g r a m s t o u s e c a s e s a n d u s e c a s e s ce

na ri

os . W h a t d o d a t a f l o w d i a g r a m s

s h o w t ha

t u s e c a s e d i a g r a m s h a v e a d if fi cu k t i m e H y i n g t o e x p l a i n ?

2 . Y o u r l at es t pr

oj ec

t is

t o c o m b i n e t w o s y s t e m s u s e d b y P r o d u c e r s F in

an ci

al . A n g i e S c h w o r e r ' s l o a n

ap pl ic at io n s y s t e m i s fa

ir ly

n e w , b u t h a s n o d o c u m e n t a t i o n . S c o t t W i t t m a n ' s l o a n m a n a g e m e n t s ys -

t e m i s o l d e r a n d n e e d s m u c h r ev is io n, a n d t h e r e c o r d s a re

c o d e d a n d k e p t i n d e p e a d e a f l y o f t h e o th

er

s y s t e m T h e l o a n a pp li ca ti on s y s t e m a cc

ep ts

a pp

li ca

ti on

s, p r o c e s s e s t h e m , a n d r e c o a u n e n d s l o a n s

f o r a p p r o v a l . T h e l o a n m a n a g e m e n t s y s t e m t a k e s l o a n s t ha t h a v e b e e n a p p r o v e d a n d f o l l o w s t h e m

t h r o u g h t he ir f in

al d is po si ti on ( p a i d , s ol d, o r d ef au lt ed ). D r a w a c o n t e x t d i a g r a m a n d a l ev el I d a t a

f l o w d i a g r a m t ha

t s h o w w h a t a n i de al iz ed c o m b i n e d s y s t e m w o u l d l o o k l ik e.

3 . O n e c o m m o n e x p e r i e n c e t ha t sr ud en ts i n e v e r y c ol

le ge

a n d u ni ve rs it y s h a r e i s en ro ll in g i n a c ol

le ge

co ur se .

a D r a w a l ev el 1 d a t a f l o w d i a g r a m o f d at

a m o v e m e n t f o r e n r o l l m e n t i n a c ol

le ge

c o u r s e . U s e a

si ng

le s h e e t a n d l ab el e a c h d at

a i t e m c le az ly .

b . F ac

pl od

e o n e o f t h e p r o c e s s e s i n y o u r o ri

gi na

l d a t a f l o w d i a g r a m i nt o s u b p r o c e s s e s , a d d i n g d at

a

f l o w s a n d d a t a s to re s.

c . L is t t h e p ar

ts o f t h e e n r o l l m e n t p r o c e s s t ha

t a r e " h i d d e n ' t o t h e o ut si de o b s e r v e r a n d a b o u t w h i c h

y o u h a v e h a d t o m a k e a s s u m p t i o n s t o c o m p l e t e a s e c o n d-

le ve l d i a g r a m .

4 . F i g u r e 7 . E X 1 i s a l ev el l d a t a f l o w d i a g a m o f d a t a m o v e m e n t i n a N i a g a r a F al ls t ou

r a g e n c y c al le d

M a r i l y n ' s T o u r s . R e a d i t o v e r , c h e c k i n g f o r a n y i na cc ur ac ie s.

a. L is t a n d n u m b e r t h e e a o r s t ha t y o u h a v e f o u n d i n t h e d i a g c e m .

b . R e d r a w a n d l ab el t h e d at

a f l o w d i a g r a m o f M a z i l y n s s o t ha t it

i s c o a e c G B e s u r e t ha t y o u r n e w

d i a g r a m e m p l o y s s y m b o l s p ro pe rl y s o a s r o c u t d o w n o n r ep

ef if

io ns

a n d d u p l i c a d o a s w h e r e

po ss ib le .

5 . P er fe ct P i z z a w a n e t o in st al l a s y s t e m t o r e c o r d o rd er s f o r p i z z a a n d c h i c k e n w i n g s . W h e n r eg

ul az

c u s t o m e r s c al l P e r f e c t P i z z a o n t h e p h o n e , t h e y a r e a s k e d t he ir p h o n e n u m b e r . W h e n f fi e n u m b e r

is t y p e d i nt o a c o m p u t e r , t h e n a m e , a dd re ss , s a d l as t o r d e r d at e is

a ut os ar ic al ly b r o u g h t u p o n t h e

sc re

en . O n c e t h e o r d e r i s t a k e n , t he t ot

al , i nc lu di ng t a x s a d d el iv er y, is

c al cu la te d. T h e n t h e o r d e r

is g i v e n t o t he c o o k A r ec ei pt i s pr

in te

d. O c c a s i o n a l l y , s pe ci al o ff er s ( c o u p o n s ) a re

p ri

nt ed

s o t h e

c u s t o m e r c a n g e t a d i s c o u n t D r i v e r s w h o m a k e d el

iv er

ie s g i v e c u s t o m e r s a c o p y o f ff

ie r ec ei pt a n d

a c o u p o n ( if a n y ) . W e e k l y t ot

al s a z e k e p t f o r c o m p a r i s o n w i t h l as t ye

az 's

p e r f o r m a n c e . W r i t e a s u m -

m a r y o f b u s i n e s s a ct

iv ir

ie s f o r t ak

in g a n o r d e r a t Pe rf ec t P i z z a .

6 . D r a w a c o n t e x t - l e v e l d a t a f l o w d i a g r a m f o r P er fe ct P i z z a ( P r o b l e m 5 ) .

7 . E x p l o d e t he c o n t e x t- le ve l d i a g r a m i n P r o b l e m f i s h o w i n g a ll

t h e m a j o r p ro ce ss es . C a l l t hi

s D i a g a m U .

It s h o u l d b e a l og

ic al

d a t a f l o w d i a g r a m .

E ` O ~ d 6 ~ ' ~ 7 1.

~3 ~~

i Dl

~ C O S T O F T O U R S

PR IV AT E

A h a n d- s k e t c h e d d a t a f l o w

T R A V E L

d i a g r a m f o r M a r i l y n ' s T o u r s .

A G S M

1

2

~ 1

G h e c k

De te

rm in

e cr ed it

to ur

AI RL

IN E

~

de si

re d

T R A V E L

A G E N T

T O O R I S T

G A S H

~ H

PA YS

FI G

T O U R I S T

G H A R G E

TO (1

RI Si

G A R D

~ /

3 D 2 T R A V E L B R O G H O R E S

M o k e

en er

va ti

on

D3 I T R A V E L I TI NE RA RY

D4 lG RE D1 "f H SS '~ RY

8 . D r a w a l og

ic al

c hi ld d i a g a z n f o r D i a g r a m 0 i n P r o b l e m 7 f o r t h e p r o c e s s t ha

t a d d s a n e w c u s t o m e r i f

h e o r s h e i s n o t c ur re nt ly i n t h e d a t a b a s e ( th

at i s,

h a s n e v e r o r d e r e d f r o m P e r f e c t P i z z a b ef or e) .

9 . D r a w a p hy

si ca

l d a t a f l o w d i a g r a m f o r P r o b l e m 7 .

1 0 . D m w a p hy si ca l da

ta f l o w d i a g r a m f o r P r o b l e m 8 .

1 1 . P ar ti ti on t he p hy si ca l d a t a f l o w d i a g r a m i s P r o b l e m 7 , g r o u p i n g a n d s ep az at in g p r o c e s s e s a s y o u

d e e m a pp ro pr ia te . E x p l a i n w h y y o u p a z t i a o n e d t h e d at

a B o w d i a g r a m i n th is m a n n e r . ( R e m e m b e r

th at y o u d o a o [ h a v e t o pa

rt it

io n t h e e nt ir e d i a g r a m , o n l y t h e p ar

rs f fi at m a k e s e n s e t o p ar

ti ti

on .)

1 2 . a D r a w a l og

ic al

c hi

ld d i a g r a m f o r P r o c e s s 6 i n F i g u r e 7 . 1 7 .

b . D n w a p hy si ca l cl vl d d i a g a m f o r P r o c e s s 6 i n F i g u r e 7 . 1 7 .

1 3 . D r a w a p hy

si ca

l d a t a f l o w d i a g r a m f o r P r o c e s s 1 .1 i n F i g u r e 7 . 1 8 .

1 4 . C r e a t e a c o n t e x t d i a g a m f o r a r ea

l es ta te a g e n t t ry

in g ro c ur at e a s y s t e m t ha t m a t c h e s b u y e r s w i t h

po te

nt ia

l h o u s e s .

1 5 . D r a w a l og

ic al

d at

a f l o w d i a g r a m s h o w i n g g en

er al

p ro ce ss es f o r P r o b l e m 1 4 . C a l l i t D i a g r e m 0 .

1 6 . C r e a t e a co nt ex t- le ve l d i a g r a m f o r b il

li ng

i n a d en

ta l of

fi ce

. Ea ct er na l en

ri ti

es i n c l u d e t h e p af

ie nt

s a n d

i n s u r a n c e c o m p a n i e s .

1 7 . D r a w a l o g c a i d at

a f l o w d i a g r a m s h o w i n g g e n e r a l p r o c e s s e s f o r P r o b l e m 1 6 . C a l l i t D i a g r a m 0 .

1 8 . C r e a [ e a n e v e n t r e s p o n s e t ab

le f o r t h e a ct

iv if

ie s li st ed f o r W o r l d ' s T r e n d o r d e r p r o c e s s i n g s y s t e m .

1 9 . C r e a t e a u s e c a s e f o s t h e l is

t o f s e v e n p r o c e s s e s f o r t h e W o r l d ' s T r e n d o r d e r p r o c e s s i n g s y s t e m _

2 0 . C r e a t e a C R U D m a t r i x f o r t h e f il

es o f W o r l d ' s T r e n d

2 1 . U s e t h e p ri nc ip le s o f p ar

fi 6o

ni ug

t o d e t e r m i n e w h i c h o f t h e p ro ce ss es i n P r o b l e m 1 8 s h o u l d b e

i n c l u d e d i n s ep

ar at

e p r o g r a m s .

2 2 . C r e a t e a p hy si ca l da

ta f l o w c hi

ld d i a g a m f o r t h e f o l l o w i n g s i m a a o a : T h e l oc al r n n n i n g c lu

b L o l d s m e e t -

i n g s o n c e a m o n t h , w i t h i nf or ma ti ve s pe ak er s, d o o r p ri

ze s li

ke p r e- pa id e nt

ry f ee

s f o r r ac

es , d e s i g n s

r u n n i n g g ea r, a n d s o o n , a n d s es

si on s f o r s pe ci al T au

te st

g r o u p s ( p e o p l e w h o w a n t t o c o a c h , p e o p l e w h o

w a n t t o u r n m a r a t h o n s , t ho se w h o w a n t t o ge

t 5t

, a n d s o o a) . A l ap

to p c o m p u t e r i 5 t a k e n t o [ h e m e e t i n g s

a n d i s u s e d t o a d d t he n a m e s o f a e w m e m b e r s t o th e g o u p . T h e d i a g t e m r ep

re se

nt s a n o nl in e p m c e s s

a n d i s t h e c hi

ld o f P r o c e s s 1 , A D D N E W M I I ~ ~ I B E R S . T h e f o l l o w i n g t as

ks a re i nc

lu de

d: a K e y t h e n e w m e m b e r i a f o r m a r i o a

b . V al id at e t h e i n f o r m a d o a . E a o r s a re

d is

pl ay

ed o n t he s cr

ee n.

c. W h e n a ll

t h e i n f o r m a t i o n i s va li d, a c o n f i ~ a t i o a s cr

ee n is

d is pl ay ed . T h e o pe

rn to

r vi

su al

ly c o n -

5 i m s t h a t t he d a t a a ze

c o a e c t a n d e it

he r ac

ce pt

s th e a a n s a c t i o n o r c an

ce ls

i t

d. A c c e p t e d t r a n s a c u o a s a d d n e w m e m b e r s r o t h e b I E M B E R S H I P M A S T E R f il

e, w h i c h i s st

or ed

o n

th e l a p t o p h a z d d ri

ve .

e. A c c e p t e d t ra

ns ac

ti on

s a z e w ri tt en r o a M E M B E R S F I I P J O U R N A L fi

le , w h i c h i s st

or ed

o n a s e c -

o n d h a z d d ri

ve .

Gr oa ep P ro

je ct

s

1 . M e e t w i t h y o u r g o u p t o d e v e l o p a co

nt ex

t- le

ve l d a t a f l o w d i a g r a m f o r M a v e r i c k T r a n s p o r t (f

ir st

in II ro du ce d i n C h a p t e r 4 ). U s e a n y d a t a y o u h a v e s u b s e q u e n f l y g e n e r a t e d w i t h y o u r g r o u p a b o u t

M a v e r i c k T r a n s p o r t ( H i n t . C o n c e n t r a t e o n o n e o f t he c o m p a n y ' s f un ct io na l az ea s ra

th er

t h a n b y t o

m o d e l t h e e nt ir e or

ga ni

za ti

on .)

2 . U s i n g t he c o n t e x U l e v e l d i a g r a m d e v e l o p e d i n G r o u p P ro je ct P r o b l e m l , d e v e l o p w i t h y o u r g o u p a

le ve l 0 l og

ic al

d a t a f l o w d i a g r a m f o r M a v e r i c k T ra ns po rt . M a k e a n y a s s u m p f i o n s n e c e s s a r y t o d r a w

it . L is t t h e m .

3 . W i t h y o u r g r o u p , c h o o s e o n e k e y p r o c e s s a n d e x p l o d e i [ i

nt o a l og

ic al

c hi

ld d i a g r a m . M a k e n a y

a s s u m p t i o n s n e c e s s a r y t o d r a w i c. L i s t f o l l o w - u p q ue st io ns a n d s u g g e s t o th

er m e t h o d s t o g et

m o r e

i n f o r m a f i o n a b o u t p ro ce ss es f fi at a ze

s ti ll u n c l e a z t o y o u .

4 . U s e t h e w o r k y o u r g r o u p h a s d o n e t o d ar e t o c re at e a p hy si ca l d a t a f l o w d i a g r a m o f a p or

ti on

o f t h e

n e w s y s t e m y o u a z e p r o p o s i n g f o r M a v e r i c k T ra ns po rt .

Se le

ct ed

b i b l i o g r a p h y

~' lm bl er , S . W . , a n d L . L . C o n s t a n t i n e ( Ed s. ). T h e U ni fi ed P r o c e s s I n c e p t i o n P h a s e : B e s t P r a c t i c e s f o r

I m p l e m e n t i n g t he U P . I a v n e n c e , K S : C M P B o o k s , 2 0 0 0 .

D a n e , C .,

a n d T . S a z s o n . S t n s c t u r e d S y s t e m s A n a l y s d s d a d D e s i g n T o o l s a n d T e c h n i q u e s . E n g l e w o o d C li ff s,

N J : P re nt ic e Ha

ll , 1 9 7 9 .

Ho ff

er , 7. A . , M . Pr es

co tt

, a n d H . T o p i . M o d e m D a t a b a s e M a n a g e m e n t , 9 t h e d . U p p e r S a d d l e R i v e r :

Pt en fi ce H al

l, 2 0 0 9 .

r ~

s

~~ iq

~,", ~~ ~

S' 4y ~

b~ ~i ~7

J~r~ tq

~i ~~

~y ~~

g ~M 13 L

- m

~p P)

~e

f 1 ~s

i"' ~1;

~1 ~y

SuF

yd'

P; n ~f

h~ W

S d ,

;-

t i

i 'P

' ' ~

z~

°. ,. s'

' ~ ~

~ ~

~ ~ ~ T ,~

7~ ,

~ h

cr rS

~r

^ ~

University of Maryland University College

ITEC 630

Spring 2016

Homework #1

This homework is due by midnight Sunday March 06, 2016.

Guidelines:

· Put your name in the homework.

· You should submit your exam to your assignment folder in LEO in a Word or PDF. Please scan your file against viruses before submitting.

· Be as clear and objective as you can in all questions and be sure you are answering what is asked.

· Justify all your numerical answers and answer all the questions using your own words. Show all your work, including how you found your answer (this is very important and essential to have your answer graded appropriately!).

_______________________________________________________________________

(Your name)

There are 5 questions:
#1 (Chapter 2) [20 points]

Figure 2.8 shows seven (7) examples of E-R diagrams representing seven (7) different types of relationships. Please draw another seven (7) E-R diagrams for seven (7) different types of relationships using the layout format of Figure 2.8.

#2 (Chapter 4 and Chapter 5) [20 points]

Part A [10 points]

As part of your systems analysis project to update the automated accounting functions for Xanadu Corporation, a maker of digital cameras, you will interview Leo Blum, the chief accountant.

a) Write six (6) interview objectives covering his use of information sources, information formats, decision-making frequency, desired qualities of information, and decision-making style.

b) In a paragraph, write down how you will approach Leo to set up an interview.

c) State which structure you will choose for this interview. Why?

Part B [10 points]

Cheryl Stake is concerned that too many forms are being filled out incorrectly. She feels that about 9 percent of all the forms have an error.

a) How large a sample size should Ms. Stake use to be 98-percent certain she will be within 0.03?

b) Suppose Ms. Stake will accept a confidence level of 80 percent that she will be within 0.04. What will the sample size of forms be now?

c) Suppose Ms. Stake will accept a confidence level of 97 percent that she will be within 0.05. What will the sample size of forms be now?

#3 (Chapter 7) [20 points] Refer to problems 6 & 7 in Kendall & Kendall pp. 206 [with some modifications])

a. Draw a context-level data flow diagram for Perfect Pizza (Problem 5).

b. Explode the context-level diagram in Problem 6 showing all the major processes. Call this Diagram 0. It should be a logical data flow diagram.

#4 (Chapter 5) [20 points]

“I don’t want any power here,” demurs Dr. Drew Charles, medical director of the regional blood center where your systems group has just begun a project. “I’m up to my neck in work just keeping the regional physicians informed so they follow good blood-banking practices,” he says, as he shields his eyes from the bright sunlight streaming into his office. He clicks off the display connected to his PC and turns his attention to you and the interview.

Dr. Charles is dressed in a conservative, dark wool suit and is wearing a red-striped silk necktie. He continues, “In fact, I don’t make decisions. I’m here purely in a positive support role.” He pulls out the organizational chart shown in Figure 1 below to illustrate his point. “It is as clear as a fracture. The chief administrator is the expert on all administrative matters. I am the medical consultant only.”

Dr. Charles’s office is stacked high not only with medical journals such as Tranfusion but also with yellowed copies of old BYTE magazines and the latest issues of Business Week. Each Business Week is opened to a different page, as if the doctor were in the process of devouring each morsel of information. The overflow journals, however, are not stored meticulously on metal bookshelves as expected. In sharp contrast to the gleaming new equipment you saw being used in the donor rooms, the journals are piled a foot high on an old blood-donating bed that has been long retired from its intended use.

Next, you decide to interview the chief administrator, Craig Bunker, to whom Dr. Charles has alluded. Fifteen minutes after the scheduled start of your appointment, Bunker’s secretary, Dawn Upshaw, finally allows you to enter his office. Bunker, who has just finished a phone call, is dressed in a light-blue sport coat, checkered slacks, light-blue shirt, and a necktie. “How are you doing? I’ve just been checking around to see how everything’s perking along,” Bunker says by way of introduction. He is outgoing and very friendly.

As you glance around the room, you notice that there are no filing cabinets, nor is there a PC such as the one Dr. Charles was using. There are lots of photos of Craig Bunker’s family, but the only item resembling a book or magazine is the center’s newsletter, Bloodline. As the interview begins in earnest, Bunker cheerfully launches into stories about the Pennsylvania Blood Center, where he held the position of assistant administrator six years ago.

Finally, you descend the stairs to the damp basement level of the Health Lambert Mansion. The bloodmobiles have just returned, and processed blood has been shipped to area hospitals. You decide to talk with Sang Kim, a bloodmobile driver; Jenny McLaughlin, the distribution manager; and Roberta Martin, a lab technician who works the night shift.

Roberta begins, “I don’t know what we’d do without the doctor.” In the same vein, though, Sang feeds the conversation by remarking, “Yeah, he helped us by thinking up a better driving schedule last week.”

Jenny adds, “Dr. Charles is invaluable in setting the inventory levels for each hospital, and if it wasn’t for him, we wouldn’t have our new software, let alone our new network.”

As one of the systems analysis team members assigned to the blood center project, develop an anecdotal checklist using STROBE to help you systematically interpret the observations you made about the offices of Dr. Charles and Craig Bunker. Consider any disparities between a decision maker’s clothing, what a decision maker states, and what is said by others; between office location and what is stated; and between office equipment and policies stated. In addition, in a paragraph, suggest possible follow-up interviews and observations to help settle any unresolved questions.

Figure 1. The organizational chart of the regional blood center
#5 (Microsoft Project) Work on project files in Chapters 2, 3, 4, 5, 6, 7 & 8 of Microsoft Project 2013 Step-by-Step and submit the following completed project files: [20 points]

a. Simple Tasks.mpp b. Simple Resources.mpp c. Simple Assignments.mpp d. Simple Formatting.mpp e. Simple Tracking.mpp

There are additional files (Guided Tour.mpp, Simple Plan.mpp, etc.) that students may have to create along the way but these files are not required for submission.

Get help from top-rated tutors in any subject.

Efficiently complete your homework and academic assignments by getting help from the experts at homeworkarchive.com